广东省农村信用社联合社档案管理办法

广东省农村信用社联合社档案管理办法内容摘要：

管理期限 （一）尚未结束贷款业务关系客户的贷款档案要永 久保管； （二）结清贷款业务客户的贷款档案，从最后一笔贷款业务结清起至少保管 3 年； （三）对核销的贷款和央行专项票据已置换的贷款，在借款人全部清偿之前，贷款档案要永久保管；借款人全部清偿后，贷款档案要至少保管 3 年。 第二十一条 信贷档案的销毁 对超过保管期、需要销毁的贷款档案要编制销毁清册，并经信贷档案管理员提出销毁意见、信贷管理部门负责人审核、主管信贷副主任批准后，送专门文件销毁单位或指定造纸厂在信贷业务部门负责人监督下销毁。 信贷档案管理员和信贷业务部门负责人同时在销毁清册上签字备查。 第二十二条 信贷档 案管理员因工作变动离岗的，应对贷款档案所有资料列好清单，全部移交指定专人后方可办理有关变动离岗等手续。 档案资料办理移交手续，要由本单位负责人进行监督移交。 第二十三条 声像档案资料的立卷归档 声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）、录音带、录像带等不同材料载体的，以声音、形象为主要反映方式、辅以文字说明的历史记录。 第二十四条 声像档案归档范围 凡属下列情形的均属声像档案的归档范围： （一 ）反映省联社主要职能活动和工作成果的声像材料； （二）反映省联社工作会议、省级系统工作会议和重要专题会议的声像材料；反映全辖金融系统各专业会议的声像材料； （三）省联社组织或参加的重要外事活动的声像材料； （四）省联社领导参加的重大公务活动的声像材料； （五）上级领导、著名人士和社会名流等莅临视察、指导工作的声像材料； （六）省联社组织的全系统性表彰会、知识竞赛、文体活动的声像材料； （七）有关反映各金融机构发生的重大事件、重大事故、重大灾害的声像材料； （八）有关省联社建筑物及基建方面的影像材料； （九） 省联社历任理事长、副理事长、主任、副主任等主要负责人的照片； （十）与其它载体档案有密切联系和保存价值的声像材料。 第二十五条 声像档案归档时间 （一）照片档案归档时间：照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并标明题目和编写文字说明，即向档案室移交归档； （二）录音、录像档案归档时间：会议或事情结束后，由录音、录像者或承办单位整理并标明配套的文字材料，即向档案室移交归档。 第二十六条 声像档案收集要求 （一）对在工作中形成的各种声像材料，省联社各部门要指定专人收集、整理、归档，并按时向档案室移交； （二）归 档的照片要求底片、照片、文字说明齐全；底片与照片影像、数量相符； （三）归档的录音带、录像带应是原版带，要求声音清楚，画面清晰并有配套的文字材料。 文字材料应简明扼要、真实、准确地反映录摄的内容、主要人物、录音（像）日期、带长、时间及主要责任者。 第二十七条 声像档案的整理 （一）照片应按问题、种类、年代相结合的方法进行整理。 照片的整理 （ 1）照片和文字说明一同整理存放，每组照片编写流水号，每张照片编流水号，并固定在相册内。 （ 2）照片规格统一为 4R。 （ 3）彩色照片和黑白照片统一保管。 （ 4）凡是 画面相同的照片，只保管一张，同一时间、地点、人物、内容的一组照片要作为一个基本单位编号保存。 （ 5）照片档案符号说明的项目有：照片号、底片号和参见号。 照片号是案卷内照片的顺序号；底片号是全宗内的流水号；参见号是与本张（组）照片有联系的其它档案的档号。 （ 6）文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。 （ 7）编写要求：一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）主题紧密联系的照片应加总说明。 底片的整理 （ 1）底片应单独整理和存放。 （ 2）底片放入蜡纸袋内保管，底片袋的右上方应 标明和相片相应的流水号。 （ 3）按底片号顺序将底片插入底片册。 （ 4）底片册按总流水号的顺序依次排列。 案卷封面应载明案卷号、立卷单位名称、案卷题名。 （二）录音带、录像带按种类、问题、时间相结合的方法进行分类整理，填写标签、卡片和目录。 录音、录像带档案的编目。 