家乐福经销商执行手册

家乐福经销商执行手册内容摘要：

“ 步骤二 ” 中扣除及返还的退货款，将在对应的付款明细中体现 (详见附图 )，鉴于该操作目的是提示您尽快在增值税发票中自扣退货，故本公司不提供对应的发票。 * 在付款明细中以 “ DR” 或 “ R” 为首的内容是代表以前已在系统中扣除的退货，请不要重复在增值税发票中扣除，以免产生退票。 其中以 “ R” 为首位的已扣除退货（见下图），请在扣除退货后 3 个月内携带对应的付款明细，去联系家乐福当地财务部门，申请办理开具退货证明及红冲发票事宜。 ，您仍未按以上方式处理，我们只能配合您向税务 局办理退货证明，再由您凭退货证明向家乐福开具红字发票。 按照税务要求，办理退货证明需要以下操作。 供应商提供退货的相关证明材料： (a)加盖供应商公司公章的 “ 销货单位同意退货证明 ” ，公章必须与进货发票的公司名称一致； (b)进货的发票复印件。 多单品发票必须附销货清单，因为退货证明必须按单品办理； (c)进货对应的银行收款凭证； (d)退货单复印件，请供应商妥善保管好退货单。 供应商备齐上述四种材料交给我公司各城市财务部，我公司凭此填写税务局统一格式的《开具红字增值税专用发票申请单》，呈交税务局审批； 税务局审核《开具红字增值税专用发票申请单》，批准后加盖税务局的印章，发还家乐福公司； 家乐福各城市财务部将《开具红字增值税专用发票申请单》的厂商联交给供应商 供应商凭退货证明开具红字发票，交给家乐福各城市财务部。 供应商在递交发票时要作好自查 ,减少错误发票发生 ,当月的错票要当月在本公司的增值税开票系统中作废 ,次月作废发票需办理《开具红字增值税专用发票通知单》 供应商办理退货证明且税务局已批复后，必须开红字发票给家乐福公司；若未开具红字发票，家乐福公司将终止再次办理任何退货证明。 如上所述知办理退货 证明手续相当繁杂，需要提供多项书面材料，而且办理时间很不确定，等待时间很长。 所以请您尽可能采用净进货发票的方式处理。 我公司在增值税发票的开票方式上采用净额发票，以下为标准格式。 但在有时候，存在一些价格折让和存货补差，一些供应商也开在发票中，与折扣合计在一起。 这是不正确的，这会严重影响您的正常的合同费用结算。 例如某供应商给予 200元的存货补差。 订单之后的价格折让和补差也不能与商品合计一起，那样您的发票不能过帐，影响您的正常货款结算。 正确的开 票方式是：订单之后的价格折让或存货补单独开一栏，并在商品减去折让或补差的基础上计算折扣。 ，如果供应两种或以上不同扣率的产品时，如时开具发票。 供应商编号是供应商与家乐福合作的基本单位。 供应商与家乐福的一切业务合作都是通过供应商编号进行，如订货、收货、开发票、付款、对帐。 每多增加一个编号，每一个环节的工作量便增加一倍。 保留尽可能少的供应商编号对供应商和家乐福公司都是非常必要的。 目前，供应商开具给家乐福的发票是净额发票，习惯上一张发票一个扣率。 当一个编号下面有两种不同扣率的产品 时，如何开具发票呢。 解决方法：在这种情况下 ，请不必按扣率开票，请按折扣金额开票 例： 供应商 14 部门，厂编 0008，北京四季发财商贸有限公司，向家乐福创益佳店供应商鸡蛋、粉丝、茶叶，三类产品扣率各不相同，如何开票。 步骤一 ：供应商请先按如下格式作一张折扣计算表，算出所有货物的折扣金额。 步骤二 ：把折扣金额 直接放在发票上。 不必按扣率开票。 以上表作为发票附件。 家乐福每月按产品类别和供应商对帐，并把对帐报表放在供应商网站上。 当前，许多发票在月末最后一两 天送交财务中心。 但平时日收票量很低，上旬日收票量不足下旬每天的五分之一。 供应商在月末大量送票，致使供应商在前台等待时间过长，工作量过于集中而无法及时处理；另外许多特快专递和快递送出就已经较晚，再加上路上周转时间，送到财务中心已经过了月底，只能输入下月。 为配合供应商的发票和应收帐款的管理，我公司特发布此通知，明确规定供应商送交发票的时间和家乐福处理发票的时间，请供应商尽早送票以便按时结款。 时间安排如下： 家乐福财务中心在收票后 24小时内完成发票处理。 月末，凡供应商在 每月倒数第四天的 18:00之前 送交财务中心 的发票，我公司在当月输入系统。 凡在这个时间以后送交的发票，我公司在次月输入。 (倒数第四天：例如 3月份一共 31天，倒数第四天即为 28日。 四月份 30天，倒数第四天为 27日 ) 付款 按时付货款是家乐福公司货款结算原则 ： 发票可以被支付货款的日期 ： 帐期是指从家乐福公司对于同一张发票所对应的一批货物完成收货的日期到发票到期日之间的时间（多少天） ： 家乐福公司的开户银行向供应商支付货款的日期。 到期日的计算： 发票到期日＝家乐福完成收货的日期＋合同帐期 举例 ： 10月 20日供应商送货至门店， 25日开发票，家乐福 27日收到发票。 供应商帐期为货到 60天，以收货日期计算，则发票到期日为 12月 20日 ，请您留意以下两点 ： 及时送发票。 家乐福凭发票付款，只送货不开票是无法结款的 . 一个供应商可能同时与若干个家乐福商业公司合作，当一个商业公司的应付帐款出现负数的时候，其它商业公司的付款会暂时受到影响。 可能导致负数的原因有两个：扣款和退货。 对于扣款，请您尽可能开正确的净额发票。 如果所有 百分比费用 全部开在发票里面，就不会帐扣退佣差异。 对于退货， 请您加强与门店的沟通，避免货物的大进大退，影响正常的业务运转和资金流动。 ：电子信箱： 202020 上海浦东南路 528号上海证券大厦 25楼 财务部付款中心 费用结算 禁止供应商以现金方式向家乐福公司支付合同费用和门店促销费用 ，包括总部合同费用和门店促销费，只有两种结算方式，从货款中帐扣和开入净额发票。 个别特殊情况下，允许供应商电汇或支票方式向家乐福公司支付款项，例如门店货款已经结清 但需要退货，供应商和门店约定支票形式支付 TG费用，存货降价补差等。 严格禁止以现金方式向家乐福公司，包括公司总部、各商业公司、门店支付任何总部合同费用或门店促销费。 促销员管理费和押金除外。 扣款发票由当地城市的 JV财务部开具。 JV的联系方式请参照附件。 发票分为国税普通发票和地税普通发票。 凡是与百分比有关的费用，如 RB difference和 Conditional Rebate，家乐福将提供国税普通发票；凡是固定金额的扣款，如 TG、 DM 等，家乐福提供地税普通发票。 对于地税 普通发票，一般当月扣款在下月初开票，一个供应商编号开一份发票，发票总额等于上月所扣款项总和，详细扣款内容请参照上月付款明细。 目前，大多数家乐福 JV 采用邮寄方式递送发票，采用邮寄方式的城市一般在每月 15日 前寄出；部分地区由供应商上门领取发票；具体请咨询各城市 JV 财务部。 若未在适当时间内收到发票，请持付款明细至各城市 JV 财务部开取发票，超过三个月，非特别原因将不再受理。 对于国税普通发票，由于涉及的 RB difference因为合同条款变更，有时为正有时为负，为减少开票的混乱，我们建议您在下次开票时 自行调整，若不能自行调整，我们在每年一月和七月统一对帐后，对累计的 RB difference开发票。 * JV， Joint Venture，即家乐福在各城市的商业公司。 家乐福财务编制以 JV为单位。 如在青岛市家乐福有两家门店，属同一公司，即同一 JV，只设一个财务部，在名达店。 第五章：供应商与家乐福的沟通 供应商网站 家乐福公司的供应商网站是专门面对供应商的沟通平台。 网址如下所示： 每一个供应商有自已的用户名和密码，用户名和密码和本通知一起发送到您在家乐福的电子信箱里面。 获取用户名和密码后，您可以按用户名、密码、和验证码登陆。 验证码由系统随机生成，显示在屏幕上。 无用户名和密码的供应商可与我们的呼叫中心联系，电话 022－ 24257988。 * 南龙公司的分销商禁止更改用户密码，以便公司能随时了解各门店的情况。 登陆后进入主功能界面，我们的网站现在有 6 个功能。 第一个功能：每日付款查询 输入查询条件：只能按 JV 查询。 付款日期请输入起、止两个日期。 点击提交后屏幕出现查询结果，如下所示。 点击最右边一栏 “ 银行票据号 ” 可以查询明细，明细的内容为该笔付款所对应的每一份发票和每一笔扣款。 第二个功能：应收应付查询 该功能可查询您在家乐福的应收应付状况。 输入查询条件：可以按店查询，也可以按商业公司查询。 点击提交后屏幕出现查询结果，是您在该店的应收应付的汇总数据，共六栏数据，未付发票，未扣扣款，应付帐款净额（即未付发票减去未扣扣款），已收货未开发票，已退货未扣款，应付帐款总额（即未付发票减去未扣扣款 ，再加上已收货未开票，减去已退货未扣款）。 