卡宾服饰公司购销办事处流程手册-各部门职责和业务流程控制说明

卡宾服饰公司购销办事处流程手册-各部门职责和业务流程控制说明内容摘要：

第 10 页 共 29 页 对仓库 的五大 管理（ 仓库五大管理包括 货品管理、储位管理、账务管理盘点管理和配送运输管理 ）。 二 、 部门 工作 事项结构 图 三、 调拨员 主要 工作职责： 1. 整个商品部部门工作计划制定及统筹安排 ,以及工作汇报； 2. 参加公司 每季 订货会、制定办事处销售计划 ,以及订货会相关资料 与数据的 收集 、 整理 ，并与分公司商品部主管沟通。 3. 办事处所订货源采购进货的跟进及上市安排； 4. 各店货品结构合理性的跟进及相关货源的调整； 5. 安排新店开张的货源筹备并跟进 （ 包括货品结构预计、各类款量、数量及库存量计算，货品配送 跟进 ） ； 6. 配合商场各类促销活动的货品调配安排及跟进，后期的信息收集与反馈； 7. 自主促销活动方案的制订、申请、 执行 、反馈 ； 8. 换季商品的结构调整及下市的安排； 9. 每 周、 月销售目标的达成情况跟进 与反馈 ； 10. 每周一汇总各店上周进销存分析 ， 每月 1 日汇总上月进销存分析文件 并上报给办事处经理与品牌部人员； 11. 定期组织本部门与品牌部、 经理室 对各类统计数据、分析交换意见与建议； 12. 建立各区域 销售 信息（如产品需求、促销活动方式、促销活动方案历史与结果资料等）资料档案 ，以及办事处所辖店铺 销售数据的 存档、 备份 、更新 ； 工作项目 调拨业务 促销活动 数据分析 仓库管理 销售补货 货品调整 新品配货 信息收集 制定方案并实施 活动反馈 处理采购进货 处理专卖店进退货 仓库盘点 定期销售数据分析 进销存分析 订货会数据整理 质量问题处理 卡宾购销办事处流程手册 卡宾服饰（中国）有限公司 XX 办事处 第 11 页 共 29 页 13. 与分公司商品部相关业务 往来及工作沟通； 14. 专卖店日常 零售 补货、货品调整及跟进，新货上市销售跟进； 15. 每天查看各店的销售，库存情况， 时时监控各店销售情况； 16. 配合商场促销活动的货品调配，销售跟进，信息收集、综合与反馈； 17. 新品到仓后的拍照及存档 及上市登记 ； 18. 所辖地区天气情况的跟进、汇总、反馈； 19. ERP 系统相关业务单据的 开单、审核、打印 与跟进 ， 绝系统单据长期挂帐的事项发生 ； 20. 拟定每月各店的畅、滞销款情况，并下店找出原因，反馈给品牌部人员、并进行处理； 21. 主动与品牌部、专卖店沟通陈列需求的货品，参与品牌部的陈列培训 ； 22. 负责仓库管理的全面工作，保 证办事处货品物流的顺利进行 ，为前台 销售提供 优质 服务 ； 23. 货 物的合理摆放，空间利用，每月底进行仓库盘点工作 ，保证盘点 的 准确 性 ； 24. 手账进销存日报表和系统数据的核准，制作每月结存报表并提交给财务部相关人员 25. 进、退货源的清点发送或入仓工作 ，以及 确认跟进，并认真填写《收发货登记表》； 26. 商品质量问题的处理 ； 27. 销售用品（包括零售小票、包装袋以及卡宾纸杯等）的管理； 28. 保证 货仓、办公间的清洁卫生； 29. 对上级 临时 交办事项的完成。 四、业务流程中重要环节的具体操作 （一） 货品 调拨业务流程 调拨业务流程图： 实线代表实货流 虚线代表信息 反馈 流 具体业务操作细节：  采购进货 —— 进货跟进表 1. 总部（商品管理部） 根据订货会 办事处所 订的数量按批次，上市时间 下单给总仓 进行发货，货品一般在上市前 15 天到达 办事处 仓库 ；如实发货品数量与订货数量，或部分货品无法按原定上市时间到货，总 部 最迟应在此批货品发出前将详细差异量，晚到时间通知到 办事处 ，总仓 或分仓 商品部 仓库 品牌部 专卖店 ↓ 下单 卡宾购销办事处流程手册 卡宾服饰（中国）有限公司 XX 办事处 第 12 页 共 29 页 以便 办事处 提早调整配货计划。 