某房地产公司制度汇编

某房地产公司制度汇编内容摘要：

派专人保管，财务专用章由财务负责人保 管，财务专用印 鉴由 主管会计 保管。 保管人不得随意委托他人代为盖印，不得给空白信件盖章，不得未经批准擅自 加盖印章，对未按规定填写用印申请的，保管人员有权拒绝盖章。 三、介绍信的使用管理 介绍 信由 公司 指派专人负责管理。 15 不准将空白介绍信带出公司，如确因业务需要，需经 副 总经理批准，并登记备 案。 业务人员带出的空白介绍信使用后要写明使用范围，未使用的，要及时返还。 四 、印章使用原则 禁止在盖好印章的用印件上擅自增删或涂改。 用印件内容有误或文理不通、行文关系不对、书写潦草、有错别字产生歧义 的， 持印人 不予盖章。 印章原则上不准携带外出，特殊情况须经 副总经理 及 法人 签字或盖章 批准，办 理登记手续后， 由管印人 带出。 印章丢失时要立即向公司和公安机关报告 ，并发布公告声明作废。 第 九 章 办公设备、 用 品管理规定 办公设备的采购与管理 (1)由 公司指派专人 负责 采购 ；由行政部统一管理（详见采购流程）。 (2)行政部负责建立办公设备台帐，行政部文员统一出库，各部门领用。 (3)各部门办公设备要实名管理，行政部统一编号、贴签，标明使用人、责任人， 切要求签字确认。 (4)配备新的办公设备，使用 部门 将申请报行政部，经 副 总经理批准后 再进行采购。 (5)每半年由行政 部和财务部牵头，对办公用品核查。 (6)员工调离公司时，必须交回领用的办公用品，否则不予办理 相关离职 手续。 有 损失的本人负责赔偿。 物品 采购流程 公司各部门提报计划 — → 副 总经理 审批 — → 采购人员 执行 — →行政部验收、 入库保管 、发放。 办公用品 报销流程： 经办人 — → 行政部 — →主管领导 — → 副总经理 — → 财务经理 — → 法定代表人签字或盖章 — → 报销。 物品及办公用品发放流程： 需用物品申请 — →主管领导 — → 副 总经理签字 — →库管员发放。 第十章 档案管理规定 16 一、归档范围 第一类： 国家、省、市等各级政府下发的各类文件公函以及本企业呈报各级政府的请示、 报告及填报的各种表格等； 企业在投资立项及生产经营过程中形成的全部文件、资料；公司员工档案，人 力资源档案（需封存）。 第二类： 公司为协调、指导工作所印发的文件； 公司在生产经营活动中形成的各类经营合同、 协议书； 公司登记注册、生产经营的各种执照、证件； 企业的各类荣誉证书、牌匾等；宣传企业经营业绩、介绍企业产品性能的报刊、杂志等。 第三类： 具有查考、参考、利用价值的其他文件、资料。 如建设工程档案、财务会计档案、 销售档案等。 二 、档案管理 档案管理：各类档案的原件由公司行政部统一管理，其他各部门为了便于工作 可保存复印件。 档案借阅：档案原件原则上不外借，特殊情况须经公司 副 总经理批准 后办理借 阅手续 ；借阅人不得在档案上涂改、圈点、划线。 档案移交：行政部接收档案资料时，要填写目录，分类归档管理，经双方核实 后，交接人应分别在交接表上签字，留作双方存查。 严守机密，尽职尽责，确保安全。 随时 整理 ，及时补充，同步增订三级目录，保证查阅及时迅速。 档案室、档案柜平时加锁，禁止无关人员擅入。 三 、档案的鉴定与销毁 根椐各类档案的保管期限，定期对档案进行鉴定。 档案的鉴定本着“保存从宽、销毁从严”的原则，对鉴定销毁的档案应登记造 册，经 副 总经理、 董事长 审批后，由两人监销，并在销毁 册上签字。 第四条、档案的目录： 档案目录分为三级：总目录、二级目录、三级目录。 目录内容包括：编号、时间、名称、内容、类别等。 三级目录存于每卷档案的卷首，记录该档案所有文件的名称；二级目录存放于各个档案柜中，记录该档案中所有档案盒名称，并附所有三级目录；总目录存放于档案室， 17 记录全部档案情况。 对档案进行整理汇编或修订时必须同时修改三级、二级和总目录。 目录修订时可手工填写，定期输入电脑，以便查询。 第十 一 章 合同管理制度 第一节 通 则 一 、合同主要内容 签约各方的名称和姓名、地 址和联系方式。 合同签订的日期、地点及双方协商一致的内容。 标的、数量、规格、型号、质量标准。 合同的履行期限、地点和方式、价格条件、支付金额、支付方式（保修金约定 5%10%）。 违约赔偿和其他责任。 合同发生争议调解不成的，在工程所在地人民法院诉讼解决。 合同时效； 合同生效条件及合同份数、保存方法等。 