经典excel表格使用技巧手册

经典excel表格使用技巧手册内容摘要：

虽说 Excel中并没有提供给我们清除重复记录这样的功能，但我们还可以利用它的高级筛选功能来达到相同的目的。 今天，笔者就来向大家介绍一个如何利用 Excel的 “高级筛选 ”巧妙删除重复记录的小技巧。 (注 :本文所述技巧已于微软 Excel 2020 环境下测试通过 ) 具体操作步骤如下 : 1. 打开一份带有重复记录的 Excel文档。 如图 1 所示 (注 :本图已用 Photoshop 处理，其中彩色部分为重复的记录 ) 图 1 2. 选中图表中的所有记录 (注意，此时应将每列的标题行也选择上，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行 )，执行 “数据 ”菜单 → “筛选 → 高级筛选 ”命令 3. 在弹出的 “高级筛选 ”对话框中选择 “将筛选结果复制到其他位置 ”一项，并点击 “复制到 ”选择框后面的范围按钮来选择一块区域以存放筛选后的数据 (注意 :此处千万不要与原数 据所处的单元格相重合，否则数据表将会混乱 )，最后，勾选 “选择不重复的记录 ”复选框后，点击 “确定 ”按钮即可。 如图 2 所示 图 2 4. 此时， Excel便会将所有的重复记录自动删除掉，确认无误后，您就可以把新生成的数据清单拷贝到新的工作表中继续使用了。 如图 3 所示 图 3 怎么样，是不是很方便，那就赶快动起您的鼠标试试吧 ! 在 Excel 自选图形中显示数据值 在 Excel工作表中，您也许会希望将一个特定的数值显示在一个自选图形中，这样该数值就会特别醒目。 如图 1 所示即为在自选图形中显示数据值的一个示例。 图 1 下面是具体的操作步骤。 ，从弹出菜单中选择 “绘图 ”，显示出绘图工具栏。 “自选图形 ”，然后从弹出菜单中选择 “星与旗帜 |前凸带形 ”，如图 2 所示。 图 2 数据右侧绘制自选图形，绘制完成后保持自选图形的选中状态，单击公式编辑栏，在其中输入以下公式 ($B$14 即想要在自选图形中显示数值的单元格 )： =$B$14 ，在自选图形中即可显示出单元格 $B$14 中的数值。 ，我们还可以适当设置一下自选图形的格式，以便让数值显示更美观。 在自选图形上单击右键，从弹出菜单中选择命令 “设置自选图形格式 ”，打开 “设置自选图形格式 ”对话框，在对话框中设置一下字体格式，将字形加粗、倾斜，并将字号改得大一些，如图 3 所示。 图 3。 单击 “设置自选图形格式 ”对话框中的对齐选项卡，将文本的水平和垂直对齐方式都改为 “居中 ”，如图 4 所示。 图 4 当然还可以根据需要设置其它格式。 这里不再具体介绍，单击 “确定 ”按钮完成格式的更改。 本例所介绍的方法可以让关键数值显示更为醒目和美观，如果所制作的表格是要呈给上级批阅，说不定会让你在上级心目中得到意外的加分呢 ^_^ 往 Excel 中导入文本数据的三种方法 Excel支持导入外部文本文件中的文本内容。 通过导入数据的方法我们可以很方便地使用外部数据，在许多时候可以免去重新手动键入文本的麻烦。 在 Excel中导入文本有多种方法，我们来看一看 —— “打开 ”命令 这是最常用的方法，这种方法可以直接将文本文件打开为一个 Excel工作簿。 选择菜单命令 “文件 |打开 ”，在 “打开 ”对话框中选择 “文件类型 ”为 “文本文件 ”，如图 1 所示，然后找到要导入的文本文件并将其选中，单击 “打开 ”按钮。 图 1 这时会出现如图 2 所示的 “文本导入向导 ”对话框，共有 3 个步骤 ，这是其中第 1 步。 图 2 在该对话框中可以设置原始数据类型，在选项右侧有比较清楚的说明，这里不再赘述，单击 “下一步 ”按钮，进入第 2 步设置，如图 3 所示。 图 3 再单击 “下一步 ”按钮进入第 3 步设置，如图 4 所示。 图 4 根据提示完成设置后，单击 “完成 ”按钮即可。 如图 5 所示为打开的文本文件，这时就可以根据自己的需要对这些文本进行编辑了。 图 5 “导入数据 ”命令 如果希望在现有的 Excel工作簿中导入外部文本，则可以使用 “导入数据 ”命令。 