总经理办公室规章制度

总经理办公室规章制度内容摘要：

种介绍信主要用于介绍某人到何处办何事的一个凭证，这种介绍信存根要归档，保存期五年。 证明信：以酒店的名义证明某人的身分、经历或者有关事件的真实情况的专用书信。 二、介绍信保管与使用 酒店介绍信由办公室专人负责保管和开具，开具介绍信要严格履行审批手续。 重要事宜需由部门经理签署意见后，报经分管总经理审批，一 般事宜需由部门经理签字，办公室主任审批，方可开具介绍信，严禁开出空白介绍信。 22 名片印制管理规定 一、酒店各部门个人名片需报办公室统一印制，并实行统一徽章、统一底版，名片上坐机号统一印酒店总机，个人手机号印制酒店统一发放的手机号。 二、酒店主管以上管理人员可以印制名片。 三、各部门（主管以下级别的）员工确因工作需要印制名片，由所属部门提出申请，请经分管总经理审批后方可办理印刷事宜。 四、酒店所有名片的印刷申请由总经理办公室负责审批、发放、采购部负责印刷。 23 印章管理规定 为严格本酒店的印章管理，特制订本规定： 一、酒店印章的种类 酒店印章主要有酒店公章、合同章、各类财务章、法人代表章、部门印章。 二、印章管理、审批权限 公章、合同章由酒店办公室专人专职负责保管。 凡使用上述印章应填写“印章使用审批单”或印章使用登记薄。 公章的使用 凡申请使用公章的文件，均需办公室主任审核。 合同章的使用 涉及有关费用开支的经济合同、协议等必须按管理权限，由总经理或分管总经理审批后用印。 对在具有法律效力的文书（合同、协议）等用印，须经法定代表或授权人审批 后办理。 财务专用章、法人代表章的使用 该章由财务部指定专人负责保管和使用。 其中银行印鉴必须分二人保管。 使用上述印章由财务部经理审批后方能用印。 各部门印章的使用 各部门印章由部门经理本人或指定专人负责保管使用。 部门印章 限于部门之间的工作联系，对外不具备法律效力。 注：严禁酒店公章、财务专用章、法定代表人印章携带出酒店以外使用。 无特殊情况不得先用印，后填写单子审批。 对不执行规章，擅自用印的，除按酒店规章制度处罚外，还将保留追查印章使用责任人的法律渎职责任，对造成严重后果的，一切责任将自负。 24 四、值班经理制度 一、工作职责 酒店总经理、副总经理不在店期间，代为处理急需解决的问题及协调各部门工作，如遇难以决断的问题，可请示总经理或副总经理后作出决定。 值班过程中不定时巡视酒店的各个操作区域和后台区域，检查各区域的卫生、安全、员工操作、服务态度及仪表仪容等状况，发现问题及时指出或通知有关部门。 遇到突发性或非常性紧急事故，如火警、停电、严重漏水、骚乱、打架、意外伤亡等，要立即赶往现场处理，并及时电告总经理或副总经理。 检查当日有否重要客人到达或离店，做好重要客的接待工作。 根据 HSKP 发出的查房项目及标准，抽查三间房间，如发现问题，及时通知客房中心或有关部门。 拔打三个内线或外线电话，检查酒店总机接线生接听电话的礼貌程度是否符合酒店标准。 协助大堂副理各部门当值主管处理宾客投诉。 核对每天的酒店自用房和免费房。 当班结束时，将整个当班情况及发生的每一事件的具体内容处理结果，详细记录在值班经理工作日记中。 二、值班经理人员值班及时间 值班经理由总经理指定的部门经理或主管担任。 按照总经理办公室每月编排的“值班经理排班顺序表”轮流当值。 当值时间为 ：周一至周五当天下午 5： 00 至次日早上 8： 00 周六至周日早 8： 00 至次日早上 8： 00 25 三、值班经理工作要求及工作流程 值班经理根据总经理办公室制定的值班经理排班表，明确自己的值班日期及班次，按时值班。 值班经理每天 17： 00 前到总经理办公室、领取值班经理工作日记和值班经理报告表。 值班经理必须掌握酒店各项突发事件处理程序。 值班经理在处理所有事件过程中，必须本着代表整个酒店管理层的形象，本着严肃的工作态度，认真履行值班经理职责，沉着、冷静、谨慎、仔细地处理 每一件事。 确因某种原因无法完成，必须在值班经理工作日记中作出说明。 值班经理应佩带必要有通讯工作，以备及时联系，并应着酒店服装，注意仪容仪表。 值班人员有特殊情况不能在酒店值班的，需提前一天通知办公室调整。 