物业公司财务部运行手册

物业公司财务部运行手册内容摘要：

销毁。 大厦在销毁会计档案时，应由财务部派员监督。 监督人在销毁会计档案前，要认真核对销毁清册。 销毁后，在销毁清册上签名盖章，财务部存档。 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 第十一章 管理预收金及保证金管理规定 为规范对用户所缴交的管理预收金、保证金的管理，正确反映其变动状况，制定本管理规定。 管理预收金：是指大厦所有客户在大厦入住时缴交的，相当于 3 个月租金及管理费金额。 每一客户在入住大厦时按规定缴交管理预收金给物管公司。 公司须对管理预收金，进行单独管理。 公司必须对管理预收金进行明细分类核算，既要在会计系统进行总帐控制，又要在租 户帐务系统进行明细记录，同时，应设置管理预收金备查簿，详细登记各客户缴交管理预收金情况。 管理预收金所带来的提息收入归物管公司所有。 在客户迁出大厦时，客户凭管理预收金收据退回所交的管理预收金。 装修保证金管理 装修保证金是指大厦用户在进行室内装修前缴交的款项，主要用于约束用户的室内装修符合安全要求和管理规定 ，装修完成验收合格后，装修保证金可退还给用户。 装修保证金每户 5000 元人民币。 装修保证金收缴管 理 （ 1） 大厦用户在进行室内装修前，须按用户室内内装修申请书中工程部核定的装修保证金等费用，到管理公司财务部缴交。 （ 2） 财务部须对装修保证金进行明细分类核算。 装修保证金退还管理 （ 1） 装修保证金退还的前提条件为工程验收合格。 用户装修工程完工，提出验收申请，工程部系统工程师、客服部负责人、客户、保安部负责人、装修公司对其进行验收并在用户室内装修申请书上签署合格，再由工程部经理签署合格及退款意见。 （ 2） 财务主管根据工程部、客服部填写的用户室内装修申请书中验收合格 及退保证金的意见，核实其保证金缴交情况，签署竟见。 （ 3） 出纳人员根据用户室内装修申请书原始收据，及时通知用户前来办理退款，若原收据遗失或已进帐，需用户出具说明书（公司证明、总经理签字并加盖公司公章）。 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 （ 4） 办理退款时，出纳人员应认真审核用户退款手续的完备性，要求用户在收据或说明书上签收确认，并登记其有效证件的号码。 （ 5） 经核实无误后，方可办理退款手续。 施工出入证押金管理 进入大厦为用户进行装修的施工人员，必需办理施工出入证，同时按规定缴交每证 40 元的施工出入证押金和每证 10 元的施工出入证工本费。 施工出入证押金收缴管理：根据客服部代为收取的外来施工单位施工出入证押金进行明细核算。 施工出入证押金退还管理 施工人员凭完好无缺的施工出入证申请退还押金，但工本费不退还。 客服部应根据审查后的施工证交财务部办理退款手续。 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 第十二章 有偿服务收费管理规定 职责 客服部负责将对用户当天所需服务项目 的相关内容详细输入电脑，并于次日进行服务质量跟踪工作。 工程部负责对用户进行维修服务，月末将收费的工程维修单汇总给财务部。 财务部负责有偿服务收费工作及对工程部月末送来的工程维修单未缴费的进行 帐务处理。 工作程序 （ 1） 物管公司的有偿服务项目实行先服务后收费。 （ 2） 客服部将对用户所需维修项目的相关内容详细输入电脑，根据工程维修价目表标准计费后复核工程维修单。 （ 3） 工程部每日打印工程维修单，并派维修员上门为用户服务。 （ 4） 维修人员在为用户提供有偿服务后，请用户对维修效果进行验收并在维修单上签字确认，一联留给用户，一联送返工程部。 （ 5） 工程部将维修单上有关事项输入电脑，月末将收费的维修单汇总登记在工程维修单签收本上，送至财务部。 （ 6） 财务部审核工程维修单并与维修单挂帐报告核对，每月底对未缴费的维修单进行账务处理。 如发现问题应及时联系工程部有关人员，尽快解决。 服务期限 （ 1） 维修或更换一般电器设备，服务完工期应不超过 小时。 （ 2） 服务工作量较大，或工程设备须改变原安 装位置，服务完工日期不超 天。 （ 3） 服务工作量大，或工程施工须从大厦总体考虑，服务完工日期不超一个星期。 （ 4） 各服务项目完成后，工程人员应填写完成时间、耗料情况并签名。 其他要求 （ 1） 维修人员对用户提供服务后，不能直接向用户收取现金，更不能接受用户的小费或其他馈赠品。 （ 2） 用户所需服务项目超出现服务范围时，维修人员应力所能及地提供服务或尽最大能力协助。 （ 3） 根据管理要求、费用变化和用户服务需要，管理公司应增减服务项目或修定收 费标准。 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 第十三章 租 金及管理费收缴规定 财务部据用户资料于每月 1 日出当月租金及管理费付款通知单，由客服部派送给用户，并设付款通知单签收本签收。 