电子文件中心解决方案

电子文件中心解决方案内容摘要：

微软 天宇电子文件中心解决方案 第 10 页 共 97 页 到完整的信息，在这种情况下，这种管理模式不仅不能提高政府部门的工作效率，提升政务公开的透明度，也为广大市民带来不便。 发展与机遇 电子政务发展推动电子文件中心建设 “文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。 目前全世界许多国家采用这种组织形式。 电子文件中心是个新兴的概念。 目前在国内有部分省市设立了文件中心这样一个机构，但这些机构更多的是一个现行文件保管机构。 也有对电子文件进行管理的，但其管理模式也是依照传统的管理文件进行。 随着各地电子政务建设全面铺开，对在政务平台上流转的收文、发文、会议纪要、电子邮件、音像文件等进行收集、分类、管理等，就显得尤为重要。 为适应电子政务发展的需要，依托各地建立的电子政务内部网络（党政网、信息网），发挥档案馆综合接收档案的优势，通过建立电子文件中心，提前接收电子文件和电子档案，防止出现电子时代档案文件的失落，为推动数字化档案馆建设超前准备。 文 件中心管理模式 “文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。 目前全世界许多国家采用这种组织形式。 如下图所示： 微软 天宇电子文件中心解决方案 第 11 页 共 97 页 “文件中心”最早诞生于第二次世界大战时期的美国，其历史虽不长，但在世界范围内显示了旺盛的生命力。 目前，美国、加拿大、英国、法国、俄罗斯、新加坡等数十个国家都建立了文件中心或类似的机构。 “文件中心”能在许多国家得到推行，根本原因是它具有“经济、 高效”的突出优点。 所谓“经济”，表现为大大节省了各机关专设保管机构耗费的人、财、物资源。 美国曾在保管费用上作过对比，同样保管 1 立方英尺的文件，分别由各机关自行保管平均费用是 美元，集中在“文件中心”保管只需 美元。 所谓“高效”，是指不仅节省了保管的费用，而且还实现了资源联合，能体现出规模效益。 国际档案理事会通过对几十 个成员国进行调查，评价“文件中心”具有经济、高效的优点，是保存 现行文件最经济、最令人满意的现代新型文件管理机构。 受国外“文件中心”的启发， 80 年代以来，我国陆续出现了甘肃永靖县、河 北省张家口地区、四川省长寿县直机关、吉林市船营区直机关联合档案室等带有文件中心色彩的文件档案管理机构。 而 1998 年深圳市档案局建立的“ 文件 资料服务中心”则是全国第一个“文件中心”的雏形，随后，北京市昌平县、江苏省常熟市、山东省济南市、青岛市、上海、天津、武汉、青岛、广州、珠海等地相继试办了“ 文件 服务中心”之类的文件档案服务性机构，微软 天宇电子文件中心解决方案 第 12 页 共 97 页 这些地区的做法效果是喜人的。 目前，电子文件中心仍然是个新兴的概念。 国内有部分省市已经逐步开始设立了文件中心这样一个机构，但这些机构更多的是一个现行文件保管机构。 也有对电子文件进行 管理的，但其管理模式也是依照传统的管理文件进行。 随着各地电子政务建设全面铺开，对在政务平台上流转的收文、发文、会议纪要、电子邮件、音像文件等进行收集、分类、管理等，就显得尤为重要。 为适应电子政务发展的需要，依托各地建立的电子政务内部网络（党政网、信息网），发挥档案馆综合接收档案的优势，通过建立电子文件中心，提前接收电子文件和电子档案，防止出现电子时代档案文件的失落，为推动数字化档案馆建设超前准备。 电子文件中心建设要求 电子政务环境下的电子文件中心，主要收集整理 政府 、事业单位 及职能部门在电子政务平台上形成 的各类电子文件，建立一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集网络和运行机制，确保各单位形成的电子文件“随时形成、随时收集、随时发布利用”，真正实现政务公开，满足社会需求。  增强的稳定性 由于地方性综合档案馆发布的现行电子文件反映政府机关的职能，具有非常重要的规范作用和导向价值。 因此这就要求电子文件在文件报送和电子接收的过程中不允许出现任何差错甚至丢失，要求电子文件中心系统必须具有非常高的稳定性，确保在承受多用户报收电子文件时系统仍然可以正常准确的运作。  高度的权限分管制度 地方性综合档案馆使用的电子文件中心系统 发布的现行电子文件中，文件具有不同的安全保密等级，特别是个别文件，只允许相关单位的领导浏览，不允许其它用户访问。 