屏幕最右边一列是 “ 查看明细 ” ，点击该栏可进一步查询明细数据。 第三个功能：预估进退查询。 预估进：家乐福已收货，但仍未收到供应商发票。 预估退：家乐福已退货，但供应商仍未在以后的发票中扣减，或都仍未开具红冲发票。 当您获取数据后，请尽快开票。 越早开票，越早收回货款。 第四个功能：发票查询 这里的发票是指： 家乐福开给供应商的扣款发票。 目前家乐福的扣款发票有两种：一、机打发票，扣款发票由系统打印出来，目前全国大多数地区采用这种方式，每一份发票的号码，金额， 对应的供应商，开票日期等基本信息都从电脑打印出来并且记录在电脑中；二、手工开票，某些城市尚未实行机打发票功能，所以扣款仍通过手工开票。 目前该网站上公布的发票仅限于第一种，机打发票。 当您公司的业务员前来报帐时，对于机打发票，您可登陆网站查询这份发票是否由家乐福公司开出，以验证发票真伪。 对于手工开具的发票，我们以后也将通过系统向您公布，帮助您杜绝个别人员通过虚假发票向公司报帐，以套取公司资金的行为。 使用方法：用鼠标点击 “ 发票查询功能 ” ，出现如下界面， 请在 invoice No后面输入发票号码，点击提 交，出现如下内容： 可以验证此发票确属家乐福公司开出。 也可以按 invoice date(发票日期 )查询。 如果发票号和日期空缺，则查询出所有发票。 第五个功能：单品查询 可以查询已经在家乐福系统中存在的所有单品信息。 点击单品信息，可以看到单品名称，单品号，普通进价，促销进价，促销期间等信息。 第六个功能：电子订单 家乐福公司正在实施 EDI（电子数据交换）项目，包括订单、收货单、发票等数据的电子化处理，与您一起共同分享科技进步带来的便利。 我们 EDI 项目的第一个步骤是：网上电子订单。 您可以进 入家乐福供应商网站获取电子订单。 相对于目前的传真订单，网上电子订单的优越性是显而易见的：传真机可能因为卡纸未能接收到订单；传真机可能因为油墨不足，字迹模糊不清；电子订单可以下载、转发、复制，极大的方便数据的传递和保存；可以随时随地上网查询，为您带来便利。 一、点击订单功能 二、选择收件箱 三、收件箱内出现订单列表。 点击打开明细，可以网上查看，下载，打印。 * 电子订单遇到问题怎么办。 请拨打热线电话： 8009880121(免费 )，周一至周五 8:30－ 17:30。 * 电子订 单增值服务 : 平台提供下列增值服务，提高您的工作效率：用户分配 、手机短信或电子邮件提醒、多种格式下载、批量下载和打印、拆分或合并用户账号 [ 开通上述功能需要支付额外费用，详细情况可上平台查询或发邮件（开通增值服务申请、联系人、联系方式） 到 ] 家 乐福网站还设有： 公告栏，近期动态，下载中心 ，通过这些窗口向您提供各种信息，例如全国所有门店开票信息，各合资公司联系方式，家乐福收款帐号等等，您可从下载中心里得到所有需要的内容。 供应商呼叫中心 为了供应商与家乐福之间更好的沟通，向供应商提供便捷高效的服务，家乐福公司在天津建立了全国供应商呼叫中心。 电话号码为： 02224257988，欢迎您打电话给呼叫中心，以获取以下信息或者服务： 1) 一般性的咨询：如门店地址，门店增值税信息，如何成为家乐福的供应商，如何修改银行帐号，北京财务中心的电 话号码是多少 „„ 2) 付款查询：什么时间付款。 为什么你们付出的款子我们还没收到。 3) 发票状态查询：发票是否收到。 为什么还没有录入系统。 是否退票了。 什么是价格差异。 4) 受理各种投诉 5) 对帐 6) 常见问题：供应商网站不能登录，我忘记了我的网站密码，未收到扣款发票，负数余额应如何解决。 7) 其它任何需要和家乐福公司沟通的问题。 每天五百人次供应商致电家乐福呼收中心。 家乐福呼叫中心每天接听电话约为四百个。 供应商会议 为增进彼此了解，家乐福公司每年在各个城市举行供应商会议。 2020 年，我们在全国 29 个城市举行了 32 场会议，超过 8600 人次供应商参加了我们的会议。 我们向供应商讲解家乐福公司的业务流程，回答供应商在各个方面的咨询。 会议的邀请信通过网站公布。 （附：邀请函样本） 第六章：授权委托书 本《授权委托书》的目的，是为了规范家乐福商品促销活动和退货的流程。