连锁配送信息系统设计方案

连锁配送信息系统设计方案内容摘要：

应商 应付款表、供应商往来情况表 输入元素：退货单号 输出元素：审核后的退货单文件 输入限制：未审核的退货单号  差异调整 主要功能：调整退货过程中发生的差错 输入元素：原退货单号、商品编号、调整数量 输出元素：同退货单录入 输入限制：同退货单录入  退货单打印 /发送 主要功能：打印退货通知单发送（传真）给供应商，协商退货事宜 输入元素：退货单号 输出元素：同退货单录入的屏幕和打印输出 输入限制：无 4． 2 新品管理 新品管理是在商品正式引入商场前对商品实行的一系列跟踪、考核的过程，新品管理的目的是为了引进适销、利润 好的商品。 新品管理包括新品定价和新品跟踪两部分内容，其数据流图如下： 新品定价管理新品跟踪管理采购价格表销售价格表 新品试销计划 新品销售记录采购员商品台帐新品信息新品跟踪情况表 15 4． 2． 1 新品定价管理 新品定价包括新品采购定价和新品销售定价，新品定价的目的是为了能够采购商品和销售商品，新品定价的数据流图如下所示： 销售价格表采购员采购价格表新品信息商品台帐采购定价单录入销售定价单录入采购定价单审核销售定价单审核采购定价单查询/ 修改操作员销售定价单查询/ 修改采购定价单销售定价单  采购定价单录入 主要功能：输入采购价格信息后保存；输入部门号后系统能自动检索该部门未定采购价 的新商品并添加到定价单明细窗口中。 输入元素：部门号、分店号、供应商号、制单人、制单 日期、商品编号、含税价、不含 税价 输出元素： 屏幕和打印输出 部门名称、供应商号、供应商名称、制单人、制单日期、执行人、执行日 期、商品编号、货号、规格品名、单位、进项税率、含税采购价、不含税 采购价 文件输出 采购定价主文件、采购定价商品文件 输入限制： 商品必须是指定仓库或分店经营的商品 商品的状态必须是新品即 status=’2’  采购定价单查询 /修改 主要功能：按多种条件查询采购定价单文件，未审核的定价单还可进行修改，具体功能 有 查询原始采购定价 单数据 修改未审核的采购定价单文件 输入元素：定价单号、供应商号、定价分店、部门号、制单日期、审核日期、商品编号 16 输出元素： 单据和打印输出同采购定价单录入 输入限制：修改限制同采购定价单录入  采购定价单审核 主要功能： 修改采购定价单审核人、审核日期 修改商品采购价格表 输入元素：采购定价单号 输出元素：审核后的采购定价单文件、采购价格表 输入限制：未审核的采购定价单号  销售定价单录入 主要功能：输入商品售价及其相关信息后保存；输入部门号后系统能自动检索该部门未 定售价的新商品并添加到 定价单明细窗口中。 输入元素：部门号、分店号、制单人、制单日期、商品编号、市场最高 /最低价、基准 零售价 输出元素： 屏幕和打印输出 部门名称、分店名称、制单人、制单日期、执行人、执行日期、商品编号、 货号、规格品名、单位、含税供应价、市场最高 /最低价、基准零售价、 计划毛利率 文件输出 销售定价主文件、销售定价商品文件 输入限制： 商品必须是指定仓库或分店经营的商品 商品的状态必须是新品即 status=’2’且 lsj=0 或为空  销售定价单查询 /修改 主要功能：按多种 条件查询销售定价单文件，未审核的定价单还可进行修改，具体功能 有 查询原始销售定价单数据 修改未审核的销售定价单文件 输入元素：定价单号、定价分店、部门号、制单日期、审核日期、商品编号 输出元素： 单据和打印输出同销售定价单录入 输入限制：修改限制同销售定价单录入  销售定价单审核 主要功能： 修改销售定价单审核人、审核日期 修改商品销售价格表（ spzd 和 spzdmx 的 zxj 、 lsj 字段） 输入元素：销售定价单号 输出元素：审核后的销售定价单文件、销售价格文件 输入限制：未 审核的销售定价单号 4． 