会议服务的基本要求和详细流程

会议服务的基本要求和详细流程内容摘要：

已安排接机人员准时持标有您姓名的粉色纸在机场安检出口等候您，接机人员王 **，电话 18755556666。 如有变化，请随时联系，期待您的光临，祝您旅途愉快。 如果是接站，抵达前短信告知即可，但一定注明哪个出站口。 内容如 李老师，您好，我是北京飞天伟业会务张 **，我的手机号是 15811112222，负责本次会议接待。 您乘坐的动车 D124 将于今天下午五点四十分抵达郑州火车站，我们已安排接站人员准时持标有您姓名的粉色纸在北出站口检票处等候您， 5 接站人员王 **，电话 18755556666。 如有变化，请随时联系，期待您的光临，祝您旅途愉快。 其他工作： ，如果学习资料较多，要提前分装资料。 ，提前将房卡取出，在老师房间准备果盘及温馨提示卡。 接到老师后送往酒 店，引领进房间，安排妥当后，会秘与老师做会议接待详细工作安排。 如果接近用餐时间，可以带老师到附近特色餐厅用餐，进一步加深了解交流。 ，也要先预订房间；如没有预订，要负责协调安排学员住宿。 对于提前报到的学员，原则上不提前收费，让其在酒店交部分房费押金，等开始报到后统一收费，押金退还。 ，一请其交待酒店前台、餐厅、会场服务人员做到价格保密，所有签字一律由主会秘负责；二告知会议水牌、电子屏内容，请其提前准备。 二、会中工作 会中工作是指参会学员报到当天开始到学员学习 结束所安排的一系列工作。 会议报到 报到当天，会秘到酒店后，先搭好报道台，将办公文具、表格、学习资料摆放好；主会秘具体分配工作给其他会秘；去酒店前台询问昨天提前报到学员情况，并登记房间号，告知具体分房合作方法，明确谁负责收费，以及收费多少等。 学员开始报到后，请他们先签到登记个人信息，再询问住房用餐情况，根据要求核算收费总额，并开具收据，收据按先后顺序编号，比如 A A A3 等。 如学员现金交费，使用验钞机当面点清后，收据联交给学员；如学员要求刷卡，原则上不能在酒店刷 学习费，可以刷房费餐费，房餐费用刷卡单要妥善保存，以便与酒店结算时抵用，如果客人有坚持学习费刷卡，可以解释说主办方已经在酒店交了大部分定金，并请到周边银行取现金交费。 主办方特别交代的费用优惠学员，一定要谨慎对待，防止不必要的矛盾发生。 学员费用交齐以后，根据其 交费情况指导填写发票反馈表，如果报到现场人多，可让其带走，填好后尽早交过来，若人不多，可请其当场填写，及时收回。 填写反馈表注意几点：一是提醒学员字迹工整，特别是开票单位；二是分清楚开票项目，哪些项目酒店开票，哪些项目公司开票；三是看清楚开票金额，原则上开票金额只能小于等于实际交费金额，如有超开发票，告知需要收税，并讲明税率；四是根据学员收据编号在反馈表上对应编号，以便收据核对和发票发放；五是注意酒店费用可以开到会务费 6 用里，但会务费用不能开到酒店发票里（这样做主要是防止酒店发票超开）。 根据 学员住房要求，从预先拿到的房号中给学员合理分配房号，并在房表上铅笔登记信息，以便以后信息更改。 如果是拼房，一定要注明性别，便于以后学员拼住， 预先将餐券时间写好并装订，根据学员用餐要求在餐表上用铅笔登记。 事先要清点资料总数目，给交过费用的学员有序发放。 无论是主办方还是讲课老师来去资料，都要做到心中有数，对于学员想多要资料，没有经过主办方老师允许，一律婉拒；经过允许的，也要进行登记。 会场要根据老师要求和学员报到情况来布置，一般在下午或晚上，主要包括挂条幅 /背景，桌椅 摆放，桌签摆放，茶歇台搭建，讲台布置，投影话筒灯光等设备调试。 一部分讲课老师会在报到当天到达，根据主办方老师提供的抵达信息，安排接机 /站，接待程序同主办方老师。 对于德高望重的讲课老师，主办方老。