首先单击要用来放置文本文件数据的单元格，如果不希望替换掉工作表中现有的数据，要确保单元格右下方没有任何数据。 然后选择菜单命令 “数据 |导入外部数据 |导入数据 ”，如图 6 所示。 图 6 在 “选择数据源 ”对话框中找到并选中要导入的文本文件，如图 7 所示，并单击 “打开 ”按钮。 图 7 这时就会出现 “文本导入向导 ”对话框，按照前面介绍的相同方法进行设置，最 后单击完成按钮，在如图 8 所示的 “导入数据 ”对话框中选择是将文本数据导入到现有工作表，还是新建一个工作表。 如果选择现在工作表，还可以再对目标单元格进行设置。 图 8 此外，还可以单击对话框左下方的 “属性 ”按钮，在如图 9 所示的对话框中对外部数据区域属性进行详细设置。 图 9 设置完毕单击 “确定 ”按钮关闭所有对话框，即可完成文本导入。 /粘贴法 这种方法不必多做介绍了吧，先打开外部文本文件，选中要导入的文本内容，按 Ctrl+C 复制，然后再到 Excel中选中要放置文本的单元格，按 Ctrl+V粘贴即可。 Excel“选项 ”对话框使用问答 在 Excel中，执行 “工具 → 选项 ”命令，打开 “选项 ”对 话框可进一步对 Excel进行个性化设置。 但是，如果设置不当，有时会带来不必要的麻烦。 下面是笔者同一位 Excel初学者的对话，我们整理出来，希望对大家有所帮助。 问：每次启动 Excel时，窗口右侧都被一个工具条占去了一大部分（如图 1），影响编辑表格，如何不让这个工具条自动启动呢。 图一 答：你所说的工具条，是 自 Excel2020 以后，新增的一个 “任务窗格 ”，在这个任务窗格的引导下，可以快速完成 Excel的相关编辑工作。 但是，对于初学者来说，这个功能可能很少用到，我们可以将其关闭：打开 “选项 ”对话框，切换到 “视图 ”标签下，清除 “显示 ”下面 “启动任务窗格 ”选项前面复选框中的 “∨ ”号（如图 2），确定返回就行了。 注意：如果在编辑过程中，想使用这个任务窗格，只要执行一下 “视图任务窗格 ”命令（或者按一下 “Ctrl+F1”组合键）即可。 问：我想清除编辑区域中的网络线（象 Word 那样白色一片），如何操作呢。 答：还是在 “选 项 ”对话框的 “视图 ”标签中，清除 “窗口选项 ”下面 “网格线 ”选项前面复选框中的 “∨ ”号（参见图 2），确定返回就可以了。 图二 注意： ① 这个设置仅对当前活动工作簿文档有效。 ② 在上述选项中还可以设置网格线的颜色呢。 Excel 单元格锁定与数据隐藏 学校考试完毕一般要进行各种数据的处理，例如总分、平均分、名次，最高分 ，最低分，不及格分等，利用 Excel的公式和函数功能很容易实现。 因为多为雷同性工作，如果做成内含公式的格式表格推广下去，就可以大大减轻老师们的工作量。 但问题是老师们对电子表格使用水平参差不齐，常常发生误操作，有意无意删改公式导致数据面目全非。 其实，利用 Excel中保护工作表的相应功能，就可以避免此类错误。 思路如下：将表格中重要的使用公式和函数计算的单元格锁定，不允许修改，留下其他单元格进行基本数据的输入，这样就可以保护重要单元格中数据和公式的安全性和稳定性。 我们通过下面一个简单的例子看看如何实现。 打 开 Excel 2020，按以下步骤进行操作： 1．首先定制表格的基本框架黑色区域为数据输入区，红色区域为锁定区。 如图 1。 图一 2．设定非锁定区域 此例是选中 B3:F10，在鼠标右键菜单中选择 “设置单元格格式 ...”，在 “保护 ”选项卡中取消 “锁定 ”项的选定（此项默认为选中状态），如果下面的 “隐藏 ”被 选中了，同样把它取消。 在这个对话框中我们可以看到相关说明：只有在工作表被保护时，锁定单元格或隐藏公式或数据才有效。 将来在进行工作表保护后，因为此区域的锁定状态已被取消，可以自由输入数据、或者对它们进行修改。 如图 2。 图二 3．设定保护区域 选中图 1 中的红色区域，在图 2 的对话框中勾选 “锁定 ”和 “隐藏 ”。 选中 “隐藏 ”的目的是让单元格中的数据不在公式栏出现，从而避免其过长而遮掩下面的表格内容。 当然，如果公式较短可以不选此项，好处是可以看到某一单元格中完整的公式，从而了解计算结果的来历。 4．