内部控制和检查制度

内部控制和检查制度内容摘要：

货币资金支付授权批准制度的执行情况。 重点检查货币资金支付的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。 （三） 支付款项印章的保管情况。 重点检查是否存在办理付款业务的全部印章交由一人保管的现象。 （四） 银行结算票据的保管情况。 重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。 （五） 随机检查库存现金的账实相符情况。 （六） 货币资金收入、支出是否取得合理、合法的凭据。 （七）定期检查、清理银行账户的开立及使用情况，有无未经审批擅自开立银行账户或不按规定及时清理、撤销银行账 户。 第二十五条 建立书面检查报告制度，监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节，应书面给予反馈，并提出整改意见，要求被检查部门纠正和完善，对发现重大问题应及时向公司总经理汇报，以便查清问题，及时加以纠正和完善，确保内部控制的有效性。 第三章 采购与付款内部控制制度 第一节 总 则 第一条 为了加强对公司物资采购与付款环节的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，堵塞采购漏洞，减少采购风险，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。 第二条 本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资，包括公司所有原辅材料、外购件、外协件、办公用品、劳保用品、应急准备设施等的采购，适用于公司所有采购职能工作单元；付款是指支付与购进物资有关的款项的行为。 ☆ 第三条 对外采购业务内部控制的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括： （一）付款审批人员和付款经办人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务； （二）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 第二节 分工与授权 第四条 建立供应商评价制度，实行管理部负责供方的 选择、监控及采购价格的核实和采购人员在合格供方名单中选择采购相结合的体制。 新产生的供方按 SB/UN12《供应商管理程序》选择确定。 第五条 各部门的管理职责和采购控制按《采购管理程序》执行。 第六条 公司采购职能的组织为生产部负责生产所需物料及外协件和模具采购控制，设备科负责设备零配件、工装和环境保护设备采购控制，总经办负责劳保用品和安全防护用品及办公用品和设施采购控制，管理部负责信息设备的采购控制。 第三节 实施与执行 第七条 订单采购的生产原、辅料：采购员根据生产作业计划表、经计划生产审批的设计采购清 单等，先查核仓库库存量并计算各种物料的实际需求，确定实际采购量，下达采购订单，经主管审核后实施 [Y1]。 第八条 存量采购的生产原、辅料：采购员会同仓管员确定存量，仓管员依据安全库存量填写《物料请购单》交采购员。 如条件有变化，应及时调整、审批。 第九条 补充采购与紧急采购：计划生产调度员及时将计划外损耗信息或其他计划外需求通知采购员，采购员根据各种计划外需求信息及技术变更信息填写《采购单》。 第十条 外协件的采购及外协加工：外协员收到生产计划表或派工单、技术资料后，确定需要外协的零、部件及数量、进度，并查看 库存，拟定外协计划。 外协加工时根据订单需求的数量及合理损耗，由外协员负责提供外协必需的技术资料、物料等。 第十一条 模具、工装采购：工艺发展科根据生产需要制订模具、工装购买计划，提出采购清单。 模具采购由计划生产落实；工装采购由技改设备科落实。 第十二条 采购员依据采购计划编制《采购单》，必要时准备相关技术资料、接收标准等采购技术文件。 《采购定单》和采购技术文件以传真或其他途径传达到供应商，并取得供应商的承诺。 采购员保持与供应商的有效沟通，追踪采购过程，力保货品按质、按量如期到达。 第十三条 生产原、辅料，外 协加工件由质量部进货检验员负责检验；生产设备、模具、工装由设备 /工艺负责组织生产部等部门试机验收；零星采购由使用部门负责验收；信息设备、软件由管理部负责验收； 第十四条 货物及发票已到，按采购收货流程对采购物料、发票进行审核，验收合格并与购货合同、发票及入库单核对无误后，由采购人员填写付款通知书并经规定的审批程序签批后，连同发票、验收入库单一起交由财务部门办理付款业务。 