针对这种情况，为保护机密文件不被泄漏甚至篡改，电子文件中心系统必须支持多种访问权限，  管理的方便性 电子文件中心系统一般由地方综合档案馆或者电子文件中心内部的技术部门负责维护，微软 天宇电子文件中心解决方案 第 13 页 共 97 页 而这些技术部门日常的工作一般都比较繁重，电子文件中心系统必须提供简单易用的管理接口，降低系统管理的强度。  良好的易用性 由于地方性综合档案馆内使用电子文件中心系统的用户大多为档案馆或者电子文件中心内部职工，他们一般操作计算 机的时间都比较短。 无法非常熟练的使用计算机，为此电子文件中心系统必须提供简单易用的接口界面来操作电子文件中心。  强大的伸缩性 政府部门的电子文件，特别是扫描后的电子文件一般体积都比较大，这就要求电子文件中心系统能够上传体积大的电子文件，同时应具备强大的伸缩性，允许同时上传多个文件。  较强的适应性 目前，办公自动化系统（ OA）广泛应用在各个领域，由于没有指定的标准，各个政府机关使用不同的办公自动化系统或者政府内部系统进行内部业务办公，这就要求电子文件中心系统必须具有相当的强的适应性来适应各种不同的外界业务系统 ，从而进行无缝连接。  良好的扩展性 一、增强多媒体信息发布能力 随着计算机技术的普及和计算机处理能力的不断提高，音频，视频等多媒体信息越来越多，各类多媒体信息的集成也将是一种潮流，例如：一篇电子文件除了文字以外，还有可能有图片、声音、视频等信息。 电子文件中心目前发布的信息还是以文字和图片为主，借助于一些硬件和软件平台，可以提供声频和视频的发布能力，通过对现有的公文发布模块的增强，可以做到文字、图片、声频和视频的混合发布。 虽然技术问题比较容易解决，但是确定一种可行的音频、视频信息的接收方式以及管理方式，才是 电子文件中心增强多媒体信息发布能力的前提。 二、增强与其它业务系统的集成性 目前、电子文件中心系统还仅仅是一个单独的业务系统。 随着档案信息化的发展，必然会出现越来越多的各类应用系统，只有提交系统之间的交互性，才能更好的提高工作效率，微软 天宇电子文件中心解决方案 第 14 页 共 97 页 达到协同工作的目的。 例如：电子文件中心系统与扫描系统集成，扫描完后的电子文件就可直接进入电子文件中心数据库；电子文件中心与综合档案管理系统集成，就可在综合档案管理系统里直接对电子文件中心进行管理，而不需要再进入电子文件中心系统。 三、实现多点查询功能 由于目前的实际情况，一个电子 文件中心只能负责一个地区（县市、地市或省）的发文和条线收文的接收和发布。 使用系统的用户也只能查询本地区的所有的发文，如果地市级的用户需要查询县市级的电子文件，就需要登录至县市级的电子文件中心进行查询，如果实现了多点查询功能，借助与分布式数据库和分布式系统技术，就可以做到地市级的用户在本地区的电子文件中心就可查阅县市级的电子文件，省级用户在本地区的电子文件中心就可查阅地市级和县市级的电子文件。 四、实现电子文件归档 电子文件中心是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性文件档案管 理机构。 电子文件中心并不能代替档案归档，各立档单位还是需要将各类电子文件进行整理后再提交给档案局以进行归档。 如果立档单位要在实现电子文件中心的基础上实现电子文件归档，必须满足以下几个前提条件： 1. 必须确定电子文件归档的 XML 数据标准，电子文件归档不同于电子文件接收，需要的数据项以及格式不尽一样，目前国家还没有电子文件归档的数据标准。 2. 各立档单位的档案管理软件或档案管理模块必须提供符合要求的档案管理功能并且能将进行整理后的电子档案转化为符合标准的 XML 格式。 3. 由档案局自行增加或在数据交换平台中 增加专门的电子文件归档 Web Service 接口，各立档单位在档案形成以后，可以直接通过本单位的档案管理软件或档案管理模块将电子档案归档至档案局。 4. 档案局应有专门的电子文件归档系统对归档后的电子文件进行管理。 电子文件中心建设目标 建设电子档案中心是各级档案馆在信息时代对传统纸质档案载体档案馆功能的继承和微软 天宇电子文件中心解决方案 第 15 页 共 97 页 延伸，是信息时代的必然选择。 实现文件过程一体化管理 有保存价值的电子文件将逐步做到即时入库，即文件信息处理结束后自动向电子文件中心提交，实现文件生命周期一体化处理，加强和完善了文件的生命周期的控 制。 