江西建工财务初始化实施方案(第二版)

江西建工财务初始化实施方案(第二版)内容摘要：

步骤 实施 集团财务管理的步骤： 集团公司：确定财务组织关系，根据管理需要构建本集团独立建账组织和职能部门，搭建财务组织架构图； 集团公司：确定本集团会计政策和会计制度，确定不同行业板块的科目体系和辅助核算要求； 集团公司：统一组织编码方案、员工号编码、往来单位编码、会计科目编码、辅助核算编码，完成基础数据的初始化设置和科目体系下发； 分支机构（含总部）：在基础数据标准化以后，各独立建账组织及时核对本组织相关基础数据，导入本组织科目体系，根据本组织核算需要增加明细科目或者增加辅助核算项目； 分支机构 （含总部）：根据标准化基础数据转换新旧帐，准备总帐、往来账、项目帐、部门或个人帐初始化数据； 分支机构（含总部）：各总帐、往来账、项目帐初始化，并开始补录日常帐务数据； 集团公司：制定凭证、账簿打印格式，编制集团公司统一报表； 集团公司：配置集团管理元素（相当于集团科目），编制合并报表，进行资金管理基础配置； 分支机构（含总部）：资金计划申报、审核； 集团公司：资金拨付控制； 1各组织完成本组织账务数据，集团公司进行集团管理数据分析。 6 集团财务实施路线图 集团财务实施 路线图： 集团财务实施流程各分支机构集团公司统一会计政策 、 核算方法 ； 统一往来单位编码 ； 统一辅助核算设置新旧会计核算体系初始化科目余额表整理 ； 往来账余额表整理 ；辅助帐余额表整理总帐基础设置 ； 往来单位维护 ； 集团科目体系下发引入本单位往来单位 ； 导入本单位科目体系总帐基础设置 ； 根据本单位核算需要进行科目体系维护总帐初始化往来账 、 项目帐初始化集团公司制定凭证 、 账簿打印格式 ； 统一报表编制 ， 下发 ；集团管理元素配置报表计算凭证 、 账簿查询 、 打印补录日常帐务数据期末处理集团管理数据查询 7 集团财务集团级管理的效果图 实现集团财务的集团级管理的效果图： 【说明】在集团财务集团管理下可以穿透式查询某科目多个组织余额，同时审计追踪到该科目某个组织的明细账、原始凭证 统一会计制度 与基础数据 科目体系 在 系统中全面采用 江西省建工集团公司会计科目规范（ 2020 版 适用新会计准则） ，一级科目由集团制定并统一，部分科目需要统一到二级。 整个集团公司共用一套科目体系。 会计科目编码规则设置，根据不同科目 体系而不同，如集团科目体系 433333，共6 级 19 位，内部银行科目体系 43222222，共 8 级 19位。 会计期 新中大 i6P 系统支持总共达 14 个会计期，企业根据核算的需要设置会计期，本方案建议采用 公历 年份，即每个会计年度自 1 月 1 日到 12 月 31 日，会计年度划分为：每个会计年度划分为四季，每季有三个会计期。 8 会计科目设置 — 用辅助核算替代科目明细核算 本项事务是对系统中科目结构设置情况的描述，初始情况由 实施组配合江西建工 设置完成，以后的维护由 财务 系统维护岗位负责。 新中大软件会计科目结构的设置通过灵活定义会计特征，每个科目特征可以分别记录 往来单位 、部门、 员工、项目、合同、票据、 会计科目代号等与财务管理相关的信息，改变了以往仅能通过增加明细科目反映附加信息的状况，无需为增加某一信息而必须在自然科目增加下级科目，从而使整个会计科目结构更加 精简和 清晰。 会计科目设置辅助项核算 实现 集团 公司 并账管理的要求 根据集团公司集团财务处的要求，各级单位的项目部不再单独设立财务组织（即：财务帐套），各级单位与其项目部统一设置一个财务组织。 新中大软件可以通过设置科 目辅助项核算的方式，在同 一个组织里面将每个项目部所发生的收入、成本、费用等相关财务信息直接归属到具体项目部的账上，并可以出具各个项目的相关报表。 如下图： 9 记账本位币 江西建工 现在记账本位币为人民币，虽然有外币 （美元和欧元） ， 但基本上是通过外币再转换成人民币结算 ，对于建工海外公司需要按当地的会计准则或国际会计准则要求出具外币帐套，可增设本位币为外币的帐套。 