2. 调拨员按实货入库，并核对订货数据，是否有出入、跟进。  办事处 货源调配流程： 1． 新货品 配送： 调拨员 按订货计划中的货品分配方案（包括专卖店的风格定位、产品定位、陈列需求）、货品的上市时间、批次，结合实际到 货情况、各店的货品规格配比等参数，制订配货计划，开出 配送单 去仓库捡货。 2． 日常 零售 补货： 频率：每周进行两次（ 具体每周星期几发货时间 调拨员 跟各店负责人及品牌部人员协调妥 ） 参考依据：各店各款的销售 情况 ，上市时间，各店的库存情况进行补货 3． 货品调整： 1) 断缺码货品调整，频率，每周一次； 操作方法：根据各店的整体销售情况，结合各店各款销售、库存情况、各款本仓库存情况，及新品上市周期等情况，对部分断缺码 货品进行集中销售； 2) 款式调整，频率： 半月左右 一次； 操作方法： a) 对于当季新货，上市后，收集消费者对产品的信息反馈及销售、库存情况进行调整，在销售旺季可 适当缩短调整周期 ； b) 对于旧货，根据销售、库存情况，周转周期进行调整； 3）如在货品调整计划中涉及货源进、出仓的情况，需下达退货通知单到需退货店，详细注明退回款号、数量及退回时间；以便 双 方配合完成调整任务。 4）在货品调整过程中，可参考各店店长的货品需求建议，以提供更适合销售需求的货品到店。 4． 商场促销活动的货源调配： a) 商场促销活动的货品，需按活动力度，活动的目的 进货调整； b) 商场在活动结束之后，进行款式调整，保证货品的吸引力；  新店开业货品调配流程： 1. 根据品牌主任提供的新店陈列方案计算新店的陈列面及需求款量、大类比例、库存需求； 2. 依据 品牌部 对新店周边环境、潜在消费者定位等信息与品牌部商定货品风格； 3. 综合上述信息，做出配货方案； 4. 新店开业后对货品结构 、 销售情况跟进， 综合各方信息 随时调整货品结构直至适合该店的 卡宾购销办事处流程手册 卡宾服饰（中国）有限公司 XX 办事处 第 13 页 共 29 页 销售需求； （二）各类促销活动的业务流程：  配合的商场促销活动： 1. 接收 专卖店、 品牌 部提供的 活动信息反馈 情况 ，了解活动内容，活动期限，活动力度（如：店庆，购物节，节 假日等）； 2. 协助 品牌部 做出活动成本核算、活动效果评估及活动期销售目标； 3. 根据活动力度、内容选择相应的货品调配方案； 4. 活动信息传递：将活动内容、期限传递到专卖店 5. 活动效果分析与反馈：货品调配分析 —— 类别结构、单款需求量、库存是否合理，各类别销售分析，区分活动货品、正价货品的销售分析，目标达成情况分析； 6. 整理活动信息表及分析表并存档。  自行策划促销活动方案： 流程： 操作细节： 1. 活动前期的准备：根据各店销售趋势，收集同行业品牌的动向，寻找活动切入点； 2. 制定活动方案：明确活动目的，制订符合实 际需求，能预计活动效果的活动方案，包括活动期限，活动区域，活动内容，宣传方式，活动期销售目标，活动收益预算； 3. 行政 文员 向分公司策划部 提出活动申请，等待审批； 4. 货品调配方案：根据活动的力度，货品的划分情况进行货品调整，并在活动开始前货品到达专卖店 ； 5. 由行政部下发正式 活动 通知到相关专卖店 ； 6. 活动效果反馈：在促销活动结束后三天内，提交活动效果反馈报告，包括销售目标达成情况，活动内容，货品情况进行反馈。 （三）数据分析业务流程： 1． 货品基础资料表：产品风格，货品定类（活动货品、正价货品），批次等； 2． 