外贸操作实用手册--外贸七日通

外贸操作实用手册--外贸七日通内容摘要：

术 ”。 当然，涉及合同等重要文件，就需要非常谨慎。 好在外贸的合同 有比较固定的格式，经多年使用完善，其条款基本已经滴水不漏，只需要把商品名称、数量金额交货时间什么的相应更改即可。 关于这些常用外贸单证的格式，本书会给出范本。 事实上，外贸的同行们已经总结出了几乎囊括你可能碰到的任何情况的英语范本例句。 在日常的书面和口头交流中，照搬即可。 这样的例句，在搜索引擎中输入关键字 “ 外贸英语 ” 或 “ 外贸常用英语 ” 即可查到。 在外贸行业的专门论坛，例如阿里巴巴网商人论坛 中更有细致详尽的分类。 13 因此，不必畏难语言关。 英语水平高固然好 ，水平差一样可以硬着头皮上。 电脑和英语，是外贸的两样必备利器。 水平越高，路子越顺畅。 以申请出口权或代理、挂靠、备案等方式获取外贸 “ 通行证 ” ，选定经销的产品，了解了外贸的原理，准备好必需的工具，便可以纵横四海了。 第二关 进阶篇：网商时代，一台电脑通天下 互联网改变了一切，包括外贸。 凭借一台上网的电脑，你几乎可以获取所需的一切知识和信息，处理与外贸相关的绝大部分工作。 通过网站来展示产品，发布广告，寻找客户，通过电子邮件、 MSN 和 一类的即时聊天软件来洽谈生意，无论客户身处世界 的哪个角落，都可以 “ 面对面 ” 交流，仿佛大家坐在一张会客桌前一般。 毫不夸张地说， “ 一台电脑打天下 ” 已经成为外贸的主流，因此也诞生了新的名词 “ 外贸网商 ”。 让我们一步步来看，如何开展网上外贸。 一、第一步：建立一个网站，在互联网上宣传你的产品 除非你已经有了现成的客户，否则，建立一个好的外贸网站，是网上外贸应该做的第一件事。 在现代贸易中，网上有自己的固定主页，某种意义上就如同传统贸易中拥有一个固定门面，贸易机会增加了几倍：不但你可以找客户，更重要是有需求的客户也可以找到你。 同时，有固定的网站 ，客户在一定程度上也增加了对你的信心。 建立商业网站成本并不高。 首先，你需要找一家 “ISP 网络服务商 ” ，也就是国家电信部门授权进行网络服务的运营商。 通过 ASP 网络服务商来注册一个域名 就是你在互联网上的地址。 有了这个地址在世界上任何一个角落都能看到你的网页。 域名的格式一般是。 其中 XXX 部分是你自己起的名字，由数字或英文字母组成。 当然，你可以起任何你喜欢的名字，响亮的，有趣的或容易记住的。 不过建议最好避免使用下划线与短杠，或数字 “0” 与字母 “o” 混用等，因为这通常容易造成 别人抄写你的地址时笔误。 这种笔误比现实生活中寄信地址上的笔误更糟糕 域名错误会导致彻底迷失。 最简单的方法，用你的公司名字的拼音或英文来做名字。 假如不幸与别的域名重复的话（随着注册域名的人越来越多，冲突的情况越来越常见，甚至有人专门注册域名，然后卖给喜欢或需要这个域名的人），再略作调整，比如加上地名或缩写等。 14 此外你还需要向网络服务商租用一个虚拟主机。 所谓虚拟主机，不妨理解为互联网中一台 24小时开机的所有人都能使用的电脑，用以存放你网站上的网页内容，比如产品图片和介绍文字等等。 虚拟主机的容量一 般在 100M 以上 这个容量足以存放数千张普通图片和百万字的介绍 显然完全可以保证一个外贸公司的需求。 有不少正规的网络服务商都可以提供注册域名和租赁虚拟主机的服务，在Google 里输入关键词 “ 域名注册 ” 和 “ 虚拟主机 ” ，可以找到大量这样的服务商，比如有名的中国资源网。 域名和主机两项加起来，每年的费用目前不过 300 多元。 租用虚拟主机的时候，通常还会提供一个专有的、以你的域名为后缀名的电子信箱。 你还可以设置更多的电子信箱，后缀名一样而前缀不同，分给你的下属或同事使用，或自己用于不同的地方 你的 ISP 服务商会详细告诉你设置方法。 有了域名和虚拟主机，接下来就可以建立网站。 网站由多个网页组成。 网页的制作，可以委托你的 ISP 网络服务商或专门的网站设计制作公司来做 这样的公司或公开 /半公开的个人服务者有很多。 根据网页内容的多少和复杂程度，费用在几百至几千不等。 当然，假如你自己就会一点网页制作的技术，就更好了。 因为能操作就省去了不断委托别人修改的麻烦。 一般的外贸商业网站，都会有中英文两个版本，方便国内与国外的访问者。 