278-西软c7版本之预定预订手册

278-西软c7版本之预定预订手册内容摘要：

单。 图 （ 3）、输入客人 【 本名 】，按 Tab 键或回车，系统自动显示【姓】、【名】、【姓名 2】。 （ 4）、 使用 Tab 键、回车或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单（下拉单或帮助窗口）中选择相关信息。 （ 5）、 基本信息录入完整后，单击 〖存盘〗， 系统 自动生成档案号。 5 图 注意： （ 1）、姓名必须正确输入（外国人的名字请注意大小写），才能保证客 户档案的正确匹配，相关单据（如帐单、登记单）的正确显示。 （ 2）、新建档案时，先输 【本名】，回车，【 姓名 2】 将自动显示为中文名对应的拼音，【姓】、【名】 将按照系统 拆分规则自动拆分姓 和 名。 ● 档案信息 （ 1）、主要信息――客人主要信息，如上图所示； （ 2）、附加信息――客人附加信息，如下图所示； 图 （ 3）、喜好与特要――客人的特殊要求、喜好；其中排房要求直接与预订挂钩； 6 图 （ 4） 、 图像资料与相关人――联系人、签单人、负责人签名、照片等资料 ，具体操作方法见 节。 图 （ 5）、 Guest Info――卡及其纪念日； （ 6） 、 投诉记录 —— 记录客人的投诉情况 ； （ 7）、优惠策略―― 设定 房价 的优惠模式 、餐饮等消费 的 优惠 模式及其有效期 ，一般由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用。 一般用于协议单位档案，包括公司、旅行社和订房中心。 7 图 （ 8）、统计分析――客人历史消费统计 ，统计的时候可以统计 综合 消费 数据 ，也可以统计明细 消费 数据 ； 图 注意： 系统默认 显示综合统计数据，如要查看明细记录，则单击【明细】，单击 右侧 【刷新】 ，即可查看到该 档案历史 的消费 明细 记录。 双击某一条消费记录可打开 宾客 主单 ，查看详细信息。 8 图 （ 9）、预订信息――该档案当前的预订、在住、本日退房 等 记录。 图 （ 10）、 失 物 1） 打开客户档案，执行 其他 → 失物 ； 或者直接单击档案右下角的 〖失物〗 ， 打开 『宾客拾物遗失列表』窗口； 9 图 图 2） 根据发 生状况，选择拾物登记单或者遗失报告单（在各自的栏目框内单击一下 ，则对应栏目框标题将变为红色，表示当前选中该栏目 ），单击 〖新建〗 ，弹出 相对应的 『遗失报告单』窗口（或者 『 拾物登记单 』 窗口 ） ， 输入相关信息后 单击 〖存盘〗 ； 选中的栏目框标题 变红色 10 图 注意 ： a、 当前台业务操作需要 调用 某 宾客 的 档案 时，如果 该档案存在有效的拾物 amp。 失物 报告单 ，系统会自动弹出提醒窗口。 b、 为了能够进行统一的 拾遗 管理， 建议 报告单 由客房中 心人员填写。 （ 11）、 文件附件 —— 将客户档案与相关电子文件关联，方便查询 ； （ 12）、 Alerts—— 选择 合适的 触发 时机 ， 建立提醒，当操作者触发该时机， 系统将自动弹出提示 信息 ； ①． 打开客户档案，执行 其他 → Alerts， 或者直接单击档案下方的 〖 Alerts〗 ，打开 『 Alerts列表』窗口 ； 图 11 图 ② ． 单击 〖 增加 〗 ， 在【触发时机】处选择当进行 何种操作时需要弹出 提醒， 在【提醒内容】 处输入 提醒的内容 ，单击【保存】。 图 ③ .当触发时机出现的时候， 系统将 自动 弹出提醒内容。 图 ④． 在宾客主单下方也有 Alerts 功能，操作方法一致，触发时机不同。 图像资料与相关 客户签名及相片的保存 客户档案还具有关联客户签名及照片的的功能，营业点（如：前台、餐饮等）收银员进行账务处理时系统可以显示该客户的签名及照片。 12 图 操作步骤 ： （ 1）、打开客户档案，点选『图片资料与相关』标签，在窗口右边双击客户签名或客户相片空白框 ， 打开如下窗 口： 图 （ 2）、 选择工程人员指定的盘符和文件夹（该文件夹中事先存放了 所有的签名图片和客户相片 ，并保证为 bmp 格式 ） ， 找到 目标 客户签名图片 或 相片 ，双击即可导入 系统 对应区域。 