进销存分析： a) 进货 跟进：进货日期，进货单号，进货数量，在途数量，未到数量，单单跟进； 信息收集 制定方案 方案实施 活动反馈 公司审批 卡宾购销办事处流程手册 卡宾服饰（中国）有限公司 XX 办事处 第 14 页 共 29 页 b) 销售数据下载与上传 ：每天对各店销售数据进行 FTP 下载与上传 ； c) 库存分析：各店库存结构分析、 办事处 库存分析，一周一分析； d) 以上三份报表需综合分析，而非单一查看，分析内容包括各类别进销存比例，尺码比例，版型比例等； e) 如分析过程中有促销活动，需将促销活动期间单独提出来进行分析，以便进行活动效果分析。 3． 按 办事处 既订的整体销售标，跟进每月、周销售目标的达成情况。 4． 每月结合品牌部对产品走势做出分析，并对进货、销售及库存做出合理的对比分析， 若需加单及时跟 分公司商品部 进行沟通 ； 5． 订货会数据的整理： 1) 汇总当季货品基础数据，包括当季各店各款式、各类别、 各类别颜色、各类别版型、各类别零售价位、 各 类别 码数货品的进销存、新旧货品比例； 2) 汇总上一季相对数据，与当季数据进行对比； 3) 制定各店销售目标，订货目标（含新旧款），类别比例表，尺码、版型 、 比例表。 （四）信息机制业务流程： 信息传递包括 办事处 内部信息的传递，通过各种渠道收集的市场、同行业的信息的传递与反馈。 1） 同行业信息收集：主要针对同类其他品牌， 通过品牌 部反馈及下店了解完成； 2） 各季节店堂各类别款量 ； 3） 新货上市周期、款 量 ； 4） 货品流动周期 ； 5） 正常销售与促销活动期间的货品结构变化 ； 6） 促销活动内容及销售情况的收集。 （ 五 ） 仓库 业务流程： 1. 进仓流程： ﹡ 总公司仓库、 外购 厂 、 分公司 、专卖店 调货入仓流程： 接 收 到 货 通知，准备仓位 货品进仓前的初检 拆箱、验货 实货与系统核对 卡宾购销办事处流程手册 卡宾服饰（中国）有限公司 XX 办事处 第 15 页 共 29 页 具体操作细节： 1) 调拨员 根据出货方通过 或其它方式 发出的到货信息， 调拨员 填写《到货信息登记表》， 提前安排仓库储位并做好验收准备；到货信息包括： 到货 清单、 到货箱 数、货运公司 、发货日期 等 ； 附表： [直接双击打开 ] 2) 货运公司致电到办事处有货到， 调拨员 填写《领货登记表》， 调拨员租车 到货场载货，若是货运公司直接送货上门这一步可省略； 3) 货品进仓前，首先按照预先通知的到货量与到货实包装实数及货运单的数量进行核对，其次认真检查货品包装情况 ,如发现有破损或是淋湿等情况 ,应与承运方及时沟通当面确认，并在《 到货进仓表 》作详细记录，如产生问题及损失需追究承运方责任 ， 并反馈给相关部门 ； 4) 货品卸于拆货区，将货品按大类区分，并按装箱明细单与实货的品名、规格、条形码、一一核对，同时检查货品销售包装、外观等。 调拨员 需在完成核对工作后汇总所有装箱单，与配送清单进行再一次核对。 由 调拨员 和系统下载的数据进行核对，核对无误后审核采购数据；有产生异常状况由 调拨员 和相关部门协调处理。 实物与系统产生差异时，按上级部门统一方式进行单据处理，不得直接更改系统 生成 的单据 ； 5) 拆包核对名细数及总数无误后给予进仓处理，审核打印采购进仓单 ,一联交财务 ,一联存根 ,一联反给供应方， 并将收货信息向供应方确认；将不同的货品上架摆放，新款货品或是特殊用途的货品要按类别摆放于靠近出口的区域； 6) 专卖 店退货进仓流程： 到货实际情况反馈到供货单 位 商品部提供退货计划 准备仓储位置 拆箱验货、核对数量 分类入仓 给各店制退货单 退货信息反馈到各店 卡宾购销办事处流程手册 卡宾服饰（中国）有限公司 XX 办事处 第 16 页 共 29 页 操 作细节： 1) 商品部 根据季节更换、分公司 要求，做出 专卖 店整体退货计划，包括。