青園集團(農業機械、物流)秘書手冊培訓課件(编辑修改稿)

青園集團(農業機械、物流)秘書手冊培訓課件(编辑修改稿)内容摘要：

业务进展情况，留意近期的工作兴奋点； 25  对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免 安排冲突；  明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序， 分清轻重缓急，酌情安排处理；  定期与上级领导沟通，将双方的要求、需求和可能会 遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；  注意日程安排的时间松紧，适当安排； （二）经验与技巧  周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；  在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给领导留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；  根据领导习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息； 26  对于领导的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与领导核对日程，保证秘书与领导日程表内容一致；  不要代替领导做决定，在领导的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；  控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；  掌握近期要回避的人物； 周计划安排模版  利用领导一周活动安排表掌握领导周活动安排，并做好相关准备工作。 27 二、出差日程安排 做为秘书，安排领导出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。 通过秘书的计划，把领导出差在外的工作安排得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目标，也是工作价值的一个体现。 （一）国内出差  出差前：  确定出差目的和日期；  确认领导出差陪同人  与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确 如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接 待人员等信息。 ） 28  确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型  及班次）、酒店（选择领导习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接 /送机人员（明确接送机人的联系方式）；  完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。  根据领导的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。  拟写授权书并于领导出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。 （见范例）  出差中 ：  在第一时间掌握领导到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。  根据领导日程安排，随时联系的业务进展情况；  配合领导授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。  根据情况及时与相关人员及领导沟通，及时调整日程安排； 29  出差后：  及时向领导汇报出差期间公司内部事务及业务进展；  出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；  向领导认为有必要的合作方致感谢函。  各种差旅费用报销；  跟进业务后续事宜； 30 （三）陪同出差 陪同领导出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求， 在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过程中，要 求秘书注意以下事项：  登机前，为领导办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人；  到达后，办理宾馆入住手续，了解领导房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知领导；  每日及时核对本日及第二天的日程安排；  提前设置清晨叫醒，并安排早餐；  根据当天的日程安排落实车辆；  及时提醒并事先落实各项安排；  携带领导名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）；  注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）  着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；  出差返回后将领导与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。 31 出差物品携带表 名片 若干 日程表 证件（身份证、护照、边防证等） 笔记本电脑 2张 往返机票（将保险费保留在秘书手中） 书面讲话稿及素材 2份 活动或会议等背景材料 出访地联系人通讯录 准备现金或信用卡注款 备用笔等文具 准备一支彩色笔 礼品 包装 应急药及常用药品 32 三、会议安排 召开和参加会议是领导的主要工作方式之一。 组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为经常工作，其重要性不言而喻。 会务工作是组织工作能力的综合体现，它将多种繁杂事务汇集一身。 保证会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。 这就需要是八面玲珑的天才，同时善用平时培养出的细心与责任心，沉着应对，以不变应万变。 以下分内部会议与外部会议分别介绍。 （一） 内部会议安排  上级领导主持的会议 33 开 始 确 定 会 议 目 的 、 参 会 人 员 、 时间 、 议 程 安排会议室 、 落 实参会人员 拟订会议通知 （ 注意文件格式 ） 修改 审批 下发 接收 反馈 N Y 34 会前准备 （仪器调试） 会中服务 整理会议记录 / 纪要 审批 修改 下发 结束 Y N 注意事项： 会前与相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人； 综合考虑各种因素，安排会议地点及时间； 下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话 确认； 会中协助放映 PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变； 对会中达成的决议及时跟踪。 35  领导参加的会议 开 始 接收通知 判断与领导 业务是否有 关 回复或改请 确认时间 与对方确认后 另行安排 时间冲突 请示领导 是否参加 Y N N Y 36 回复邀请部门 并准备材料 会前协助准备 会前提醒 领导参会 注意：把握前往会议地点出发时间的安排。 会后材料整理 工作跟进反馈 结束 37 四、大型活动 （一） 一陪同领导参加的大型活动： 部门 时序 秘书 领导 接 受 活 动 邀 请 开始 了解活动议程 征求领导意见 安排日程 Y N 38 预定车辆 提醒领导应参与哪几项活动 活动前一天 带好活动议程 、 名片等资料 关注领导需要 ， 为领导挡驾 活动当天 整理业务资料和名片 结束 活动后 陪同领导参加的大型活动流程说明： 接受活动邀请 得到活动议程，判断重要程度，征询领导意见； 对于领导同意参加的活动事先安排日程； 39 活动前一天的准备工作 做好准备工作，如预定车辆等； 提醒领导应该参与活动的那几项； 活动当天 着大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡； 带好活动议程、名片等资料； 活动中关注领导的需要，注意保持在领导的视线内，在必要时为领导挡驾； 活动后 整理业务资料和名片。 40 （二）参与支持的大型活动： 参与支持的大型活动流程说明： 接受活动邀请 得到活动议程，判断重要程度，征询总经理的意见； 如果总经理同意参加活动，安排好日程； 活动前三星期 参加分工会，明确领导和自己的职责，了解其他人职责，将领导日程细化落实； 如果讲话稿、 PPT是由秘书准备的，要给自己留出修改时间； 帮助领导准备。