贵宾接待基本流程

贵宾接待基本流程内容摘要：

迎接礼仪 迎来送往，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。 尤其是迎接，是给客人良好第一印象 的最重要工作。 给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。 迎接客人要有周密的布置，应注意以下事项 : (一 ) 对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。 若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。 (二 ) 主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。 客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无 法消除这种失职和不守信誉的印象。 (三 ) 接到客人后，应首先问候 一路辛苦了 、 欢迎您来到 xxx等等。 然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。 注意送名片的礼仪 : 、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句 请多关照。 你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说 :如果您方便的话，能否留张名片给我。 ” ，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。 (四 ) 迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才 匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。 (五 ) 主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。 (六 ) 将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。 考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。 分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客 人。 一）接待过程的三阶段 重宾接待的程序，包括客人抵达前的准备工作，客人抵达后的接待服务工作和客人离去后的有关工作三个阶段。 —— 客人抵达前的准备工作 准备工作充分，才能为整个接待工作的顺利进行，奠定良好的基础。 迎客准备工作主要包括受领任务、制定方案和组织配置资源等环节。 受领任务 接待部门受领任务，要掌握本次接待任务的基本情况和要求，做到“四个知道”，即知道客人的基木情况，如代表团名称、主宾姓名、国籍、性别、身份、人数等；知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具；知道客人的活动日程、意见和要求；知道我方的接待指导思想、接待方针和接待规格。 接待部门在接受任务后，一般要召开专题会议，必要时要召开有相关部门参加的联席会议，通报本次任务的基本情况，传达上级领导对本次任务的指示和要求，并进行明确分工。 制定方案 制定接待方案，是接待服务的计划或设计并文件化 的过程。 接待方案是接待工作的主要文字依据，是参与接待部门和有关人员的行动准则和办事指南，在接待工作全过程中起规划、指导、沟通和协调的作用。 接待方案的正文部分要明确以下内容和事项： （ 1）迎送安排：包括迎接（欢送）客人的时间、地点，我方参与迎接（欢送）客人领导和工作人员的姓名及职务，以及迎送礼仪。 安排迎送人员应身份适当，人数不宜过多，视来访团组的性质及主宾的身份确定。 （ 2）住地安排：包括客人下榻的宾馆的名称及其楼栋和房间，住地安排要充分考虑到安全、卫生、舒适、美观等质量因素，尽可能满足 客人对住宿安排的合理要求。 （ 3）就餐安排：指客人平时就餐的时间、地点、人数及费用等。 （ 4）活动和日程安排：包括宾客活动的内容、地点时间，尽量满足客人的合理要求。 如需要领导出面陪同也要写明。 汇报工作、业务洽谈、参观游览等，都要写明地点、时间及接待服务要求等。 （ 5）车辆安排：根据活动日程安排路线及行程，明确接待车辆和驾驶人员等。 （ 6）会见安排：写明出席会见的领导姓名、职务，以及会见时间、地点、双方工作人员等。 （ 7）宴请安排：包括以什么名义宴请，出席宴会的领导姓名、职务以及 时间、地点、人数、规格、费用等。 要明确主菜谱，写明注意事项。 （ 8）费用：应写明客人来访中所需费用由谁负担，如自费，由上级或有关部门报销、本单位负担等。 （ 9）新闻报道：如需进行宣传报道，应在接待方案。