第十五条 公司财务部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性 、完整性、合法性及合规 性进行严格审核。 第十六条 公司建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。 加强对大额预付账款的监控，每月对其进行追踪核查。 对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。 第十七条 公司财务部门会同采购部门每季至少一次与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。 如有不符，应当查明原因，及时处理。 第四节 检查与监督 第十八条 公司财务部、审计部会同管理部对采购与付款 业务行使检查监督权。 第十九条 对采购与付款业务检查监督的主要内容包括： （一）采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和执行情况。 （二）申请物资采购的程序是否正确，审批物资采购是否有越权行为。 （三）物资采购合同的订立情况，合同要约是否完整、规范、合法有效。 （四）物资采购专属权的执行情况。 重点检查物资采购是否由物资管理部门集中办理，其他部门办理物资采购是否获得批准并经物资管理部门授权。 （五）付款环节的控制。 重点检查所购物资是否经过验收合格，付款通知书填写是否完整，审批手续是否正确有效，是否凭付款通知书 支付购货款。 第二十条 对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，应要求被检查部门纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。 第四章 销售与收款内部控制制度 第一节 总 则 第一条 为了加强对公司的销售与应收款项的内部控制，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，制定本制度。 第二条 本制度所称销售与收款是指公司在销售过程中的接受客户订单、审核客户信用、签订销售合同、发运商品、开具发票并收取相关款项等一系列行为。 第三条 销售与收款业 务的下列职责应当分离：（一）销售合同协议的签订、审批与办理发货应由不同人员来承办；（二）客户信用管理与销售合同、协议的签订、审批也应由不同人员来承办；（三）发货凭证编制人与发运货物、提取货物、包装货物或托运货物的人员不能是同一人，发运货物人与门卫保安也应分离；（四）开具发票与发票审核岗位应当分离，编制销售发票通知单与开具销售发票分离；（五）应收账款记录和收款岗位应当分离，催收货款与结算货款应当分离；（六）坏账准备的计提与审批，坏账的核销与审批应当分离；（七）退货验收的人员与退货记录的人员不能是同一个人；（八 ）折扣与折让给予与审批应当分离（九）不能由同一部门或人员办理销售和收款业务的全过程。 第二节 分工及授权 第四条 销售部是销售工作的综合管理部门，负责公司销售计划、订货、发货、客户投诉管理、信用管理、客户和销售人员管理等工作。 第五条 公司根据区域及地域特点设立若干办事处，各办事处负责本区域内的营销策划、客户开发与管理、销售计划与实施、客户投诉、应收款对帐与催收。 市场实行分片区管理，市场按区域或客户细分到每个营销员。 营销员负责所在片区的客户开发与管理、销售计划与实施、应收款对帐与催收。 第六条 客户要求采用 信用交易者，原则上均须有授信额度评定，方可允许接单、发货、欠款。 如果赊销业务未经核准审批，销售部门不得开具销售通知单，仓库不得发货，对金额较大或情况特殊的销售业务及特殊信用条件的实施应当进行集体决策。 第七条 公司销售的会计核算业务由财务部门统一办理，收取货款、发票签章、出门联签证，并负责对应收账款进行管理。 公司的产品销售货款催收工作由销售部门负责，并负责对催收情况进行统计、总结、分析。 第三节 实施与执行 第八条 制订详细销售计划，分年度计划、月度计划和周计划。 计划的内容包括：下期的销售量、回款额和市场 营销策划预案等。 具体按《公司销售制度》执行。 第九条 销售渠道以直销为主，经销为辅。 对客户实行信用评定制度。 第十条 现销坚持“先款后货”的原则，客户将货款通过网上银行或电汇至公司帐户，并经银行确认后，公司才确认资金到账并审批发货。 第十一条 赊销按下列流程进行：评定客户信用额度、签订销售合同、审批发货、销售审核和确认、销售回款等环节。 第十二条 有历史交易客户授信额度调整，由业务员提出，商务科合同管理员初审，财务部根据该客户以往的交易情况签署意见，交由商务主管审核，报分管副总或总经理审批同意。 客户订货时， 若合计应收帐款已超过原订额度时，应停止出货或超额部分以现款交易，或者业务员重新填写“客户资信申请单”，经合同管理员签署意见，商务主管审核，依核决权限批准，送财务往来岗位申请维护后，方可接单或发货。 