秘书手册new

秘书手册new内容摘要：

要的合作方致感谢函。 各种差旅费用报销； 跟进业务后续事宜； （二） 国外出差 出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您 注意以下几点： 根据公司最新业务情况准备 PRESETATION （中 /英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。 机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型； 注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带； 根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物； 准备当地的地图及国家风情资料； 确认对方还是我方提供翻译服务； 回国后向邀请方致谢。 （三）陪同出差 陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过 程中，要求秘书注意以下事项： 登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人； 到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理； 每日及时核对本日及第二天的日程安排； 提前设置清晨叫醒，并安排早餐； 根据当天的日程安排落实车辆； 8 及时提醒并事先落实各项安排； 携带总经理名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）； 注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者） 着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止； 出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。 附件一：出差物品携带表 名片 若干 日程表 证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等） 笔记本电脑和 ppt（保存在桌面）、ppt 备份软盘 2 张 往返机票（将保险费保留在秘书手中） 书面讲话稿及素材 2 份 活动或会议等背景材料 出访地联系人通讯录 准备现金或信用卡注款 备用笔等文具 *准备一支彩色笔 礼品 *包装 应急药及常用药品 授 权 通 知 电脑公司副总裁 在 2020 年 6 月 15 日 16 日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、经营管理等相关签字权授予副总经理 ，台式电脑事业部其他相关财务及文件审批授权予常务副总经理，除台式电脑事业部外其他事业部系统相关财务签字及文件审批委托副总裁 处理。 特此通知 三、会议安排 召开和参加会议是总经理的主要工作方式之一。 组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为秘书的经常工作，其重要性不言而喻。 会务工作是秘书组织工作能力的综合体现，它将多种繁杂事务汇集一身。 保证会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。 这就需要秘书是八面玲珑的天才，同时善用平时培养出的细心与责任心，沉着应对，以不变应万变。 以下分内部会议与外部会议分别介绍。 （一） 内部会议安排 总经理主持的会议 注意事项： 会前与 GM 及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人； 综合考虑各种因素（如 GM 全天日程安排），安排会议地点及时间； 下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认； 会中协助放映 PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变； 对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给 GM； （二）外部会面安排  总经理主持的外部会面 注意事项：  综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预 定会议室；  注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；  会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认；  根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物； 9  在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；  考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备；  如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观陪同人；  会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜；  在会前拟制 meeting agenda（见模版）  在制作 PPT 时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中 /英文； 初次会面 PPT 应包括：联想总体情况及业务情况介绍； 再次会面应注意：有针对性的业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。  帮总经理准备名片，并提醒会面时携带；  提前 30 分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼的态度；  提醒总经理参会，在 GM 同意后陪同参会，参会中协助放映 ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况；  会面结束后，代总经理或陪同送客人离去；之后整理笔 记本电脑等仪器设备；  总经理参加的外部会面 总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。 但应从较专业的角度协助安排。 并关注以下几点： 注意事项：  会前为总经理准备详细的背景材料；  会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间；  对会中决议，总经理希望详细了解的，及时跟进并反馈； 外部会面会议备忘模版 Guest Meeting Table Guest’s Company: AMD Guest’s Name and Position Legend’s Participant and Position Mr. Hector de J. Ruiz COO Mr. Raymond Lee of Asia Sales amp。 Marketing Mr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business Division Appointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2020 Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limited Meeting Agenda: 15:0015:05 Introduction 15:0515:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 15:1015:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) 15:3015:45 Legend update (Mr. ―― ) 15:4516:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend 10 四、媒体采访 媒体采访流程说明： 接受采访  联想电脑公司的采访由品牌推广部统一安排，集团采访由企业传讯部统一安排；除此之外的采访需求必须转交品牌推广部处理； 对直接联系的记者要特别礼貌，要向对 方说明公司采访规定，请对方理解；应记下记者的联系方式，必要时可帮助对方联系品推接口人；  从品推得到采访提纲；  将整理好的采访提纲和背景资料呈送总经理审阅，征求总经理意见；  对总经理接受的采访可根据日程进行安排，适合安排在一起的采访尽量安排在一起； 对总经理不接受的采访经总经理授意后可向品推推荐其他人接受采访，必要时可帮助品推人员进行沟通联络。 采访准备（采访前一周）  落实品推采访陪同人和记者的联系方式，出现。