zy手机专卖连锁店行政部管理制度-57页

zy手机专卖连锁店行政部管理制度-57页内容摘要：

购买申请表》，经行政部经理、总裁办总经理审批并盖中心印鉴，申请人凭申请表财务联到门店购买手机，该门店店长收回申请表财务联按优惠价售机，并将申请表财务联和质量保证单财务联装订在一起做帐。 第五条 申请公司公务手机卡及话费补贴，均需由申请人填写《公务手机卡及话费报销（补贴）申请表》，并经部门经理、中心总经理、行政部经理审核， 总裁办总经理审批后生效，行政部负责跟进相关调拨和领用手续。 行政部和会计部根据审批后的申请调拨单、领用单的相关联次建立相应档案。 第六条 配备有公司公务手机卡及享受手机话费补贴的人员必须保证手机卡 24 小时 行政部规范管理手册 管理程序 开通，以保持联络（公司会议期间要求关机或其它特殊情况除外），否则处以当事人 100 元 /次罚款。 第七条 配备公司公务手机卡及享受手机话费补贴的人员离职（含辞退、辞职、自动 离职位或不再使用手机卡及取消话费补贴的需将公务手机卡交回行政部，由行政部主办人员检查手机卡及确定补贴截止时段后，办理公务手机卡调拨手续， 向会计部知会话费补贴截止时段，并通知总裁办秘书组更改公司通讯录。 第八条 公务手机卡及话费补贴的申领和退还具体作业依照《公务手机卡领用及话费补贴申请流程图和作业说明》、《公务手机卡退还及话费补贴取消作业流程和说明》执行。 第三章 水电费、房屋租赁费及其他行政事业性收费管理 第九条 公司所有房屋租赁费（租金）、水电费及其他行政事业性收费（含管理费、卫生费、治安费、电视收视费、宿舍电话费等），除涉及工商、税务规费外，均由公司行政部统一管理。 第十条 公司所有出租物业和租金，由行政部主办人员根据房屋租赁 合同提前填写收租通知，经行政部经理、总裁办总经理、财务中心审核后，财务中心将其下发到相关 部门 或门店，部门主管或门店店长收回租金后，在收款当日将款项与当日营业款一同存入银行（分开两批存入），并在工作日报中注明。 财务中心确认收回租金后应及时知会行政部，并将存款单送交一份给行政部主办人员。 第十一条 公司总部太平镇区上述费用由行政部出具缴款通知后由公司财务中心统一缴交，或由行政部统一缴交后核销。 第十二条 太平镇区外各门店上述费用的缴交、报销、登记及异动交接： 房屋租赁费（租金）的缴交、报销流程。 行政部根 据房屋租赁合同的规定，提前填写档口（宿舍）租金付款通知书”，经行政部经理审批后交财务中心审核。 财务中心核实后将交款通知下发或传真至需交款门店，门店收到交款通知方可交款。 房东收租开具收据或发票时，租金应与其他费用分开制单，门店亦须单独填写支出报销单。 最迟于次日填写财务单据传送单将支出报销单及店长和助理店长同时签名后的交租收据（或发票）交由配送员带回 行政部规范管理手册 管理程序 财务中心。 水电费用及与其同时缴交的其他相关费用的缴交、报销流程。 门店收到房东或物业管理公司的水电交费通知后，由该店店长或助理店长前往水电表处进行核实确认，以营 业款缴交，并及时填写支出报销单，且最迟于次日填写财务单据传送单，将支出报销单及店长和助理店长同时签名后的水电等费用收据（或发票）交由配送员带回财务中心。 临时缴交的各项行政事业性收费的缴交、报销流程。 临时需要缴交的各项行政事业性收费属于初次缴交的，必须经行政产经理同意方可交款。 属于例行缴交的则可即时付款。 此费用先由店长或助理店长垫支，不可以用营业款缴交。 交款后，店长或助理店长要及时填写支出报销单，且须在两天之内填写财务单据传送单将支出报销单和收费收据或发票交由配送员带回财务中心。 房东或其委托人收款 人收取租金、水电等费用时须出示身份证、受委托人 还须出示委托书。 委托书由房东及受委托人亲自到门店办理，门店自留一份委托书复印件以备查验，并传真一份到行政部备案（委托书格式见附件一）。 各门店在收到交租（水、电费）通知时应及时缴交，未收到交款通知或到预定交款时间，应主动跟进查询交款事宜（特别是水电费用）。 如因时任店长或助理店长不及时交款产生滞纳金或其他后果的，由在任店长或助理店长承担责任，并负担滞纳金。 房屋租赁费租金、水电费等其他行政事业性收费的登记及异动交接。 门店在缴交上述各类费用后应及时做出专项登 记，使用公司下发的登记表格登记种类费用的交款时间、收费时段、水电表起止行度、水电单价及具体款项，以备检查。 店长异动交接时，必须进行上述各项费用缴交情况的交接。 第十三条 租金和水电费等费用的收据或发票要求： 房屋租赁费（租金）收据或发票上必须要有如下内容：交款时间、收租金时段、收租人签署全名（收款方为单位的须加盖公章）、店长和助理店长同时签名（如店长或助理店长任何一人不在场时，可由门店正式员工签名确认）。 水电费收据或发票上必须要有如下内容：交款时间、收费时段、水电表 行政部规范管理手册 管理程序 起止行度、水电单价，非电脑制单 时要收款人签署全名（收款方为单位的须加盖公章），店长和助理店长同时签名（如店长或助理店长任何一人不在场时，可由门店一正式员工签名确认）。 租金和水电费以外费用的收据或发票上必须要有如下内容：交款时间、收费时段、时费项目、收款人签署全名（收款方为单位的须加盖公章），店长和助理店长须同时签名（如店长或助理店长任何一人不在场时，可由门店一正式员工签名确认）（见附件二、三）。 