物业公司财务操作流程-精品

物业公司财务操作流程-精品内容摘要：

进 账 单、 日 报 表 N O Y E S 13 应收金额，方可放行。 遇特殊情况，有公司相关人员口头指示后，可先行放行，但必须在当 天下班前收 到补填的访客停车单，并在当日停车场收费日报表中注明相关信息。 7） 送货车 辆 （免费停车 1 小 时 ） ： 使 用 “ 送货停车单 ” ， 有送货车辆进出地下收费停车 场的租户到客服前台免费领取 ， 送货司机向其收货单位索要加盖有收货店铺章 的 “ 送货停车 单 ” ，离场时交给收费员、同时需出示相关送货单方可免费停车 1 小时，并在当日停车场收 费日报表中注明相关信息。 特殊事项处理制度 、废卡：当天产生的废卡，必须在当天处理，处理完毕停车场主管和岗亭收费员 两人同时在特殊车辆登记表上签字，确认处理的时间和电脑产生的金额。 、设备故障：收费员遇设备故障应立即通知停车场主管解决，停车场主管解决不 了的找工程部维修 ， 进而联系厂家。 故障期 间 ， 收费员要做好手动开闸记 录 ， 并需停车场主 管现场确认。 严禁擅自人工启动道闸。 、设备被损：收费员发现道闸被撞等设备被损事件，应立即通知停车场主管并留 下车主、车辆，确保车道畅通，按公司规定要求车主赔偿，并将赔偿款交服务大厅收费员， 发票交还车主，再记录存档。 停车场分成管理 独立的住宅物业停车场 独立的住宅物业地下停车场收入直接记入公司停车场收入，不参与项 目公司进行分成。 插蜡烛模式销售物业与大商业共用的地下停车场 1）如使用一套停车场收费系统的，因无法界定自持物业部分与销售物业部分的，先记 入公司停车场收入，月底按规定与项目公司进行分成。 2）若自持物业与销售物业分别使用两套独立停车场收费系统的，能分别独立收费及核 算的 ， 对自持物业部分的停车场收入先记入公司停车场收 入 ， 月底按规定与项目公司进行分 成；对销售物业的停车场收入直接记入公司停车场收入，不参与项目公司进行分成 大商业地面停车位 大商业地面停车位的收入应先记入公司停车场收入， 月底按规定与项目公司进行分成。 3 能源 费 管理 项目公司将电表过户前 14 物业公司应主动联系项目公司过户事宜 ， 在整体入伙日十日之 前 ， 将电费户名由项目公 司变更为物业公司，完成过户事宜。 项目公司将电表过户后 如入伙后仍有整改项目的 ， 物业公司工程部对施工方使用电量进行计 量 ， 每 月 （ 或待整 改项目结束后）与项目公司（或施工方）结算。 工程部每月末定期抄取读表数，并将抄表清单交于物业客服人员。 物业客服人员根据抄表清单出具缴费通知书 ， 经财务进行审核后 ， 通知项目公司 （或施工方）缴款。 客户按时缴款，收费员根据缴费通知书核对金额无误后，开具正式收据或发票， 交付客户作为缴费依据。 收费员视同业主每月能源费收取情况登记台账，财务进行复核。 对于当月欠费， 及时跟进处理，采取相关措施，加大催费力度。 入伙时项目公司未能及时过户 ， 项目公司虽已垫付电费 的 ， 物业公司仍应每月抄表 向业主收费。 工程部应每月月末抄表 ， 并将抄表结果反馈至财务 部 ， 财务部根据电费发票及抄 表数计提物业公司成本； 项目公司完成过户后 ， 欲结算前期垫付电费且电费发票为项目公司抬头 的 ， 应由 项目公司出具证明函件，持证明函件至当地电力部门更改电费发票抬头或换取增值税发票 工程部每月定期抄 表。 客服人员根 据抄 表清 单出 具缴 费 通 知 书。 无 误 后 ， 开 具 正 式 票 据。 收费员将当月收费情况登记 台。 抄 表 缴 费 通 知 客 户 缴 款 登 记 台 帐 15 （可更改抬头） 项目公司减免其垫付电费的，应冲减物业公 司相应期间内已计提的能源费成本， 并结转代收业主的能源费。 正常经营电费管控要点 入伙后销售物业入住率逐步提高，因公司的机房用电多数是采用台电的契约用电制 ， 只 要尖峰用电超过装置契约时，就会罚款 2～ 3 倍，这代表控制机房用电将能够有效的省下电 费 ； 而如因用电量不足则会导致契约电量在总用量中的占比提 高 ， 因此如入住率不 足 ， 则应 敦促工程部下调契约电量。 