客户签名及相片的应用 客户档案中关联了相关签名字样和相片后， 即可在业务中查看和使用。 （ 1）、转账： 在 转账操作选取目标账号时， 单击 〖确定〗 ，系统会弹出客户签名与相片供 操作者 核对。 13 图 （ 2）、在宾客账务 主单界面， 执行 其他 → 照片 amp。 签名 ，即可弹出客户签名和相片。 图 客户档案 与 应收帐户的 关联 酒店日常业务中经常会需要将指定账务转入 后台 应收账户， 操作员 需要核对 该应收帐户的 签单人身份及权限。 因此，将 签单人的 客户 档案 与 应收 帐户 关联以后， 各营业点收银人员可以方便查看和核对。 14 客户档案 与 应收帐户 相关 人 的 设置 操作步骤 ： （ 1）、打开指定应收账户 主单 ， 执行 其他 → 签单人 /相关 人 ，打开 『客户档案相关人编辑』窗口。 图 图 （ 2） 单击 〖增加〗， 在 【 宾客号 】 光标闪烁位置 输入 相关人的 姓名 ，回车； 查找或新建该 相关人的档案，并选取关联。 （ 3）关联 完成后， 根据该相关人的情况，勾选右侧 【 联系人 】【 签单人 】【 负责人 】【 帐单 人 】 对应选框 ，单击 〖存盘〗。 （ 4） 如 果 还需增加 其他 相关人， 单击 〖增加〗 ， 重复 上述 操作即可。 15 签单人 设置的业务应用 当某单位的应收帐户设置 一个或多个签单人后， 前台进行转 应收帐户的 操作 时，系统自动弹出 『签单人图像资料』窗口，供操作者 核对并确认本次签单人。 图 后台，该 应收账户 下也会根据签单人设置自动 分离出 每个 签单人 的 分账户 ， 可以方便地查看每位签单人的签单 账务 以及该应收帐户的汇总帐务。 图 16 档案与预订的关联 比较 新建预订时，有无档案的区别。 ● 在预订主单下 ，输入姓名，回车，系统自动与客史档案匹配。 如果该客人有客史，系统将自动匹配客史，待操作员确定后， 客史信息中与预订单相关的基本信息将自动导入 ，操作员只需补充或修改即可。 图 在 『客户档案查找』 窗口中，如果匹配 到 的是 曾经 住 过店 的客人， 在此窗口将会显示该客人的证件信息以及喜好等方面的资料。 ● 匹配后，若该客人没有客史，系统将要求新建档案，点击新建后自动打开新建档案窗口，根据输入姓名自动产生【姓】、【名】、【姓名 2】，存盘后新建档案完成。 第二节 散客预订 预订 可以分为散客 预订 和团队 amp。 会议 预订。 散客预 订 一般是指来自 零星客人 预订 、 上门散客、 长住户 以及 来自 协议公司 （公司、旅行社、订房中心 ） 等 的 预订。 一般而言， 单个 散客预订的订房数量 比团队预订要少 ，具体 需要根据酒店要求进行确定。 散客预订基本步骤 操作步骤（方法一） ： （ 1）、 系统主窗口下，执行 预订 → 房价查询 ，或按 CTRL+R，打开 『房价查询条件输入』窗口。 17 图 （ 2）、输入【到达日期】、【天数】、【人数】（指每 间房的人数，非总人数）、房数，单击或按 F1， 打开 『 房类 帮助』 窗口。 图 （ 3）、 【宾客】处输入客人姓名，回车，系统自动与档案匹配，如下图所示，表示该客人有档案，即是回头客，核对正确后，单击〖确定 〗。 【 宾客】处显示该客人姓名，。 若该宾客没有档案，则单击〖新建〗，新建档案存盘。 若有【公司】、【旅行社】、【订房中心】信息，用同样的方式选择。 18 图 （ 4）、假设条件输入完毕，窗口如下图所示。 图 单击 〖确定〗，打开如下窗口。 单击选中某价格，该价格被黑色覆盖，“房价码”处显示该房价包价等基本 信息。 19 图 双击该价格或选中价格单击 〖预订〗，打开如下预订单。 由下图可以看到，宾客基本信息（包括【本名】、【姓】、【名】、【姓名 2】、【国家】、【 】、【语种】、【称谓】、【性别】）、【到达】、【离开】、【房价码】、【房类】、【房价】、【包价】等信息都已由 『房价查询条件输入』窗口导入。 图 注意 ： 20 系统房价优惠有两种录入方式： 实价优惠和百分比优惠。 