五星级大酒店会议团队接待方案(程序与标准)

五星级大酒店会议团队接待方案(程序与标准)内容摘要：

行初步框房，将会议的大概时间、用房数、联系人输入电脑。 如在会议召开前一周尚未接到会议通知单，则与电脑中输入的联系人联系，确认会议是否在店召开。 在会议确认后，根据会议通知单的要求生成户籍。 在会议召开前一天，对照会议通知单，核对电脑中的分房。 接到变更通知后，立即在电脑中作出相应的修改，对 通知相关部门。 会议意见的收集与反馈 ? 会议结束后请会务人员填写意见反馈表 1） 会议结束后，务必要征询会务人员及参会人 员对酒店的意见反馈表。 2） 顾客反应一般、较差或投诉事项应详细写明内容，满意的事项如可能也要写明内容。 3） 尽可能多征询几个会务人员或参会人员的意见，注明提供意见人员姓名、联络方式，如可能请客人签字。 4） 将意见反馈表交部门文员处，部门必须收到每会议专业化实施方案 8 档会议的意见反馈表。 5） 一些重要反馈意见必须立即反馈部门，以便快速对宾客进行反馈。 6） 意见收集上报后，反馈表存档于会议客户历 史档案中，以便客户将来 再次会议时查询， 使工作做得更细。 7） 将反馈的内容收集入一周宾客意见反馈中上报相关行政管理部门、驻店经理、营业总经理室。 会议专业化实施方案 9 企划部（美工）： 程 序 标 准 会标的设计、确认、制作 根据每档任务美工单对会标的要求，按实际尺寸的比例进行效果设计，并出稿件。 根据稿件应标明会议活动名称、使用起讫时间、放置地点等内容。 稿件设计完毕后交由相关会议跟踪人员签字 确认。 按确认后的内容按时完成制作。 横幅贴字完成后必须对照稿件再次审核。 打印稿完成后需对照稿件再次进行审核。 背景板文字 完成后张贴前对照稿件进行检查。 指示牌制作完毕后通知前厅礼宾进行安装与摆放到位。 横幅、指示牌需指示明确，通知工程部安装到位。 移动背景会标或在固定背景处需特殊安装工作的会标，通知工程部将支架布幅安装到位，应明确安放位置、形式，布幅必须干净、整齐无破损。 确认工程部已按时、按要求安装到位。 1通知刻字商按时将背景安装到位。 所有的文字或图案内容需布局美观、整齐。 与工程部的合作 会议支架（含布幅）、横幅及会议有关高空固定大型物件的布置，需提前一天通过电子邮件通知工程部，通知应包括工作项目名称、 地点、完成时间等内容。 特殊环境布置需工程制作的、需提前通知工程部，同时将设计稿交于工程部，通知应写明完成时间。 通知工程部按时完成的项目，应检查确认按要求到位。 特殊制作项目还应及时与工程部指定工作人 员沟通尺寸、比例、制作工艺等事项。 确保 会议专业化实施方案 10 按要求时间完成。 会标安装前后的检查 ? 横幅、会标安装前后 确认字体无差错。 确认文字内容无差错。 确认布幅必须整洁、牢固、易于固定。 确认大小比例无差错。 确认使用的美工材料符合质量标准。 确认固定后比例与环境协调、美观。 确认固定程度良好，使用期间 不会脱落。 会标的收费 使用房间的会议收费，制作完毕后开具杂项收费单总台，统一向会议客户收费。 只使用宴会场所的客户收费，杂项收费单交宴会预订与会场费一起向客户收取。 标明使用地点、时间、会标名称及价格。 免费项目同时列收杂项收费单，标明免费。 审核会议特殊布置 审核会议客户特殊布置方案，按照酒店规定确认有无违反酒店规定的事项 1） 有无不利酒店形象的内容或布置方式。 2） 有无损坏其它酒店客人感受的布置形式。 3） 有无会造成酒店设施损坏或不利于清洁留下后遗症的布置形式。 4） 有无隐藏安全隐患的布置形式。 如有以上 因素的应予以明确否定或向部门提出意见。 在方案上签署个人意见或向客户提供更好或变通的意见供跟踪人员与客户沟通。 确认最后与客户协商后的方案。 会议专业化实施方案 11 二、前厅部： (一 )、会议用房控制程序 程 序 标 准 会议入住前一天 大堂副理每天上午查询第二天到店的会议情况。 大堂副理查看会议通知单，是否有特殊要求，如有，应提前准备。 总台查看一下房间是否已提前 BLOCK ，并且准备好钥匙，由大堂副理夜间核查确认。 大堂副理通知好客房中心查看房间做好相应的准备。 客房预订、总台应控制好，预估第二天 的出租情况，排房时应灵活运用，避免锁房冲突，为酒店争取最高利益。 会议入住当天 总台需知晓用餐地点及相关情况。 总台具体到店的客房数量和时间。 大堂副理 VIP 或特殊要求及特殊付款的相关情 况要了解清楚。 大堂副理应了解会议当中的特殊要求：会议室有否更改，会议室的布置，签到台及绿化的布置要求，幕布及指示牌有否特殊要求，会议中茶水点心的提供，用餐的具体要求，是否需要做好叫醒服务等。 大堂副理了解会议团队一天活动情况。 大堂副理将有关情况通知好相关部门及负责人。 大堂副理提前检查，确保每一项工作都已完成。 3。