设定单元格格式 因为考号可能较长、班级前面可能带 “0”，为防止 Excel把它们进行科学计数处理或省略 “0”，所以将它们的数字格式设为 “文本 ”；将 “数学 ”、 “语文 ”、 “总分 ”、 “平均分 ”相关区域设为 “数值 ”，保留一位小数。 Excel 快速录入小数技巧 在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表，数据范围为 ～ ，由于大部分数据集中 ～ 之间，这样输入一个数据就需要击键 5 次，录入速度比较慢。 能不能提高输入速度呢。 经过研究，笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率，如输入 “”只需输入 “1”即可，下面是具体的实现方法和步骤： 方法一：自动设置小数点 1. 选定需要输入数据的单元格； 2. 在 “工具 ”菜单上，单击 “选项 ”，再单击 “编辑 ”选项卡； 3. 选中 “自动设置小数点 ”复选框； 4. 在 “位数 ”框中，输入小数位数，本例中输入 “3”； 5. 单击 “确定 ”按钮，开始输入数据。 编辑提示： “位数 ”框中可输入正数，也可以输入负数。 例如，如果在 “位数 ”框中输入 “3”，然后在单元格中键入 “1”，则其值为 “0． 001”。 如果在 “位数 ”框中输入 “－ 3”，然后在单元格中键入 “1”，则其值为 “1000”；在选择 “自动设置小数点 ”选项之前输入的数字不受小数位数的影响。 方法二：自定义数据格式 1. 选定需要输入数据的单元格； 2. 在 “格式 ”菜单上，单击 “单元格 ”，选中 “数字 ”选项卡； 3. 在 “分类 ”下拉框中选中 “自 定义 ”； 4. 单击 “类型 ”输入框，输入新的格式类型 “,”，注意逗号 “,”为半角英文字符，而非中文全角标点； 5. 单击 “确定 ”按钮，开始输入数据。 编辑提示：可以通过自定义 “类型 ”来定义数据小数位数，在数字格式中包含逗号，可使逗号显示为千位分隔符，或将数字缩小一千倍。 如对于数字 “1000”，定义为类型 “＃ ＃＃＃ ”时将显示为 “1 000”，定义为 “＃ ”时显示为 “1”。 不难看出，使用以上两种方法虽然可以实现同样的功能，但仍存在一定的区别：使用方法一更改的设置将对数据表中 的所有单元格有效，方法二则只对选中单元格有效，使用方法二可以针对不同单元格的数据类型设置不同的数据格式。 使用时，用户可根据自身需要选择不同的方法 . 图 1 选项设置框 图 2 单元格格式 EXCEL 输入分数的六种方法 Excel在数学统计功能方面确实很强大，但在一些细节上也有不尽如人意的地方，例如想输入一个分数，其中可有一些学问啦。 笔者现在总结了六种常用的方法，与大家分享。 整数位 +空格 +分数 例：要输入二分之一，可以输入： 0（空格） 1/2；如果要输入一又三分之一，可以输入： 1（空格）1/3。 方法优缺点：此方法输入分数方便，可以计算，但不够美观（因为我们常用竖式表示分数，这样输入不太符合我们的阅 读习惯）。 使用 ANSI 码输入 例：要输入二分之一，可以先按住 “Alt”键，然后输入 “189”，再放开 “Alt”键即可（ “189”要用小键盘输入，在大键盘输入无效）。 方法优缺点：输入不够方便，想要知道各数值的 ANSI 码代表的是什么可不容易，而且输入的数值不可以计算。 但此方法输入的分数显示较美观，而且使用此方法可以输入一些不常见的符号、单位等。 在 Excel的帮助中有使用此输入法来输入货币符号的介绍。 设置单元格格式 例：要输入二分之一，可以选中一单元格后，使用菜单 “格式 /单元格 式 ”，选中 “分类 ”为分数，类型为“分母为一位数 ”，设置完后，在此单元格输入 ，即可以显示 “1/2”。 方法优缺点：与第一种方法一样。 使用 Microsoft公式输入 我们可以使用菜单 “插入 /对象 ”，在对象类型里找到 “Microsoft公式 ”，〔确定〕即可出现公式编辑器（公式编辑器需要自定义安装，如果还没有安装，会提示放进 Office 安装光盘，按提示操作即可），我们可以按在 Word 中使用公式编辑器同样的方法输入分数。 方法优缺点：输入非常美观，易于排版，符合日常书写分式的习惯 ，但输入。