特别值得注意的是，百分比优惠时， 【定价】后的第二个空格中输入的是优惠情况 ，如房价 8 折，则输入。 （ 5）、核对客人的来源、市场。 【 市场】、【来源】默认为所选房价码的市场、来源， 若有变动，操作员可修改。 移动光标至【市场】 、【来源】处，结合系统帮助进行选择即可。 （ 6）、确定客人 的 其他要求：客房布置、客房特征等。 （ 7）、基本信息输入完整后，单击工具栏上的 存盘按钮，保存所录信息。 保存后，系统自动生成宾客帐号、预订号，预订成功。 图 （ 8）、 补充 档案 信息，常见的有补充客人证件信息。 预订主单下，单击〖 档案 〗或按CTRL+L 打开档案窗口，根据实际情况补充信息。 操作步骤（方法二） ： （ 1）、 系统主窗口下，执行 预订 → 客户档案 ，打开 『 档案查询 』 窗口。 输入客人基本信息，单击〖确定〗查询客史档案。 （ 2）、双击打开档案，确认客人信息，查阅房价信息。 （ 3）、确认后， 『 预订信息 』 标签页下，单击〖散客预订〗，打开预订单，即可开始预订。 其他操作步骤同方法一。 21 图 注意 ： 从档案入口，进行预订，系统将自动将档案中的客人基本信息填充到预订单上，避免重复录入。 房价查询 业务中，预订员接到预订电话（或其他方式预订），首先应根据客人提供信息，跟客人确认抵离时间、所需房数、房价等基本信息，客人确定要预订之后，再为客人建预订单。 房价查询功 能专为满足预订员的这种需求设定。 系统主窗口下， 执行 预订 → 房价查询 ，或 CTRL+R，打开 『房价查询条件输入』窗口。 图 查询条件分 3 三部分，需要说明的项目如下： 22 条件 项 目 说 明 1 到达日期 客人预计抵店日期，需正确输入，该项关系到可用房类资源数、房价等信息。 房类 预订房类，不选表示所有房类，单击该项空白处，可打开房类帮助。 预计房价 预计房价， 可以在上下两个输入框中录入 预计 房价的范围。 2 宾客 对于有档案的客人，可在此输入客人姓名，系统自动与档案匹配，该信息与条 件 3 一起作用价格。 若建立预订，该信息将直接带入预订单。 公司 对于有档案的公司，输入名称，系统自动匹配档案，该信息与条件 3一起作用价格。 若建立预订，该信息将直接带入预订单。 旅行社 同公司。 订房中心 同公司。 3 价格范围 私有 针对宾客、公司、旅行社、订房中心的专用房价码。 私有 +公共 条件 2 中与档案匹配后该宾客、公司、旅行社、订房中心的专用房价码 +当前所有客人都能用的公共房价码。 所有 当前酒店所有有效房价码，除去已关闭的。 关闭 即已过期不使用的房价码。 表 输入查询条件 ，如预计 2020/12/02 到，房类是 AST， 杭州西软科技有限公司 ，如下图所示。 图 条件输入完毕，单击 〖确定〗，打开如下窗口。 窗口中部显示当前宾客可使用的房价码、房价及其指定房类可用房数。 房型下方的“ Avail”表示当前实际可卖房数，“ Avail()”表示包括超额预订在内的可卖房数。 单击选中某价格，该价格被黑色覆盖，“房价码”处显示该房价包价等基本信息。 23 图 确认要预订后，双击该价格或选中价格单击 〖预订〗，即可打开预订单处理。 功能按钮说明： 〖预订〗 单击，打开新建预订单，如下图。 宾客姓名、公司、抵离时间、房价码、房类、房价信息等在 『房价查询』窗口已输过的信息，将自动导入预订单，提高预订效率。 图 〖 Walk in 〗 直接上门客人 ， 单击 此按键 ，打开 Walk in 主 单，如下图所示。 宾24 客姓名、公司、抵离时间、房价码、房类、房价信息等在 『房价查询』窗口已输过的信息，将自动导入 ，提高 Walk in 效率。 图 注意： 通过 Walk in 入住的客人，在预订单 处 Walk in 的勾自动打上，作为系统统计 Walk in客人 的依据。 〖 Turnaway 〗 客人询问但未预订的，操作员可记录为 Turnaway。 单击，打开〖销售问讯〗窗口，如下图所示。 录入客人基本信息，不预订原因，便于后期的销售统计分析。 图 〖选择范围〗 返回 『房价查询条件输入』窗口。 25 散客预订主单 预订单信息包括主要信息和附加信息，下表列出了这些信息。