假如你的产品有特定的客户群，比如基本上销往日本，那么不 妨加上日本版。 内容上一般至少包含 “ 企业介绍 ” （ pany profile）、 “ 产品介绍 ”（ product）和 ” 联系方式 ”(contact) 三部分。 网站建立起来以后，一定要利用一切机会来做推广。 首先在你所有的公司宣传资料，无论是媒体广告、产品目录、传真、电子邮件、名片上都加上你的网址。 经验漫谈 让你的网站 “ 活 ” 起来 实际上，目前大多数企业都有了自己的网站。 可是，很多人抱怨说网站并没有给他们带来什么明显的效果。 事实上也是这样，根据统计，目前国内超过 80%的企业网站是日均访问 量低于 1人次的 “ 死网站 ”。 问题出在哪里。 如何让你的网站 “ 活 ” 起来并发挥作用。 首先我们要明白一点，我们网站的目标人群应主要针对那些不知道我们的潜在客户。 只有让那些身处世界各地的人们能够找到你的网站并且有兴趣访问浏览网页，你的网站才真正 “ 活 ” 起来了。 陌生人如何获知你的网址。 你散发的宣传资料与名片等固然是途径之一，但更主要的是靠搜索引擎。 15 先让我们做个试验。 假设你是一个采购圆珠笔的客户，打算在网上寻找供应商，通常会在搜索引擎，比如 Google 中输入 “ 圆珠笔 ” 来尝试搜索。 很快地，Google 给 出了几十万个网页，包括圆珠笔的供应商、供求信息以及关于圆珠笔的各类知识与新闻，当然，其中还有大量无甚价值的网页，被列出来仅仅因为出现了这个词。 你当然不会有耐心和精力去翻阅几十万个网页，那么，最有可能被你挑选中浏览的，是排列在名单前几页的，以及那些醒目标注着 “ 供应圆珠笔 ” 等标题的网页。 而在那些被你选中的网页中，能够顺利地迅速打开，网页中提供了较多图片信息，详细联系方式的，显然更受欢迎，也更容易成为你真正去联系联系询问的对象。 通过以上小试验，我们不难得出 “ 活网站 ” 的四大关键因素： 醒目明确的标题、实质 性内容、被搜索引擎列在比较靠前的位置、稳定且浏览速度快。 很遗憾，这恰恰是目前大多数企业网站忽视的问题。 比如很多公司在制作网页的时候，因为不了解网页和搜索引擎的特性，想当然地把自己企业的名字作为网页标题，殊不知对于一个国外的客户而言，除非公司名字中包含了产品名字，比如 “ 天地圆珠笔厂 ” ，否则仅仅是 “ 天地贸易公司 ” 的网页，多半被忽视 通常，客户在面对几十万网页选择的时候，给你的机会也许只有几秒钟。 激 “ 活 ” 网站的四大要素，须从设计网页做起。 既然搜索引擎是陌生人找到你网站的主要途径，那么我们就要与搜 索引擎捆绑在一起来制作我们的网页。 即使不是你自己制作网页而是委托网络公司建站，也一定要督促网页制作者把这四大关键因素摆在首位，否则很容易花冤枉钱弄出个华而不实的东西，淹没在浩如烟海的网络虚拟世界中。 当你与网站设计制作者洽谈建站事宜的时候，他们多半会向你展示一些漂亮的网页画面，各种齐全复杂的功能，以及炫目的动画效果等 以显示他们技术专业，收费合理。 网站越漂亮越好吗。 不是的。 盲目建立网站，也许会花钱多而效果适得其反。 变化炫目功能齐全的网页能给人以好感，炫耀公司的实力，但不一定实用。 原因之一，外 贸网站最大的特点，就是访问者大多都是国外的客户。 由于技术上以及人为的原因，不同国家客户访问速度是大不一样的。 网站越复杂，访问速度就越慢，打开页面浏览中出错的可能性越高 对于国外的访问者尤为如此。 除非访问者抱着浓厚的兴趣，否则一般不会耐心等待 5 分钟或失败 3分钟仍努力尝试访问 毕竟访问者只是初步地收集市场信息，不会对一个网站如此执著。 原因之二，很遗憾，主流的搜索引擎，比如 Google，并不支持复杂的动态网页。 炫目的网页反而被忽视，朴实无华内容详尽的网页反而更受关注。 因此，我们必须根据自己的实际需求，在美 观与实用间找到平衡点。 比如工艺品类的，可以漂亮精美一些，更好地展示产品，引起购买欲；机械类的偏重技术参数，则不妨文字多、图片少、结构简单。 16 四大要素之一的网页标题，如前所述，以产品名称作为首选。 因为一个网站包括多个网页，不妨细致些分别针对每个网页设定产品名称标题。 对于无具体产品的公司介绍、联系方式等网页，不妨采用 “ 公司名称 +主打产品 ” 的形式。 实质性内容也很重要。 