建设工程文件归档整理规范及附录

建设工程文件归档整理规范及附录内容摘要：

内备考表不编写页号。 5． 3． 2 卷内目录的编制应符合下列规定： 1 卷内目录式样宜符合本规范附录 B 的要求。 2 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。 3 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。 有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用 “ 等 ” 代替。 4 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 5 文件题名：填写文件标题的全称。 6 日期：填写文件形成的日期。 7 页次：填写文件在卷内所排的起始页号。 最后一份文件填写起止页号。 8 卷内目录排列在卷内文件首页之前。 5． 3． 3 卷内备考表的编制应符合下列规定： 1 卷内备考表的式样宜符合本规范附录 C 的要求。 2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数 (照片张数 )，以及立卷单位对案卷情况的说明。 3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 5． 3． 4 案卷封面的编制应符合下列规定： 1 案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。 案卷封面的式样宜符合附录 D 的要求。 2 案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。 3 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。 档号由档案保管单位填写。 4 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。 档案馆代号由档案馆填写。 5 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。 案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。 6 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 7 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 8 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 各类文件的保管期限详见附录 A。 永久是指工程档案需永久保存。 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 短期是指工程档案保存 20 年以下。 同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。 9 密级分为绝密、机密、秘密三种。 同一案卷内有不同密级的文件，应以 高密 级为本卷密级。 5． 3． 5 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用 70g 以上白色书写纸制作，幅面统一采用 A4幅面。 5． 4 案 卷 装 订 5． 4． 1 案卷可采用装订与不装订两种形式。 文字材料必须装订。 既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。 装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。 5． 4． 2 装订时必须剔除金属物。 5． 5 卷盒、卷夹、案卷脊背 5． 5． 1 案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。 1 卷盒的外表尺寸为 310mmx220mm，厚度分别为 50 mm。 2 卷夹的外表尺寸为 310mmX220mm，厚度一般为 20～ 30 mm。 3 卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。 5． 5． 2 案卷脊背案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。 式样宜符合附录 E。 6 工程文件的归档 6． 0． 1 归档应符合下列规定： 1 归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。 文件材料归档范围详见附表 A。 文件材料的质量 符合 4． 2 的要求。 2 归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。 6． 0． 2 归档时间应符合下列规定： 1 根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 2 勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。 ． 3 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。 审查合格后向建设单位移交。 6． 0． 4 工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套 (原件 )移交当地城建档案馆 (室 )。 6． 0． 5 勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。 6． 0． 6 凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录 A 的要求单独立卷归档。 7 工程档案的验收与移交 7． 0． 1 列入城建档案馆 (室 )档案接收范围的工程，建设单位。