商务部职能与工作流程

商务部职能与工作流程内容摘要：

的具体情况在授权范围内确定；对超出范围的，需请示公司总经理决定。 本制度未涉及的内容，参照公司其它相关制度执行； 本制度自公布之日起严格贯彻执行。 生产计划管理办法 待与工厂讨论确认。 订发货管理办法 低碳生活，从欧西开始 web： 第 9 页 共 21 页 待与工厂讨论确认。 印章管理办法 为 规范和加强 公司印章 管理与维护，特制定本规定。 与销售有关的印单保 管、移交与停用参照《印章管理办法》。 印章使用范围 A、 凡属以公司名义对外发放公司产品及相关资料，一律加盖公司资料章； B、 凡属公司合同类的资料，加盖公司合同专用章； C、 凡属公司产品报价方面的资料，加盖公司报价专用章； D、 公司的资料均应加盖复印无效章。 印章使用审批，详细规定参见《印章管理办法》。 使用印章登记 A、 印章使用时需注明用印事由、数量、申请人、用印日期在。 如果盖章期间非印章保管员负责的，临时印章保管员在登记表上应做备注； B、 使用印章时，保管人应对盖印文书的内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决； C、 严禁在空白的信鉴、介绍信、合同等资料上用印，印 章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。 公司合同章使用需经合同审批流程通过后，填写印章使用登记，印章保管人对盖印资料进行认真审核后方可盖印，印章保管人对盖章内容具有监督责任。 资质文件、资料文件、项目报验资料等需要资料章盖章的，需登记申请后，经批准方可盖章。 以上未明事宜参照《印章管理办法》。 设计师报备 管理办法 低碳生活，从欧西开始 web： 第 10 页 共 21 页 6 商务 作业流程： 生产计划作业 流程 了解业务需求 了解 715 日内发货需求 计划专员制订月度生产计划 （特殊情况可制订半月度计划） 商务部经理预审核生产计划 发送生产计划至工厂管理部 工厂生产管理部根据产线及库存情况 对生产计划进行确认及回复 计划专员将工厂确认后 生产计划报 请总经理审核 向相关销售部门、业务人员 通报生产计划安排情况 计划专员要与各业务部门、人员充分沟通了解近期发货需求。 制订生产计划四原则：产品安全库存 产线生产能力 订单重 要紧急程度 原有生产计划 总经理根据产销平衡及业务元素拥有最终调整权利。 商务部提交生产计划需明确型号、规格、数量、交期、生产排序等重要因素。 相关生产计划确认后需第一时间向相关销售人员进行通报。 每月度 28 日前完成下月度生产计划制订工作。 每月 1 日对确认后计划进行业务通报。 低碳生活，从欧西开始 web： 第 11 页 共 21 页 应收账款确认、催款作业流程 计划专员收集销售出货凭证 检核相关销售凭证 制作月度应收账款统计表 采集财务数据进行核对确认 出据应收账款 状况表 报送业务部门经理 请其确认本月应收账款回款计划 业务部门通报对应代理商 并要求签章确认回传 计划专员收集应收账款确认函 完善 补充业务回款计划 统计成表，向总经理报告提交 销售出货凭证： 材料销售合同 工程销售合同 发货单 工厂发货统计表 财务数据核对重点： 以销售凭证为准。 重点检核工 程项目施工费用 应收账款数据。 未决算项目 暂以预算费用记账，决算后再行调整。 应收账款确认函需存档管理备查。 商务部计划专员根据应收账款状况出具应收账款确认函，由业务部门与代理商进行确认动作。 每月度 2 日前完成上月度应收账款统计 工作。 低碳生活，从欧西开始 web： 第 12 页 共 21 页 工程材料采购作业流程 技术服务部根据工程项目需求 向商务部计划专员提交工程预算单 商务部计划专员根据预算单要求 提交采购清单 采购经理预审核采购 计划 发 送邮件抄送财务部经理 计划专员提交请款单 （备注：必须付采购 清单付件） 采购经理审核 总经理审核 签订采购合同，安排物流运输 确认收货，索要收货回单 跟踪采购材料发票 工程预算单必须经过公司技术副总经理审核通过方可转入商务。 审核确认要点： 财务确认是否要求开据进项票及税点要求。 采购经理负责审核采购计 划合理性。 工程材料发送工厂或工地必须跟踪确认已收情况（数量、规格等） 要求提供收货回单。 （直发工地特殊情况须由业务人员或指定人员确认收货） 相关发票不得跨月，必须当月收回并提交给财务部门。 低碳生活，从欧西开始 web： 第 13 页 共 21 页 项目信息报备、跟踪流程 设计上图信息报备、跟踪流程 业务人员提交《设计上图信息表》 部门经理预审核 商务部商。