第四章 保险柜使用管理 第十四条 正确操作保险柜的方法及要求如下（适用类型：大王保险柜） 保险柜正确操作方法为： （ 1） 开启保险柜： （配合密码） 插入保险柜匙（方向要正确，先不可转动） —— 按密码键及确认键 —— （绿灯亮后）顺时针转动保险柜匙到位 —— 开启或转动手柄后开启。 （ 2） 关闭保险柜：（配合密码锁） 检查柜内物品摆放 —— 关闭保险柜门（手柄复位） —— 逆时针转动保险柜匙复位后拔出。 各门店须严格按照以下要求执行： （ 1）每星期更换一次密码； （ 2）保管人异动时及时更换密码； （ 3）电池不够电量时，应及时更换； 各门店保险柜备用匙由各门店归属区域管理部经理集中保管，各门店如需应急使用备用匙的（如忘记密码或电池无电等），应及时报告管理 部经理； 公 司新张直营门店保险柜备用匙由采配中心物流部直接交给新店归属管理部经理； 其他类型（或品牌）保险柜的操作方法应按使用说明书操作。 第五章 复印机的使用管理 第十五条 公司复印机的使用管理规定： 行政部规范管理手册 管理程序 复印机的配置地点及责任： （ 1）普通复印机一台，配置地点及保管部门为财务中心责任人，由财务中心指定； （ 2）普通复印机一台，配置地点为总裁办文印室，保管部门为总裁办秘书组， 负责任人由秘书组指定。 （ 3）部分外驻单位和门店根据需要可配置复印机，责任人为外驻单位负责人 或店长。 复印机的使 用范围： （ 1）复印机原则上只可用于各中心需要复印的资料，并且在复印前要先填写《复印审批表》，如属公司规章程序类资料的须经总裁办总经理审批；如属业务类资料的由各部门经理审批。 未经审批者保管人有权拒绝其使用。 （ 2）外驻单位和门店配备的复印机只可用于业务类资料的复印，并经复印机责任人同意才可复印。 复印机的操作： （ 1）每天上班后，复印机的保管人应及时开启复印机；下班后，值班人要关闭复印机。 （ 2）各部门如需复印资料原则上由复印机保管部门的人员负责复印，特殊情况经复印机保管部门人员验视同意后自行复印，复印 完毕后应及时做好登记。 未经复印机保管部门人员允许而擅自使用复印机的，处以每人每次 50 元的罚款；造成机器损坏的，还须承担相关维修责任。 复印机的保养： （ 1）及时更换碳粉； （ 2）保持复印机的整洁，做好保养工作。 第六章 赠品管理 第十六条 凡公司人员在外参加各类展览会、联谊会、招待会、茶话会、酒会、典礼、公益活动等会议和外事礼仪活动者，参加人员返回公司除及时向公司有关领导汇报相关会议或活动的内容和成果外，还须将会议或活动期间受赠或 行政部规范管理手册 管理程序 抽奖所得的各类赠品、礼品、纪念品、装饰品及有价票、证、卡等物品交回物 流部行政仓，由公司统一保存和调配。 属于手机等商品的须交物流部商品仓入库。 附件： 一、《委托书》 二、租金单据填写格式 三、水电费单据填写格式 行政部规范管理手册 管理程序 25 附件：一、委托书 委 托 书 本人（单位） （身份证号： ）将 _ 租赁给东莞市 ZY 贸易有限公司使用期间，全权委托 （身份证号： ）收取租金及水电费用。 委托人签名（指 模）： 受委托人签名（指模）： 二 OO 年 月 日 附件：二、租金单据填写格式 收 据 2020 年 10 月 1日 今收到 ZY 电讯有限公司交来 9 月 1日 9月 30 日房屋租金 金额（大写） 零 拾 贰 万 壹 仟 伍 佰 零 拾 零 元 零 角 零 分 ￥ 企业负责人 出纳 经手人：张三 行政部规范管理手册 管理程序 附件：三、水电费单据填写格式 收 据 2020 年 10 月 1日 今收到 ZY 电讯有限公司交来 9 月 1日 9月 30 日水电费 本月电表度数 :350上月电表度数 :180=170 度 元 /度= 本月水表度数 :350上月水表度数 :180=170 度 元 /度= 金额（大写） 零 拾 零 万 零 仟 叁 佰 叁 拾 肆 元 玖 角 零 分 ￥ 企业负责人 出纳 经手人：张三 行政部规范管理手册 管理程序 27 （四）公务用车管理程序 第一章 总 则 第一条 公司除董事长（总裁）和珠宝管理中心总经理专用车辆外，其余车辆统一由行政部管理、调度和保养维护。 第二条 公司各中心因公务用车，必须按本程序规定办理用车手续，由车队长统一安排 车辆出车。 第二章 车辆申请及使用 第三条 各中心职员申请公务用车需填写《出车单》，由中心总经理或总裁授权 副总经理签字后于用车前一日 23： 00 前交给车队长（车队长不在时可放其办公桌上），车队长依各用车人职务、工作轻重缓急和申请用车时间顺序合理调配车辆（为方便及合理配车，最好能提前一天填写出车单）。 第四条 各中心副总经理级以上人员用车如来不及填写《出车单》，可于用车前一日晚上 23： 00 前电话通知车队长。 第五条 当日晚上 21： 00 以后至次日早上 9： 00 以前用车，请于当日 21： 00 前通知车队长且必须经由本中心总经理（或总裁授权副总经理），总裁办总经理、总裁办副总经理、行政部经理其中任何一人批准并签发出车单。 否则影 响工作，后果自负。 第六条 经。