如机房内为多台变压器的 ， 则可根据预估入住时间 表 ， 适当停运 变压器（变压器停运后如需再度启用，按国家相关规定需进行预防性电试，会产生费用 ， 因 此变压器的停 运也需慎重 ， 应测算变压器停运后可节省能源及进行预防性电试的费 用 ， 权衡 利弊 ）。 4 工程 维 保 业务 物业公司工程维保主要包括公共维修基金内的工程维保、维保期内的工程维保，维保期 后的工程维保，项目遗留问题及共用设施日常维护费范围内的工程维保。 公共维修基金范围内的工程维保 公共维修基金是指售房单位在销售商品住房时依法向购房者根据售房合同一次性代为 收取的用于日后对该物业管理区域内的共用部位 、 共同设施和设备保修期满后的维护 、 大修、 更新、改造的储备资金。 项目公司将代收的维修基金移交给所在地物业管理行政主管部门代管。 条件具备的小 区 ， 经业主委员会提交业主大会决 定 ， 可以将维修基金交给业主委员会或物业管理公司代管。 维修基金由物业管理行政主管部门代管的 ， 物业管理行政主管部门不得干涉维修基金的正常 使用。 维修基金 归全体业主共有 ， 应设立专帐管理 ， 专款专用 ， 定期接受业主大会和业主委员 会的检查与监督。 维修基金明细户一般按照单幢房屋设置。 维修基金的使 用 ， 由物业管理公 司提出年度使用计划 ， 经业主委员会审核 、 业主大会批准后实 施。 维修基金不足 时 ， 应当按 照业主委员会的决定和所拥有的房屋建筑面积比例，缴纳物业维修基金。 维保期内工程维保 在物业的工程接管验收阶段 ， 项目公司和物业公司要 按 《 大商业开业及住宅入伙接管规 16 定 》 进行移交接 管 ， 确保各分项工程完全满足国家相关规范和使用的要 求 ， 对存在的问题要 及时督促施工单位整改后移交物业公司，办理有关的交接手续。 在物业接管验收后 ， 物业管理处就需担负安全和运行管理的责 任 ， 确保工程的正常使用 和安全 ； 对于接管范围内需组织后续施工 的 ， 项目公司 、 施工单位和商管物业公司签署三方 协议后方可进行，施工期间管理归商管物业公司。 对工程出现的各类质量问题及时记录，并直接反馈到承建单位（需项目公司委 托 ） ， 督 促整改。 当工程出现问 题 ， 多次联系相关施 工单位而不能如期履行合同要求的情况 下 （ 物业 管理处有清楚记录的故障情况，联系时间，联系人等，甚至有函件通知的形 式 ） ，物业管理 处应以工作联系单或函件的形式告知项目公司，请求协助处理。 甚至扣除施工单位质保金。 在工程维保期内，对于工程土建和设备设施的维修由施工单位承担并支付工程费用。 维保期后工程维保 工程土建和设备设施的维修及日常零星维修费由物业公司自行维修 ， 并在日常经营中支 付维修维护费用。 项目工程遗留问题 根据《大商业开业及住宅入伙接管规 定 》 ，问题定责为施工质量缺陷和功能不完善的由 项 目公司负责，因设施不完善、质量缺陷等事项，由地方公司采取措施，保证安全、正常使 用，由此增加的费用由项目公司承担。 共用设施日常维护费 有些地方公司按当地政策向业主收取共用设施日常维护费。 共用设施日常维护费按年度 收取 ， 收费标准由物价局审定 ， 物业公司在实际支出时需审批后方可支出 ， 并需向业主委员 会公示费用。 共用设施日常维修是指对房屋共有部位、共用设施损坏进行修复及日常养护、检修。 主 要 包括 ： 屋 面防水层、外墙面修补；公用污水管、雨水管、废水管、空调落水管的疏通 、 维修；自来水上下总水管疏通和零件更 换、防冻保暖；水箱清洗，水箱内壁粉刷、紫铜浮球 及零配件更换；楼梯间、走廊通道、门厅、楼内共用自行车房 (库 )共有部位墙面涂料，楼梯 间门窗和楼梯及其扶手的油漆 、 维修 ； 楼内消 防 、 信报箱 、 电子防盗门等设施及其管线的养 护、检修等；垃圾道、烟道、连接井的疏通、维修；化粪池清理等。 