广州市荔湾区电子文档管理中心用户操作手册

广州市荔湾区电子文档管理中心用户操作手册内容摘要：

广州市电子文档管理中心操作手册 4 第一部分 系统概述 建设目的 实现政务、档案信息资源共享 传统的档案管理模式，各单位的电子文件、电子档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。 建成数字档案馆系统后，把各单位的档案资 源整合起来，集管理，通过统一的利用平台，提供对外服务。 保障数据的安全性 完成数字档案馆建设后，将配备专门人员进行日常的维护和管理工作。 可以通过采用多种措施保障数据的安全性，如建立完整的权限体系、数据实时备份等。 通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个单位管理有更强的保障。 统一标准、规范管理 所有政府关于电子文档信息的标准和规范均由数字档案馆系统来制定，各单位必须依照制定的技术标准和规范，这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，充分发挥管理系统在信息管理、信息利用方面的作用 ，将电子文档信息的价值最大化。 统一窗口，开放利用 政务人员可以通过政务网络在线查询档案，只需简单输入查询条件就可以查询到指定档案。 提高电子文档的利用率，能有效地辅助政务工作，发挥窗口作用，更好地为政务工作服务。 总体功能概述 《广州市电子文件档案资源管理中心 主系统》是《广州市电子政务内网电子文件归档管理系统暨广州市电子文档数据中心系统建设第二期项目》的主系统统部分，广州市电子文档管理中心操作手册 5 主要提供给广州市档案局以及广州市各区档案局进行接收下级立档单位数据、接收OA 数据；集中安全存储、全面管理、合理利用本地区档 案资源。 主系统包括 “ 管理平台 ” 和 “ 利用平台 ” 两个部分；管理平台供给档案局工作人员使用，利用系统供给本地区各机关、企事业单位查询档案和档案业务沟通使用。 管理平台主要功能包括“档案采集”、“综合管理”“编研管理”“统计管理”“综合检索”“全宗管理”“后台管理”“安全维护”“数据维护”；利用平台主要功能包括开放档案的“条目检索”、“全文检索”、“专题下载”，不开放档案的 “ 查档申请 ” 和立档单位对申请的“单位审批”，业务沟通的“个人意见”“办事指南”“反馈 管理 ”。 第二 部分 使用前须知 IE浏览器设置 打开 浏览器，点击菜单栏“工具”，点击“ Inter 选项”，如下图： 操作步骤： 广州市电子文档管理中心操作手册 6 打开 Inter 选项后选择“安全”页面，点击图标 ，然后点击按钮，如下图： 进入安全设置页面，添加 系统的访问地址，然后点击“添加”按钮，再点击“确定”按钮即可，如下图： 广州市电子文档管理中心操作手册 7 把受信任站点的安全级别选择“低”（如下图蓝框所示），然后再点击“自定义级别”按钮（如下图红框所示）。 进入安全设置页面，设置“ ActiveX 控件和插件”的选项，将所有 ActiveX 的控件和插件的内容都设置为 ，然 后点击“确定”按钮，如下图： 广州市电子文档管理中心操作手册 8 所有设置完成后点击 Inter 选项中的“确定”按钮退出，重启 IE 浏览器。 插件安装 为了使系统能正常显示与操作，第一次使用本系统前必须安装相关的插件。 相关插件在登录页面中有链接地址 （如下图红框所示） ，点击下载并运行安装即可。 广州市电子文档管理中心操作手册 9 客户端环境下载安装（ Java 虚拟机） 增加记录上传电子文件、预览报表、需要 Java 虚拟机的支持。 