第十三条 公司的销售合同分为《经销协议书》和《产品购销合同》两类，其中公司与经销商签订《经销协议书》，与直销客户签订《产品购销合同》。 现款上门自提客户如未签订《产品购销合同》则由销售部填写《要货通知、电话记录单》。 销售合同需经评审后才可签署，评审程序和合同保管由商务科按《销售合同管理程序》执行。 日常信用管理包括 合同评审中的信用管理和日常发货中的信用控制。 第十四条 审批发货环节，重点是检查客户销售合同和信用额度。 第十五条 财务部销售核算人员在审核销售合同、送货清单、仓库出库单中的产品品种、单价、数量、金额后，生成销售出库单，同时生成客户应收款记录。 第十六条 客户均须将货款直接电汇至公司银行帐户，特殊情况经营销副总批准后可将需要支付的货款存入已办理的银行借记卡中，经办人员必须在当天将货款划转到公司指定银行帐户。 不得将销售收入不入账或将货款存入非公司账户。 第十七条 商务根据经客户和运输单位签收后的送货清单与客户 确认开票信息，公司财务部门根据送货清单、销售出库单、商务开票信息，编制销售收入凭证，并开具销售发票。 同时根据销售发票和收款凭证及时进行会计核算。 财务应当加强对应收票据合法性、真实性的审查，防止购货方以虚假票据进行欺诈。 财务应收票据的贴现必须经由财务总监的书面批准。 财务应当有专人保管应收票据，对于即将到期的应收票据，应当及时向付款人提示付款；已贴现但仍承担收款风险的票据应当在备查簿中登记，以便日后追踪管理。 公司制定逾期票据追索监控和冲销管理制度。 第十八条 公司财务部门负责应收账款的管理 , 财务部门应当定期 编制应收款项明细表，向公司领导和有关业务部门反映应收款项的余额和账龄等信息，及时分析应收款项管理情况，提请有关责任部门采取相应的措施，降低坏账损失的风险。 每半年至少安排一次与往来客户通过函证等方式 ,核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。 如有不符，应当查明原因，及时处理，并妥善保管相关记录。 第十九条 销售部门应当负责应收账款的催收，财会部门应当督促销售部门加紧催收。 销售部门对到期的应收款项，应当及时提醒客户依约付款；对逾期的应收款项，应当采取多种方式进行催收；对催收无效的逾期应收账款通过诉讼方式解决。 第二十条 销售退换货必须经销售主管审批后开具返厂产品申请单后方可执行。 退回产品须经质检部门和物资部门进行清点、检验和验收后方可入库。 财务部门根据返厂产品申请单和红字发票进行账务处理。 第二十一条 对于可能成为坏账的应收账款，应当按照国家统一的会计准则制度规定计提坏账准备，并按照权限范围和审批程序进行审批。 财务部门对逾期 3 年的应收账款或现行会计制度规定的其他原因确实无法收回的应收账款，应组织清理并查明原因，报公司董事会或者总经理办公会审查批准后，转作坏账损失并对相关的应收账款进行处理。 第二十二条 公 司处理的坏账损失属于逾期3 年应收款项的，应当实行账销案存，继续保留追索权，并落实责任人随时跟踪，一旦发现对方有偿债能力应立即追索；已核销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。 第四节 监督检查 第二十三条公司财务部、审计部对销售与收款环节行使监督检查权。 第二十四条 销售与收款环节的监督检查内容包括： （一） 财务部门对有关凭证是否妥善保管进行检查，尤其是空白增值税发票是否按规定保管，授信额度及应收账款的管理是否按规定执行。 （二） 销售部门是否按销售通知单发货，销售退回的有关凭证是否健全、审批是否越 权，处理退回产品是否符合公司有关规定要求。 （三） 销售部门是否按公司规定的销售价格进行销售，价格变动和销售折扣是否经过审批，对应收账款的催收管理工作是否到位。 （四）应收账款、应收票据等往来款项对账制度是否得到切实执行。 第二十五条 对监督检查过程中发现的销售与收款内部控制中的薄弱环节，应要求被检查部门纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。 第五章 成本与费用内部控制制度 第一节 总 则 第一条 为了加强对公司成本费用的内部控制，严格控制成本费 用的开支规模，堵塞漏洞，制止铺张浪费的行为，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，制定本制度。 第二条 本制度所称成本，是指可归属于产品成本、劳务成本的直接材料、直接人工和其他直接费用，不包括为第三方或客户垫付的款项。 费用，是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的。