财务初始余额 本项事务是对系统中科目结构设置情况的描述，初始情况由 江西建工 设置完成，以后的维护由系统维护岗位负责。 新中大国际财务软件中科目特征有现金银行、数量类、客户类、供应商类、个人类、一般，同时科目又可以进行相关的 辅助 核算如：部门、 辅助项 、外币等核算方式。 由于科目性质的不同在余额初始时就有不同的要求。 系统上线后基础数据的维护流程 基础数据编码简要规则如下： 编码项 规范 说明 账套编码 0000～ ZZZZ，四位流水 组织编码 参照 HR 系统编码 10 部门编码 参照 HR 系统编码 人员编码 参照 HR 系统编码 科目编码 433333 固定资产编码 主类别代码 +4 位流水 分类标准参照国家标准： GBT 1488594 材料编码 2223 参照《江西建工集团基础数据编码规则》 辅助核算项目编码 根据企业情况和财务核算需要统一辅助核算 其中现金流量项目编码软件系统内定 往来单位 客户： U+6 位流水 供应商： S+6 位流水 分包商： S+6 位流水 分包商放到供应商中 客户类型 22222222 供应商类型 22222222 含分包商 财务类型 22222222 员工维护 员工由各单位人力资源部门维护，各单位人力资源部门应先向总部申请，并备案。 客户供应商维护 目前针对江西建工 的现状，客户供应商的信息维护可以采用以下两种模式，现简要介绍如下： 第一种模式： 客户 /供应商信息维护权限放在集团本部， 应指定专人维 护，至于放到什么部门由江西建工根据管理需要确定。 客户 /供应商信息的增加、修改、删除 、 引入等日常维护工作统一在“ A010000 江西建工集团 ”组织里维护。 下属 各板块分支机构 没有客户供应商新增、删除和引入的权限，仅仅保留对所分配的客户 /供应商修改部分信息 和查询的权限。 见 下图： 11 客 户 信 息 维 护 流 程 （ 一 ）分 支 机 构扎 口 部 门客 户 信 息 维 护 员在 本 组 织 里检 索 客 户 信息检 索正 常 的 业 务流 程填 制 “ 增 加客 户 信 息 审批 单 ”审 批登 陆 到 集 团 组 织查 看 要 增 加 的 客户 是 否 已 经 录 入系 统登 陆 申 请 单位 所 在 的 组织 引 入 在 集团 中 已 经 有的 客 户审 批 单 留 存有存 档 备 查通 过检 索在 集 团 组 织里 新 增 该 客户有无登 陆 申 请 单位 所 在 的 组织 引 入 在 集团 中 新 增 的客 户无 【流程说明】 例如“一包公司” 发生一笔业务，但是在 “一包公司”这个 组织里没有该客户，现在 “一包公司” 相关负责人就要向集团总部打“增加客户信息申请单”，最好有纸质文档以备 信息归档备案。 同时将该客户的全称、 税号、 联系地址、联系方式、开户行及银行账号相关信息提交集团本部 对应 负责人审批（视 建工 集团管理需要确定是否审批和审批方式），审批同意后，交由客户信息维护员做该客户的信息维护工作。 维护好之后登录申请单位的组织将其引入。 供应商信息维护方法和步骤同上，流程图见下图： 12 第二种模 式 ： 客户 /供应商信息维护权限放在集团本部，分别由指定专人负责。 客户 /供应商信息的增加、修改、删除等日常维护工作统一在“ 建工集团 ”组织里维护。 下属 各板块 各 分支机构 没有客户供应商新增、删除权限，但拥有从集团组织“ 建工集团 ”引入客户和修改部分信息的权限。 如下图： 13 【 流程说明】 还是以 “一包公司” 为例，假如 “ 一包公司” 发生一笔业务，但是在 “一包公司”这个组织里没有该客户，现在 “一包公司” 相关负责人就要向集团总部打“增加客户信息申请单”，最好有纸质文档以备信息归档备案。 同时将该客户的全称、联系地址、联系方式、开户行及银行账号相关信息提交 集团本部 相关 负 责人审批（视建工 集团管理需要确定是否审批和审批方式），审批同意后，交由客户信息维护员做该客户的信息维护工作。 