合同附件，包括签约方资质、营业执照复印件、法人授权书等。 二 、合同履行 合同由主管领导负责、承办部门组织、指定人员实施。 合同必须按照约定全面履行，若因情况变化不能依 约履行时，必须及时取得对 方的书面认可。 合同履行人员应认真做好履行过程中各种事项的记录以及证据材料的收集保管， 包括与合同有关的信件、电话、数据电文等，不得丢失或损毁。 履行中出现问题后，应按照不损害我方利益的原则及时与对方协商，协商不成 要及时向合同管理部门及公司 副 总经理报告，必要时向 董事长 报告， 或 请律师办理。 第二节 合同订立 一、合同必须应用合同标准文本： 成本控制部应建立统一的合同标准文本。 施工合同标准文本内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件，其中协议 条款根据具体业 务 、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜。 18 如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过 补充条款等方式补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。 二、合同的经济条款应包括但不限于以下内容： 合同价款或委托酬金。 采用招标方式选择合作方的，以双方确定的最终报价作 为合同金额；施工合同在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法 ，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。 为防止承包单位高估结算，应与承包单位在施工合同中约定控制办法。 若承包 单位报送的结算金额超出最终审定结算金额，发包单位应进一步扣款（扣款比例、金额自定），直至取消今后对工程的投标资格。 计价依据。 施工合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属 文件一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题： （ 1） 包干形式、定额标准、取费方法。 （ 2） 发包单位分包工程、甲供（发包单位）材料设备、（ 发包单位）限价的范围和 种类。 （ 3） 人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法。 （ 4） 总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等。 设计变更及现场签证。 施工合同中应规定设计变更及现场签证的认定执行《设 计变更和现场签证管理办法》的规定。 总价结算办法。 施工合同可在合同中明确规定按“结算 =合同价（或预算造价） +材料价差 +设计变更 +现场签证 +增加项目 减少项目 +奖励 罚款”确定结算总价。 合同要约定好违约责任，解除合同的具体内容措施。 结算和付款办法。 施工合同应明确规定验收及付款办法 、保修维护办法及保修 金处理办法；进度款的支付一般按形象进度 合同约定 分阶段确定付款金额，不采用分月审核进度款的方法；各期进度款累计 原则 不应超过总造价的 70%；无准确施工图预算或无准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效控制好进度款，以防超付。 三、合同审批。 公司所有合同行为都必须经公司法人审核签字 或 授权 签订 合同 ，否则 追究 当事人 的一切责任。 所有合同必须经公司法律顾问签署法律意见书后方可签订。 19 持印人 不得在签字手续不全的合同上加盖公司印章。 合同审批签字程序： （ 1）工程 类施工合同（草拟时应有工程技术人员参与）： 经办人 —— 成本控制部 —— 法律顾问 —— 需签字部门 (工程部 等 )—— 主管 领导 或副总 —— 总经理 —— 法定代表人签字或盖章。 （ 2）其他合同（协议）类： 经办人 —— 部门负责人 —— 成本控制部 —— 法律顾问 —— 主管 领导 或副总 经理 ——总经理 —— 法定代表人签字或盖章。 对 不符合以上签字流程，持印人有权拒绝盖章。 工程合同签订后， 由成本控制部发出进场通知书，由 副总经理签批后，与现场监理、工程 部 做好交接，由接收人签字认可。 