在登录页面中点击“客户端环境下载安装”链接，保存压缩包，如下图： 选择保存路径，点击“保存”按钮，如下图： 到所保存的路径下，双击压缩包（解压压缩包必须确保系统已经安装解缩软件），如下图： 广州市电子文档管理中心操作手册 10 双击进入解压文件页面，如图： 在目标文件夹框中选择【浏览】，找到指定解压文件路径，点击【安装】，如下图： 广州市电子文档管理中心操作手册 11 显示安装 java 虚拟机进程如下图所示： 注意：如果您的计算机上已经安装了其他版本的 Java 虚拟机而仍然无法导入电子文件，则请您先卸载您原来的 Java 虚拟机，具体操作如下： 从开始－ 设置－ 控制面板－ 添加或删除程序－ 更改或删除程序（ H）选中“ Java 2 Runtime Environment,”（根据具体机器上安装的版本而定）程序，点击“更改 /删除”按钮即可。 卸载完毕后需要重新启动机器，然后安装本服务器提供的 Java 虚拟机就可以了。 系统弹出运行环境安装框，如图： 广州市电子文档管理中心操作手册 12 默认“典型安装”，单击【接受】后如图： 进入安装界面后依次默认选“下一步”即可，经过几分钟安装后，显示安装成功，如图： 广州市电子文档管理中心操作手册 13 点击【完成】退出向导，显示客户端环境插件安装完成： 安装 CEB 阅读器 本系统的通用格式的电子原文（ doc、 xls、 wps、 tif、 jpg 等）如果都统一转换成ceb 格式的文件，则第一次查看电子文件前需要下载 ceb 阅读器。 在登录页面中点击“下载 CEB 阅读器”链接，直接打来运行或保存到指定目录后运行安装，进入安装界面后依次默认选“下一步”即可，安装过程界面如下所示： 广州市电子文档管理中心操作手册 14 第三 部分 管理 平台 功能使用说明 系统 1）打开浏览器，在地址栏输入本 系统的地址 进入本系统的登录界面。 (如图 ) 广州市电子文档管理中心操作手册 15 2）在登录界面输入正确的用户名、密码便可成功登录主系统， 3）登录成功后显示界面。 未归管理 【功能概述】：未归管理主要是管理由 OA 接收过了的待归档的文件、手工录入待整理归档的文件记录； 档案员可在此对待归档的记录进行补充著录、修改、整理后对记录进行分类归档。 【操作】：点击【 档案采集 】 【未归管理】，进入未归管理主页面，点击左边分类树上各分类名称前面的 展开下一级分类，如图： 点击左边树节点，选择档案类型，例如会计文件，点击【增加】按钮即可进行文件的增加 .(如图 ) 广州市电子文档管理中心操作手册 16 输入完 相关信息以后点击【保存记录】按钮 ,该文件就保存并显示在了文件的列表中了 .(如图 ) 特 殊 说 明 ： 连续录入： 如果勾选了顶部的“连续录入”选项，在录入第一条记录后点“保存记录”按钮则自动进入下一条记录的录入界面，而无需重新返回列表界面点击“增加”按钮。 序号递增： 如果勾选了顶部的“序号递增”选项，必须同时勾选“连续录入”选项才能生效。 在录入第一记录后点“保存记录”按钮，自动进入下一条记录的录入界面时，文件流水号会自动递增一位，而无 需手动修改。 主 题 词： 1）直接输入，主题词间用“ /”间隔； 2）点击下拉框选择主题词； 3）点击“主题词标引”按钮：可以获取公文题名中含有的主题词。 备注 ：事先必须先安装好 office2020 办公软件和 CEB 阅读器，才可正确浏览相关电子原文。 电子文件： 在数据增加界面中点击“电子文件”后面的 按钮，进入“查看电子文件”界面。 （如图） 广州市电子文档管理中心操作手册 17 在上图中点击“增加”按钮，进入引入电子文件界面。 系统默认打开 5 条电子原文的附件框。 （如图，注意：图中的每条附件框只能附加一份电子原文的路径。 ） 增加 ：点击右上角 的“增加”钮可以增加一行电子文件的附件框。 删除附件 ：点击附件框后方的“删除附件”按钮，可以删除该行附件框。 附件框的行数与实际电子原文件的数量是没有联系的，。