客户信息维护员需要做的操作是 ：进入“ A010000 江西建工集团”这个组织 将该客户录入系统。 然后通知 “一包公司” 相关人员自行进入 “一包公司”的 组织，进入客户设置 ，将新增加的这个客户引入到 其 组织中即可。 供应商信息维护方法和步骤同上，流程图见下图： 14 两种模式的区别： 两种方法不同点是，下属公司有 没有客户、供应商的引入权限，以及由此带来的集团对应扎口部门客户、供应商信息维护员的工作范围的变化。 分包商信息维护同供应商。 【名词解释】 【引入】 是指软件中对于已经维 护进系统的客户或者供应商信息，其他单位如果也和其发生关系，没有必要再重新输入，只需将需要的客户或供应商信息从别的组织引入进来即可。 会计科目维护 会计科目维护流程参考如下图： 15 集 团 会 计 科 目 维 护 流 程分 支 机 构集 团收 集 各 分 子 公 司 的 意 见 ， 列 出 一 个集 团 适 用 的 集 团 会 计 科 目 体 系。 根据 需 要 ， 科 目 控 制 到 某 一 级。 在 集 团 组 织 中 编 制 集团 科 目 体 系发 布 到 各 分 子公 司 组 织科 目 导入科 目 设 置。 不 适 用 的科 目 可 以 删 除如 需 增 加 集 团控 制 内 的 科 目（ 一 级 、 二级 ） 向 集 团 总部 财 务 申 请审 批在 集 团 组 织 中 新增 该 科 目发 布 到 申 请单 位 的 组 织对 该 科 目 增量 接 收申 请正 常 业 务 开 展集 团 控 制 科 目 以外 的 科 目 可 根 据核 算 需 要 自 行 设置 权限设置 在系统中，权限授予涉及到三个角色： administrator、财务主管、普通操作员。 Administrator 的职责是赋予财务主管的权限（能给操作赋业务操作权限的权限）和操作员能够登录的组织。 也就是所有操作员的登录组织都要 administrator 首先给予。 财务主管可以给已经具有某些组织登录权限（ administrator 赋予）的操作员赋具体模块的业务操作权限。 现在需要确定的是，所有操作员的所有权限都放到集团财务处来维护 ,还是集团财务处只给操作员赋予登录组织的权限以及下面单位的财务主管可以给别人赋权的权限，然后下面单位的会计人员的权限由各自的财务主管赋予。 16 三、集团财务管理应用手册 系统帮助 帮助 说明：在系统中的每一个界面都有帮助文件，一般常规操作都会在帮助文件中体现，请经常查阅。 见下图： 账务初始 在正式账务系统之前需要完成系统的初始工作，账务系统初始的正确性和合理性直接关系到以后账务处理工作的准确性和适用性，所以在进行账务初始时务必做到完全正确。 本节主要介绍新中大软件集团财务系统的账务初始步骤以及注意事项。 在本阶段需要初始的模块是总账中心、客户中心、供应商中心。 基础设置说明 往来单位的增加 客户维护 （供应商类似，将不作累述） 导航面板：集团财务－基础数据－单位维护－客户： 17 出现客户过滤窗口，可以选择过滤条件来缩小查询范围： 特别注意查 询窗口展示条数限制 ： 这里，可以对客户进行新增、修改、删除、导入等操作： 18 特别说明：所有组织的基础数据是唯一的、共享的，包括客户、供应商、员工、职能机构、物料等等，因此在新增基础数据时，一定要从全集团公司层面考虑他的唯一性，考虑是否已经存在，因此重名检索相当重要。 当然，各个组织又有其独立性，即别的组织用过的基础数据并不都是我需要的，因此，各个组织都可根据需要，将全集团公司层面上共享的数据部分引用到本组织中。 譬如： 集团公司 跟 A 客户发生过往来，如今 海外工程公司 也要跟 A 客户发生往 来，如果 海外工程公司 再新增 A客户则系统会提示重名，因此就不能再新增 A 客户，但是在 海外工程公司 这个组织内又没有 A客户，所以 海外 工程公司 可以通过导入的方式将 A 客户引入到 海外工程公司 组织内供自己使用。 引入系统已有客户 通过导入－引入往来单。