2． 2 新品跟踪管理 新品进入试销期间后，必须对新品的销售指标进行跟踪考核，以便及时淘汰销售业绩不佳的新品，对短期内销售表现不错的新品，也可提前结束试销阶段，直接转入正常商品经营。 新品跟踪管理包括制定试销计划和新品销售考核，其数据流图如下： 17 新品试销计划 新品销售记录新品跟踪情况表采购员新品销售考核制订试销计划商品台帐 主管审核  制定试销计划 主要功能：按条件查询出新商品，输入考核指标保存 输入元素：新品目标销量、目标销售额、目标毛利率和跟踪天数 输出元素：商品编号、商品全称、货号、规格、单位、所属品牌、所属 供应商、目标销 量、目标销售额、目标毛利率和跟踪天数 输入限制：必须是符合查询条件的新商品，即商品状态为‘ 2’  新品销售考核 主要功能：依据新品实际销售数据和考核目标，生成新品跟踪表，作为采购主管评判新 品销售状况的依据 输入元素：分店号、大类号、供应商号、新品上柜时间、跟踪开始时间和结束时间、制 单人 输出元素：分店名称、大类名称、供应商号、供应商名称、新品上柜时间、跟踪开始时 间和结束时间、制单人、产地、商品编号、规格品名、货号、单位、期望销量、实际销售、累计销量、库存量、是否促销、处理方式、新品跟踪时 间、入店时间 输入限制：无  主管审核 主要功能：依据新品跟踪表提供的数据，决定新品的处理方式：继续跟踪、引进还是淘 汰并相应调整商品的状态属性 输入元素：新品跟踪表 输出元素：新品状态变更信息 输入限制：无 4． 3 补货配送流程 补货配送是连锁企业的核心业务流程之一，补货配送流程制订的是否合理，操作是否清晰简单，将直接影响企业的配送效率和配送质量，补货配送的数据流程图如下所示： 18 补货管理录入配送管理配送单缺货单经由订单直送订单补货信息补货单配送退货管理退货数据配送退货单退货信息门店操作员门店收货管理 配送单确认信息配送中心操作员门店进销存文件进销存情况总部进销存文件门店库存台帐库存门店库存变化总部库存台帐补货配送包括补货管理、配送管理、配送退货管理和门店收货管理四个功能模块，其 主要 功能说明如下：  补货管理 门店补货有两种方式： 1）手工输入补货信息 2）依据门店库存和销售数据，按照计算公式： 补货量 =最高库存 — 当前库存 且 当前库存小于最低库存 计算后的补货数量可进行人工修正，最终产生正式的补货信息。 自动补货的关键是最高最低库存确定的合理性，系统提供经验数据模型，可按设定的参数自动生成商品的最高最低库存。 同一商品在不同的时期、季节其最高最低库存也不尽相同，使用人员需要及时进行设定调整。  配送管理 总部配送也分两种方式： 1） 主动配送 主动配送是指由总部主动给门店 配货，主动配送分为手工录入和自动产生两种形式。 手工录入时，系统还显示配送门店 商品的最高最低库存、门店当前库存、仓库库存、门店近期的日均销量等辅助信息，作为配送员进行配货的参考依据。 新品基本上都采用手工主动配送模式。 自动产生配送单的计算依据为： 门店配送量 =门店最高库存 — 门店当前库存 且 门店当前库存小于门店最低库存 自动产生配送需要门店每日上报商品库存文件，对经营管理人员较少的便利店可以采用自动配送形式。 2） 补货配送 19 补货配送就是由门店申请补货信息，总部依据门店的补货信息和仓库库存自动生成配送数据。 系统将商品的配送形式分为三种： 1） 普通配送 普通配送商品是指由总部统一进货，总部按照仓库库存量给门店进行配送，系统产生配送单，配送单发送到各个门店，门店收到货后进行抽单确认。 2） 供应商直送 属供应商直送商品，系统在作配送处理时，不产生配送单，而是直接生成各个门店的直供订单，由供应商将商品直接送往门店，门店依据总部产生的订单进行验收入库。 3） 经由配送 经由配送商品在作配送处理时，直接生成总部的经由订单。 