思拓交通航运信息工程行政办公制度规定(编辑修改稿)

思拓交通航运信息工程行政办公制度规定(编辑修改稿)内容摘要：

市场信息、情报方面的文档资料资料 1）市场资讯信息资料； 2）竞争对手的信息资料； 3）市场调查信息资料； 4）市场推广策划方面文案资料； 5）设计类素材、参考书籍资料； 6）广告资料； 7）其他具有利用和保存价值的信息资料。 销售 管理文档资料 1）营销前期资料； 2）营销合同； 3）售后服务记录。 4) 客户资料 二、档案资料形式与载体 决定、条例、规章制度、重要通知等法规性文件； 会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、各种方案； 签定的各类合同、设计方案、标书； 订阅的报刊、杂志、图书、光盘； 拍摄和录音档案资料资料：原版底片、文字说明、唱片、录音带、录像带； 管理过程中使用的各种表单、报 告、记录； 政府及各相关部门提供的政策文件； 产品研制的技术资料、图纸、方案、说明、报告。 包括文本文件、实物、光盘刻录文档资料、电子文档资料 第二节 机要档案资料 14 一、机要档案资料按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 二、划分标准： 绝密档案资料包括： 公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及重大合同、产品设计技术资料、重要物资采购信息资料。 机密档案资料包括： 1）财务资料； 2） 重大 合同； 3）公司经营情况； 4）薪资性档案资料、劳动合同 ； 5）技术资料； 秘密档案资料包括： 1）重要项目资料； 2）项目合同协议； 3）公司重要会议纪要； 4）重要项目信息； 5）公司收集整理的素材； 6）人事档案资料； 7）公司登记信息 第三节 档案资料整理装订编号 一、档案资料编号分类原则 文档资料形式、载体编码（英文字母）：文本、电子（在电脑内）、光盘、实物； 文挡分类编码（英文字母）：财务、人事、技术、行政、营销等； 文挡期间编码（数字）：年份； 文挡顺序：月份； 以下由部门自行依据档案资料内容编码； 档案资料编号以“一案一号”为原则，遇有 一案归入多类者，应先确定其主要类别进 行编号。 15 二、文挡装订 以左方装订为原则，右上角标明档案资料编码； 文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。 合订文档资料封面有目录表； 电子文档资料应做好电子目录及重要备份； 光盘应做好编号标识，做好包装存放，编制好目录； 机要档案资料须在档案资料编号后注明：绝密、机密、秘密。 第四节 保管部门及保管责任 一、财务专项机要档案资料由财务会计部负责按会计制度规定整理装订存档保管。 二、人事专项机要档案资料由人力资源部负责按本制度规 定整理装订存档保管。 三、 股东会 合同资料由行政管理部按本制度规定整理装订存档保管。 四、其他档案资料均由部门负责按本制度规定整理装订存档，按规定时间与要求移交行政管理部保管； 五、不需移交的文档及未到移交日的文档由部门编制档案清单，每季交行政管理部备档；行政管理部定期核对文档。 第五节 档案资料移交 一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交行政管理部。 二、公司章程，股东会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交行政管理部。 三、合同协议应在签订之日移交行政管理部。 四、财务档案资料、人事档案资料由部门 自行立卷、归档、管理。 五、其余档案资料每年移交一次，时间为每年的１月。 六、档案资料移交须填写《档案资料移交清 单 》。 七、《档案资料移交清 单 》一式三份，移交双方各一份，行政管理部留存一份。 档案移交清单见附件 :档案移交清单 第六节 保存期限 档案资料保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照 16 下列规定办理： 一、永久保存： 公司章程； 股东名簿； 股东会会议纪要； 公司证照；各级批文； 印鉴； 公司年度经营计划； 公司年度经营总结； 年度财务报表； 技术资料； 1不动产所有权状及其他债权凭证； 1人事资料； 1大型活动图片、音像资料； 1其他核定须永久保存的档案资料。 二、十五年保存： 会计凭证； 其他经核定须十五年保存的文书。 (其它财务档案资料的保存期限按国家相关规定执行 ) 三、五年保存： 期满或解除的合同协议； 完结后的项目方案； 其他经核定须保存五年的档案资料。 