这样也将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，有效组织和管理电子政务 上产生的各类电子档案，保证今后政府各部门利用的有序性和完整性。 减少重复劳动，降低数据处理成本 建立电子文件中心后，各机关单位把办公和业务管理系统形成的电子文件直接入库到电子文件中心，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。 实现信息共享，集中管理 传统的文件中心管理模式中，各单位的文件信息资源都是独立的，就如信息海洋里 的一个个孤岛。 设立电子文件中心把各单位的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台， 电子档案中心可以按照法律赋予的地位，跨部门地将政务信息资源有效整合，形成可以共享的电子档案资源信息库，解决信息孤岛等问题 ， 支持领导和部门决策。 当然信息共享并不意味着文件实体的集中管理，各个单位的档案室、资料室仍旧发挥着保存、保管信息实体的作用。 保障数据的安全性 设立电子文件中心后，将由配备的专门人员进行日常的维护管理工作。 可以通过采用多种措施保证数据的安全性，如建立完整的权限体系、内网外网物理隔离、双机热备 份、数据备份机制等。 通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个单位管理有更强的保障。 统一标准、统一规范 所有各级政府、事业单位关于电子文件信息及元数据的标准和规范均由电子文件中心制定，各单位必须依照制定的技术标准和规范，对电子文件信息进行统一管理。 只有这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，确立政府管理文件信息的权威，充分发挥电微软 天宇电子文件中心解决方案 第 16 页 共 97 页 子文件中心的在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化。 统一窗口，开放利用 社会公众可以对已公开的非涉密性现行文件信息进行网上查询及利用，提高 电子文件信息的利用率，增加政务工作透明度和公开化，发挥窗口作用，更好地为经济和社会发展服务。 微软公司的优势 微软公司作为全球最大的软件公司，拥有最先进的软件开发管理经验和技术团队，其产品覆盖整个软件产业的各个层次。 自 1992 年来到中国，便制定了在中国长期投资和发展的战略。 时至今日，微软公司朝着既定的目标不断前进，业务与合作都取得了丰硕的成果：微软的产品与技术不但在中国的经济建设中发挥了积极作用，促进了生产力的提高，更深入到千家万户，以一种全新观念改变着人们的工作、学习、生活 ，有着相当广泛的用户基础，影响了 一大批开发人员和 IT 专业人士。 一直以来，微软公司积极地通过创新性的技术和产品帮助人们激发潜能，实现理想。 在中国，微软以与中国信息产业共同进步和共同发展为目标，对国内信息产业发展所必备的人才、技术等方面，加大实质性支持和承诺，推动建立起软件经济的生态链。 微软中国最近相继迎来一系列的大事： 比尔 盖茨 先生接待 胡锦涛主席 访美之行，与 国家发改委共同签署了关于继续加强软件产业合作谅解备忘录（二期） 等， 这不仅确定了微软在中国长期发展的战略， 更 表明了微软 “把最先进的电子信息技术带给中国，与中国计算机产业共同进步 ” 的庄重 承诺。  业务设计的优势 业务设计根据 文件从其形成直至最后销毁或作为档案永 久保存的生命过程而设计，以“文件中心”中心的星型业务服务结构，业务设计具有 高度的权限分管制度 、 良好的易用性 、强大的伸缩性 、 较强的适应性 、 良好的扩展性 ，业务表现上具有统一的认证、统一的权限管理、统一的展现平台、统一的运维体系，通过元数据管理和自动捕获，可定义的接收和移交的模型，扩宽非现行文件的使用范围，不仅提供对文字、图像形式的支持，也提供未来发展的音频，视频形式的支持，并结合天宇 CGRS 强大的索引服务、词组可定义服务、专题库服务，加深了 专业化、行业化应用。 微软 天宇电子文件中心解决方案 第 17 页 共 97 页  设计方案的优势 设计方案有前瞻性、先进性、成熟性以及可扩展性，符合当前技术发展的新潮流的整体解决方案。 系统设计要满足现行管理体制和业务规程的实现需要，也能适应。