凡未持“工程队进场通知书”的单位一律不得进场。 否则公司将追 究相关负责人的责任，并扣发当月 绩效 工资，直至解除劳动合同。 第三节 合同的履行 一、合同的交底： 在合同签订之后，成本控制部就主体合同填写《合同摘要表》，发至相关部门，施工合同需向工程、预算、采购等有关人员进行合同讲解交底，说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合；金额较小的合同交底，可只填写《合同摘要表》发送到相关部门的有关人员，以便执行。 二、合同款支付 工程 部的工程管理人员负责施工合同的合同款支付的经 办，填写《付款申请单》， 其他合同由主办工程师填写《付款申请单》，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付。 对施工合同的保修金等余款的支付办法应作明确规定，除一般保修金外，可在 合同中约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金。 三、合同结算 当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成，并且通过验收、达到结算 条件，由主办工程师协助合作方收集整理结算资料，填写《结算申请表》。 如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，主办工程师应在 《结算申请表》中作出详 细说明及处理意见。 由成本控制部负责按合同确定的结算方式办理结算。 最终以合法的造价公司审计值为结算依据。 20 工程结算的具体方法 应依据合同及 按《工程造价管理办法》执行。 第四节 合同档案管理 一、合同文本的正本（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）应归档保 存；相关部门应备有合同文本等资料的副本或复印件。 二、公司成本控制部设立合同管理台帐，系统填报合同的签定、履行、结算等动 态情况。 三、合同原件公司应至少保留三份，存档一份、财务部一份、具体执行部门一份。 四 、合同 的保管期限、保密、销毁 合同的保管期限：合同文本原件保管期限一般最短为合同实际履行终止后三年，但下列情形除外： （ 1）房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、项目主体工程的设计、 施工合同、外接物业委托管理合同应永久保存；房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同，保管期限最短为土地使用权期满后两年。 （ 2）其他合同标的额在 50 万元以上，保管期限最短为履行期满后五年。 合同的销毁 合同由管理合同人员列出清单，须由法律人员、经办部门、财务部、总经理会签同意后销毁。 合同管理员负责落实合同销毁工作，法律人员、经办部门 代表共同监督合同的销毁。 （其它内容见档案管理） 第十 二 章 财务管理制度 第一节 支票与现金管理制度 一、支票由出纳员专人保管。 领用支票时须填写《支票领用单》 ,由 经办部门领导、财务 经理 、副总经理、 法定代表人 签字 或盖章批准。 出纳员或指定专人应将支票按批准金额封头，详细填写支付单位的名称、加盖印章，填写日期、用途，并登记号码。 支票领用人要在支票领用簿上签字备查，严禁签发空头支票，支票名称、账号、金额详细填写，不允许空项不填。 二、支票领用人在付款后凭支票存根、发票及本人签字、会计核对、领导审批、金额填写无误的单据交出纳人员销账。 出纳员统一编制凭证号，按规定登记银行账号，原支票领用人在《支票领用单》及登记簿上注销。 三、财 务人员支付每一笔款项，无论金额大小均须经办人、经办部门领导、 财务 经 21 理 、 副 总经理 、 法定代表人 签字 或盖章 后方可支出。 法定代表人 外出时应由财务 经理 设法联系或取得授权，经同意后可先付款、后补签。 四、企业可以在下列范围内使用现金。 职员工资、津贴、奖金。 个人劳务报酬。 出差人员必须携带的差旅费。 结算起点以下的零星支出（ 2020 元以下）。 董事会批准的其他开支。 五、除第四项外，财务人员支付个人款项，超过使用现金限额的部分，应当以 转账或 支票支付；确需全额支付现金的，经会计审核、财务负责人批准后支付现金。 六、 财务人员支付现金，可以从库存现金限额中支。