Google 一类的搜索引擎，在对网页进行排名列表的时候，会依据网页内容中与关键词关联的紧密程度来排序，因此网页内容越详细，网页 排名就越靠前。 仍以上面小试验为例子， “ 圆珠笔 ” 一词出现得越多，内容越充实，就越可能被搜索引擎推介。 但是特别注意，不要因此就堆砌词语，故意在网页中塞进与内容无关的 “ 圆珠笔 ” 单词 — 这样的话 Google 会认为你在作弊，而彻底将你的网页打入冷宫。 只有老老实实充实你的内容，提供专业详实的信息，才能受搜索引擎和访问者的喜爱。 “ 被搜索引擎列在比较靠前的位置 ” 的要素，术语叫做 “ 排名优化 ” ，除了标题和内容外，还有其他一些小技巧，也能发挥一定的作用，这主要靠网页制作者去做了。 有兴趣的读者不妨就以 “ 排名优化 ” 或 “ 搜索 引擎优化 ” 为关键词，通过 Google 了解更详尽的内容，并与你的网页制作者协商讨论。 总之，虽然你不一定需要自己去做网页（实际上，本书建议打算开展网上外贸的同行们学习网页制作技术。 随着软件的进步，制作网页变得越来越简单，你甚至可以使用 Office 里的 Word，像你平时打字写传真一样制作一个文档，然后储存为 WEB 页 — 这就是网页了。 当然，还有更专业的软件如 Dreamweaver，做出来的效果更美观），但是，了解一些网站和网页制作的常识非常必要：你要让网页制作者明白你的需要，并叮嘱和监督制作者完成一些表面 上看不出来但实际上非常关键的工作，以达到上述的四大要素，让你的网站更容易被潜在的客户通过搜索引擎找到，真正地 “ 活 ” 起来。 一个网上外贸的高手，会将网站的作用发挥到极致。 比如，经常性地更新和扩充网站内容，使网站从单纯的公司销售网站上升为行业资讯传播的平台，吸引更多的访问者，提升知名度和威望。 同时，在内容的详尽程度上把握分寸，既丰富，又不能太过详细，因为吸引别人访问浏览不是最终目的。 引起客户的兴趣，希望了解更多内容而主动联系才是上上之选择。 同时，与行业网站建立联系，相互链接推荐，也能极大提高访问量。 此 外，可以利用 “ 网站计数器 ” 一种统计访问量以及访问者所在地的软件工具 来评估自己网站的状况，并以此为依据不断修改完善网站，甚至以其作为评估市场状态的数据依据。 假如发现近期出现很多来自中东的访问者，那么不妨对中东市场加大促销宣传力度。 二、第二步：登陆 B2B 国际贸易平台，主动出击发布广告 17 所谓国际贸易 B2B（ Business to Business）贸易平台，就是互联网上专供国际买卖双方发布各自供求信息，以促进合作的网站，是国际商人聚会的大本营，其重要性不言而喻。 这类 B2B 贸易网站很多，规模大小不一，有综合性的如： 阿里巴巴网： 环球资源网： 中国制造网： 国外类似的： 有按照行业类别细分的专业性贸易平台如： 纺织品交易网： 也有针对某个国际市场的贸易平台如： 新加坡贸易网： 非常活跃的印度市场： 甚至还有专门为你寻找合适的 B2B 网站的向导： 通常，在 Google 中输入所需的产品名，加上 “B2B” 组合关键词，就可以找到分类比较细的贸易平台网站了。 加入 B2B 贸易网站，一般都会有免费会员和收费会员制两种方式。 免费会员很简单，通常在它网站上填写一些名称地址公司简介一类的表格即可。 免费会员一般都可以发布 消息广告，并浏览其他国际商人发布供应信息。 但是如果想看供求信息发布人的具体联系方式，直接与之接洽，多半就要收费了。 因此，如果你只打算把 B2B 网站作为纯粹发广告的地方，那无所谓，免费使用就是。 可如果不想守株待兔而是主动出击，就得成为该网站的会费会员。 这自然有很大风险，一是费用不低，规模大些的 B2B 网站收费通常上千，甚至数万元不等；二是网站虽然提供联系的便利，却不保证供求信息的可靠性 毕竟是各国商人自己发的。 因此，是否去付费做会员，要特别谨慎。 不妨先免费用一段时间，如果真的有不少客户找上门来，说明这个网站确 实有一定影响，此时再考虑做付费会员不迟。 既然发布供求信息是免费的，那么多多益善，到你能找到的所有 B2B 贸易平台去发一通。 注意记录你发过供求信息的网站。 因为有时候这些网站会主动将一些对你感兴趣的客户资料发给你。 这些反馈信息的多少，是衡量一个 B2B 网站的价值的重要依据。 此外，很 B2B 网站对供求信息有时限上的规定，过期则自动删除，因此每隔一段时间可以整理评估一下，挑选那些有反馈的。