付款通知单一式两联，各费用分别列示，并注明费用所属期。 除管理费为当月费用外，其余的水费、电费、维修费均为上月应缴费用。 管理缴交期限分四个阶段进行： （ 1） 正常缴交期：当月 1 日至当月 8 日。 逾期缴交的用户每日按应缴额的 ‰加 计滞纳金。 （ 2） 电话催缴期与书面催缴期同时进行。 （ 3） 电话催缴期：正常期后次日（当月 9 日 ）起至当月底。 （ 4） 初次催款通知催缴期从当月 9 日发出书面催缴通知起，期限为 5 天。 （ 5） 二次催款通知催缴期从当月 15 日发出书面催缴通知起，期限为 5 天。 （ 6） 缴费最后通知书视情况催缴期从当月 21日发出最后书面催缴通知起，期限 5天。 （ 7） 暂停服务通知书视情况书而定，一般当月 27 日发出。 所有关于用户的通知书一般由客服部派送到各用户，并由用户在催款通知书签收本上签收。 派送完毕后，客服部人员应签收本上签名。 用户收到暂停服务通知书后，缴清欠费，财务部收款人员应及 时发出恢复服务的通知，通知工程部及客服部门对该用户的正常服务，并做好发文记录。 用户用现金缴交费用时，财务部收款员必须先当面点清缴款额，然后进行现钞真伪鉴别。 催款人员应严格按照催收程序进行催款。 电话催收管理费用时，应态度和蔼、语气柔和地通知用户应缴所欠款项，禁止对用户措辞不当或态度恶劣。 应将用户缴交款项记录在管理费收缴记录本上，以便核查。 出纳员于每月核对费用的缴交情况并进行统计，编制管理费欠费情况统计表，并详细编列欠两个月 以上管理费用用户明细表，以便查阅。 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 第十四章 停场财务管理规定 停车场财务管理 停车场由物业管理公司负责日常管理及经营，由管理公司配备保安员及收款员(或由保安员负责代收 )。 停车场经营收入按日结算，收款员将当日停车费当日下班前交财务部出纳处。 财务部专人负责核对每日营业额，按月结算的客户，财务部按月进行收取。 停车场发票由财务主管负责保管，收款员从财务主管处领取停车场发票，使用完将存根交财 务主管。 停车场收费管理规定 收款员每班下班前做停车场收费交接记录表 ,核对票据号码是否顺号，不能跳号，并签名作实，交接款项时必须核准金额，辨别钞票真伪，交接双方在交接记录本上签字作实。 收款员根据使用情况到财务主管处领取停车发票，并妥善保管。 收款员每天收入的现金于当天下午 ( )按时将停车费交财务部出纳处，不得过夜，如有特殊原因，收款员应妥善保管到第二天交财务出纳，并签字确认。 收款员每天登记收费情况记录表， 并打印交财务部。 财务出纳及时将款项送存银行。 每月 26 日前 ,收款员向财务主管报告本月停车票使用和结余情况，并在停车票使用记录本上登记。 每月底，财务出纳应编制停车场收入月报表交财务主管。 财务出纳每周不定期到停车场抽查收费情况，记录在车场收费情况抽查表中。 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 第十五章 流 程 图 财务部业务流程图 四 厂 财 务 部 其他各业务部门 大 厦 客 户 财 务 部 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 费用报销流程图 完 善 手 结 续 清 费 合 不 用 合 格 格 合 格 经办人 填写费用报销单 /支出证明单，报销单 /支出证明单列明申购单号，经办人签名 部门主管确认签名 财务主管审核签名 总 经 理 审 批 会计核对记帐 出纳岗报销 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 15. 3 银行付款流程图 完 善 结 手 清 续 款 项 合 不 合 格 格 合 格 经办人 填写银行付款申请单并将 有关票据附后签字 部门负责人审核签字 财务主管审核签字 总 经 理 审 批 出 纳 付 款 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 15. 4 工资发放流程图 每 月 末 人 事 部 根 据 各部门 考勤 做工 资表 财务部主管审核 总 经 理 审 批 出纳发放工资 通知各部门领取工资 扣取应扣款项 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 无忧商务网（ ）百万管理资料下载平台 15. 5 出纳收费流程图 现 金 支 票 识别 现 金 真 伪 检查支票抬头、日期、金额及大小写 金 额 与 收 费 单 一 致 时 ， 开 具 发 票 据 原 始 凭 证 记 现 金 及 银 行 流 水 帐 支 票 及 现 金 送 存 银 行 ， 现 金 日 清 月 结 ， 帐 实 核 对 ， 并 编 制 日 存 表 将 日 结 存 表 、 原 始 凭 证 交 会 计 做 凭 证 月末取回银行存款对帐单与收入流水帐核对 交 财 务 经 理 审 核 编银行存款余额调节 表 与 银 行 核 对 无忧商务网（ ）百万。