共用设施日常维修费应 专款专用。 物业公司做代收代付处理。 工程维保期后物业公司维保费支付流程 17 维保材料采购计划的制定及审批 每月末住宅物业根据年度预算编制次月工程维保计划，审批至区域总经理后，根据工程 维保计划制定工程物料申购单。 申购单需经主管领导 、 财务负责人 、 总经理 、 区域财务副总、 区域总经理审批。 年 月份工程物料申 购单 序号 类别 品名 规格 单位 数量 单价（元） 金额 （元） 备 注 （对物料的特殊要 求和说明） 1 2 3 4 5 6 对于紧急采购，必须事先申请，由公司总经理审批后实施。 每月紧急采购总额不 得超过当月采购计划的 10%。 特殊情况紧急采购（包括但不限于爆管、失火、停电、燃气泄 露等）可以口头请示主管领导后先采购后办理书面申请。 工程材料采购控制。 （参见《工程物资管理 》 ） 直接委托、招投标采购（参见《采购操作指引 》 ） 合同履行及监督管理。 (参见《合同管理》 ) 合同款项支付 1）严格按照合同约定的付款方式和 金额执行 2） 付款前须有合同履行监督责任人按合同约定的质量标准出具的书面检查评估意见 3）严格执行合同中适用于质量保证的尾款（如有 ） ，履行质量问题扣款的条款内容 4） 维保合同评估（竣工验收）为付款前有业务经办部门组织进行的业务效果评估 （竣工验收 ） ， 以及尾款支付前的质量保证评 估 （如有约定 ）。 评估结果作为款项支付的 依据 款 项 支 付 财 务 预 算 物 料 采 购 招 标 管 理 合 同 签 订 合 同 履 行 监 督 管 理 18 5） 合同约定的保证期内，发生因质量原因引起的维修费，应抵扣质量保证金 6）付款须有完善的付款审批 手续。 成本归集 月末根据原材料出库单编制“原材料出库汇总表”及工程合同约定当期应付费用归集分 配工程维保费用。 年 月原材料出 库汇总 表 部门：住宅管理处 共 1 页 第 1 页 序号 类别 名称 规格 /型号 单位 单价 数量 金额 备注 1 2 3 4 5 6 71 库管员： 部门经理： 分管副总： 5 押金、保 证 金管理 押金保证金是按合同或相关规 定向业主收取的可以退还的资金，是保障公司的利 益、降低公司的经营风险重要工具。 押金保证金的分类 19 住宅、写字楼 装修押金 停车卡押金 电费押金 电卡押金 工作证押金 招投标保证金 场地使用费押金 其他押金 室外步行街 物管费保证金 质量保证金 履约保证金 招投标保证金 装修押金 场地使用费押金 其他押金 押金保证退还的主要风 险有如下： 1）重复退还； 2）未退还给原缴款人，原缴款人追索； 3）公司退还押金保证金介入收据持有人的经济纠纷； 4）退还保证期内的押金保证金 ,公司丧失风险保证。 押金保证金退还的风险控制 1)押金保证金退还条件： 合同终止； 达到合同约定押金保证金退还期限； 押金保证金所担保的实物已经退回； 达到政府职能部门及公司的验收标准； 20 费用清算完毕 2)办理退还的相关凭证 正常办理退还需要的相关凭证： 商管公司开具的押金保证收款收据原件； 商 户退款申请及证明达到押金保证金退还条件的证明文件； 办理退款人员的身份证明； 以下几种特殊条件下，除具备正常办理的相关凭证外，还需具备以下凭证： 具的押金保证收据丢失的 ， 财务部查实 后 ， 要求押金保证金交款人书面声明原 收据作废 ， 收据原件持有人及第三方持有人无权再次向商管公司申请退还押金保证 金 ， 并且 承诺承担由此造成的经济纠纷。 丢失人为个人的 ， 需在证明上签名并加盖手 印 ； 如丢失人为 法人性质，需提供自己开具的收款收据，证明已收到退还的押金。 原交款人为个人的，由原交款人出具书 面委托书；原交款 是法人，必须由原交款人出具书面委托书，加盖公章。 为了规避风险 ， 商管公司不认可押金保证金的相互转 让 ， 非法受让人持有的押金保证金 收据不能办理退还手续。 退还押金保证金的审批流程及。