供应商将货物送到总部，总部提取经由订单入库以后，系统自动翻录出门店的配送单，由配送员持配送单将货送到门店。 在处理门店补货信息时，系统能够根据分店商品设定的配送形式自动产生相应的业务单据； 在计算配送数量时系统还考虑了配送包装问题，基本原则如下： 1）补货数量不足一个配送包装，按补货数量进行分配 2）补货数量多于一个配送包装，则实际配送量必须是配送包装的整数倍 3）以上配送数量的计算都必须在仓库可用库存范围之内 4）对有信用额度控制的门店，商品的配送额也必须在可用信用额度之内 若普通配送商品库存不足，则在进行配送处理时系统能自动产生缺货单，供有关人员查看分析。 对缺货商品的统计（缺货率、断货率等）可以直接反 映采购环节的局部工作状况。  配送退货管理 配送退货是指门店将商品返回给总部的处理过程。 配送退货信息由门店先上报总部，总部批准后配送员到门店提货，门店再作配送退货处理；配送退货信息也可以由有问题商品管理模块产生。  门店收货管理 门店收货分验收入库和配送入库两种，验收入库遵照采购管理中的入库流程。 配送入库 即由总部将配送单发到门店，门店收到货后再核对单据数量和实收数量，进行确认收货的过程。 配送入库可以有两种形式： 1） 自动确认 门店收到配送单据时，系统即进行帐务处理，更新库存；产生差异的，由总部制作差异调整单，再将 差异单发给门店 2） 手工确认 门店根据实收情况进行抽单确认，产生差异的，由出错方自行调整，差异单不再传递 补货管理的细化流程图如下： 20 录入补货单补货单录入处理补货单自动产生 补货单数据补货单查询处理补货单查询信息查询结果补货单修改处理修改修改信息原有信息门店操作员进销存情况门店进销存文件 进销存信息查询条件门店库存台帐库存情况 配送管理的细化流程图如下： 经由订单缺货单配送单补货信息补货单直送订单配送单总部生成主动配送管理配送中心操作员配送单查询处理返回数据配送单总部调整调整信息配送单总部确认处理发货员确认信息缺货单查询处理查询结果信息日配送汇总处理日配送汇总封面汇总数据配送单打印处理配送单数据打印文件配送员总部进销存文件总部库存台帐 配送退货管理的细化流程图如下： 21 退货信息配送退货单退货数据门店操作员配送退货单录入配送退货单查询查询提取信息配送退货单门店调整门店调整信息中心仓库员中心调整信息配送退货单总部确认配送退货单信息配送退货汇总处理日配送退货汇总封面汇总信息门店进销存文件配送退货单门店确认配送退货单总部调整门店库存台帐总部库存台帐总部进销存文件 门店收货管理的细化流程图如下： 门店操作员 配送单配送单确认信息配送单门店确认处理配送单门店调整门店进销存文件配送单调整信息门店库存变化门店库存台帐 22 4 库存管理 库存管理 是指商品入库以后发生的一系列库存变化活动，库存管理又可细分为损溢管理、移库管理、盘点管理、加工管理四个子功能，其顶层数据流图如下： 损溢管理 移库管理库存文件盘点管理 加工管理用户损溢单文件 移库单文件移库单信息盘点单文件 加工领料单进销存文件 4． 4． 1 盘点管理 盘点是商品库存管理中最重要的一项工作。 盘点的目的是为了及时调整微机帐面库存的差错，为日常经营管理提供正确的库存信息。 企业可依据实际情况，不定期对商品进行盘点； 盘点可以只盘部分商品，也可以分批全盘。 盘点是一项重要细致的工作，一般由企业的财务部门组成盘点领导小组，负责整个盘点计划的制定和实施。 盘点管理 的数据流图如下： 23 库存文件用户盘点单文件盘点单生成盘点初始化初始化帐面数盈亏处理盈亏数盘点单录入进销存文件盘点状态表帐面库存实盘文件实盘数用户实盘记录盈亏表查询/打印  盘点初始化 主要功能：确定盘点对象（分店或仓库），分配一个盘点期号，指示系统进入盘点状态， 禁止其它业务继续进行。 盘点状态有三个： 未盘入 —— 表示系统正在盘点过程当中 已盘入 —— 表示本期盘点已经结束，商品帐面库存也已调整 取消 —。