值班经理在当班结束前，认真写好值班经理工作日记和值班经理报告表，在次日 8： 00 前交到总经理办公室。 26 总值班经理检查报表 日期： 值班经理： 项 目 部 门 服务质量检查项目 劳动 纪律 卫生 情况 设备 （消防） 完好情况 早餐准备 情况 （或其它情况） 着装、仪容、 站姿、微笑、 问好、主动服务 27 注：对前台区域不少于二次检查，对后台区域（包括对各办公室）必须抽查一次，本表只填写存在问题及处理结果，若无问题就填写正常，报表照交。 值班经理管理制度 总经办制定值班经理排班表，在上一轮值班结束前发放至各值 班经理。 总经办根据总经理的要求，与有关部门联系，处理值班经理报告中的各种问题并及时将结果反馈给总经理。 总经办每日值班开始前准备好值班经理交班记录本及空白值班经 理报告表，并通知值班经理及时领取。 总经办负责统计值班经理报告中记录的公共区域问题及客房问题， 并在每月底将统计 结果送呈总经理审阅。 总经办每月底负责向执行总经理汇报各值班经理履行工作职责情况。 值班名单临时更改，总经办及时通知各部门并报告总经理。 总经办负责新值班经理工作培训安排。 由总经办妥善保管值班经理报告及值班经理交班记录本，并进行存档。 由总经办处理其他有关值班经理事宜。 28 文书管理 酒店基本行文规范 一、 公文格式 报告格式 金鑫 大酒店 密级 文号 标题 主送机关（全称） 正文（报告的起因、内容）（要求一事一 报） 特此报告（以上报告，如有不妥，请指示） 打报告单位名称 日 期 用途：下级向上级汇报工作，反应情况和问题；答复上级机关的询问或要求用报告。 报告在事前、事中、事后都可以行文，且不需批复 29 请示格式 金鑫 大酒店 密级 文号 标题 主送单位（全称） 正文（详细、准确地写明请示事由）；明确提出本单位或个人对解决某一问题的意见；具体提出对上级的要求。 以上请示，当否，请审批 （妥当、请指示） 请示单位名称 日 期 相关抄送单位 用途：下级向上级汇报工作，某个问题作用指示给予答复，审检批准的公文。 请示必须事先行文，请上级批复。 30 决议格式 金鑫 大酒店 密级 文号 标题 主送部门： 正文 提出决议单位 日 期 抄送单位 用途：对某些重大问题或重要事项，经过会议讨论通过，要求贯彻执行或知晓的公文，运用于店级会议。 决定格式：同决议 用途：对重要事项或行动作出安排的一种公文，具有规范性和行政约束力。 31 通知格式： 金鑫 大酒店 文号 通知主体 被通知单位 正文 特此通知 通知单位 日 期 用途：是将某种规定、情况、事项告诉有关单位或个人的一种公文。 32 公函格式： 去函格式 关于 XX 问题的函 受函单位 正文 为感 发函单位 日期 结束用话：上行函用“为盼” 平等函用“为感” 下行函用“为安 ”或“是荷” 复函： 格式、同去函，标题用“ XX（单位）关于 XX 问题的复函”，结束语，下行函用“此复”，其余用“特此函复”。 公函的用途：用于上下级和各平行单位或不相隶属的单位之间、商洽、询问、答复联系具体工作问题的公文。 33 政策程序格式 金鑫 大酒店政策程序 起草部门： 审核 常务副总经理 批准 总经理 生效日期： 主题： 正文 使用：政策程序必须由分管副总经理或常务副总经理审核，总经理批准方可生效。 34 内部通函格 式 INTER— OFFICE MEMO/内部通函 FROM/由： 请示 报告 TO/致： 通知 工作联系 APPROVED BY/审批人： DATE/日期： NO。 SUBJECT/事由： 正文 CC/抄报： 用途：用于酒店部门之间、部门与总经理室联系具体工作问题的公文。 部门向总经理室通函，必须由所属部门经理签发，部门与部门之间通 35 函除发函部门经理签字外必须由分管副总经理加签。 二、 公文行 文规范 要分清上行、平行、下行文关系，不能混淆。 要分清主送机关（单位）和抄送机关（单位）。 向上级行文时，要选准主送机关（单位），主送给一个直 接主管机关（单位），不能多头分送，对其他有关领导可以抄送。 在下行文或平行文时，为了让上级掌握情况，支持或协 助某项工作，可同时抄报。 上行文不能越级。 除酒店办公室外，其他部门均无权对外行文。 部门需要办理公文，均由部门拟稿，并交上级签字，送 总经理办公室核稿，由总经理办公室签发。