四、一年保存： 部门工作计划及工作总结； 完结后的部门请求报告； 完结后无长期保存必要文书。 五、公司规章制度由行政管理部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。 第七节 档案资料调阅 一、因工作需要调阅档案资料时，按以下办理手续： 调阅部门内文档：一般资料，由资料保管人决定；部门内机要资料有部门经理批准；机密级以上资料由总经理批准 调阅部门间文档资料：普通文档填写登记表部门经理批准调阅；机要资料填写《档案资料调阅申请 表 》，并经行政管理部核准后方可调阅；绝密级以上资料经总经理核准。 调阅档案室文档资料：普通文档填写登记册调阅；机要资料须填写《档案资料调阅申请 表 》，并经行政管理部核准后方可调阅；绝密级以上资料经总经理核准。 文档使用分为： 调阅：阅读 、查看 复制：复印、电子文档拷贝 外借：原件借出办事 二、调档人必须是《档案资料调阅申请 表 》里注明的查阅人。 三、《档案资料调阅申请 表 》由档案资料管理人员留存备查。 四、档案资料借阅时间最长不超过 8 个工作时。 五、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。 档案资料调阅申请 表 见附件 :档案资料调阅申请 表 17 第八节 档案资料销毁 一、超过保存期，且无保存价值的档案资料应销毁。 二、需销毁的档案资料由保管部门填报《档案资料销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。 三、部门内部档案资料由部门经理核准销 毁；机要档案资料由总经理核准销毁；其余档案资料由行政管理部经理核准销毁。 四、销毁档案资料须两人以上人员共同完成，行政管理部指定专人监督销毁，并填写《档案资料销毁登记表》。 五、档案资料销毁每年进行一次，即每年的１月。 六、《档案资料销毁申请表》、《档案资料销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，行政管理部一份。 档案资料销毁 申请表及销毁登记表见附件 : 《档案资料销毁申请表》、《档案资料销毁登记表》 第九节 文档资料分类、定级、保管、移交、调阅等诸事项的标准见文档管理目录及授权标准 第 八 章 印 信管理规定 根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。 为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定印信管理制度。 第一节 印信的种类和使用规定 一、印信分类 印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。 名章印鉴：刻有总经理签名的印章，一般为特定用途。 部门章：刻有公司部门名称的印章。 职衔签字章：刻有经理 /总经理职衔及签名的印信（可用签名代替）。 其他功能章：刻有特殊事项完成的印章 二、印信的使用规定 对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以 公司名义对政府行政、税务、金 18 融等机构以公司名义的行文，盖总经理职衔签字章、公司印章。 以公司名义对外核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名的，盖总经理职衔签字章、公司印章。 不署名的盖公司印章。 以公司名义与各方厂商、客户签定的合同、协议、意向书等盖公司印章、经办人职衔签字章。 以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖部门章、经理职衔签字章。 各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。 完成特殊 事项：如验收入库、图书登记、公文邮件收发等盖该项功能完成章。 财务事项盖财务印鉴、名章印鉴。 第二节 印信的监印及盖用 一、印章监印 总经理名章印鉴由总经理核定本公司的监印人员。 总经理职衔签字章由总经理核定监印人员。 公司印章由行政管理部主管为监印人员。 经理职衔签字章及部门章由经理指定监印人员。 功能章由功能执行人为监印人员 二、 印信盖用 需用印时，经办人应先填写 用印申请表 ，经审核职能主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。 监印人除于文件、文稿上用印外， 并应于 用印申请表上 上加盖用印样式。 第三节 印信制作与管理 一、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由行政管理部统。