录音、录像带一般以盒或盘作为保管单位，按照归档的先后顺序进行流水编号。 如果同一内容分录数盒，则应统一编一个号，每盒再编一个分号：如 、 等，编号后进行目录登记，项目内容有：分类号、编号、题目、讲话人、录制日期、盒数、带长、归档时间、 备注等，并在盒套外贴上标签，标明这些项目，以便查对。 与录音、录像带相应的文字材料的编号，应与录音、录像带的编号一致。 案卷封面的项目包括：案卷号、立卷单位名称、案卷题名。 第二十八条 已故人员档案的收集范围是省联社人事部门管理范围内的已故干部、职工的人事档案。 第二十九条 已故人员材料归档要求 （一）省联社干部、职工去世后，人事部门应将死亡者人事档案检查核对并整理好，加套档案卷盒，按省联社档案分类编号方案和死亡时间编号，并造好案卷目录。 （二）已故人员档案在人事部门保存三年后，造好移交清单（一式两份）， 将其向档案室移交，交接双方在交接清单上签字，并各执一份备查。 （三）已故人员档案的保管期限为永久。 第三十条 其它门类的文件材料可根据有关规定，结合实际制定相应档案管理制度。 第四章 档案的系统整理与保管 第三十一条 档案的系统整理 （一）一个单位在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案作为一个全宗； （二）新成立的单位、一个单位分为两个以上的单位、几个单位合并为一个单位都应分别建立新的全宗； （三）单位改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生变化，仍继续原来的全宗； （四）单位的内部机构一般不建 立单独全宗； （五）临时机构一般不建立单独全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理； （六）案卷排列。 应以全宗为单位，按不同门类，载体中不同保管期限分别排列。 案卷排列要统一，前后保持一致，不可任意变动； （七）按照案卷排列的顺序编写卷号，以固定案卷位置。 在同一案卷目录内不得出现重复的案卷号。 第三十二条 档案的保管 （一）各部门应按规定及时将档案移交给档案室。 档案室接收档案时，应进行审查，及时登记入室； （二）档案室是保管档案的重要场所。 为使档案得以安全保管，必须确定专人负责管理，非档案人员不得进入档案 室。 要随时注意锁好库房门窗，库房钥匙要严加管理； （三）档案室每日下班要切断电源，并认真检查，发现问题及时处理。 库房内严禁烟火； （四）根据保存档案资料的数量，设置必要的档案专用房和柜架，档案室、阅览室、办公室三分开；档案室设有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。 保存磁性录音带的地方要远离磁场。 磁带应保存在木柜里或专用声像档案柜。 接触底片人员应带洁净的手套操作，防止汁渍污染底片。 对长期保存的磁带录音（像）档案，要定期进行检查倒放一次。 同时，根据工作需要，设置温湿度计，复印机、收录机、照相 机、抽湿机、空调设备和电子计算机、扫描仪等现代化设施； （五）库房温度保持在 10。 C— 24。 C，相对湿度 45%—60%，并做好温湿度的调控和记录； （六）档案室应绘制案卷存放示意图，对全部档案、资料进行分类，编制检索工具，做到妥善保管，存放有序，便于检索； （七）建立健全全宗卷，以积累存储本单位案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证，销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料； （八）档案部门应组织人员定期或不定期检查档案的保管情况，并作记录，发现问题及时向领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全； （九）做好 档案的收进、移出、利用等情况的登记、统计； （十）档案管理现代化纳入办公自动化系统，同步发展，努力改进档案管理的技术手段，抓好档案规范化、现代化建设，提高档案服务效率。 第五章 档案的利用与保密 第三十三条 档案利用 （一）档案的利用是档案管理的根本目的。 档案人员要熟悉馆藏档案情况，主动了解省联社工作任务，积极开展档案的利用工作； （二）档案部门要根据工作的需要，编制《案卷目录》等检索工具，利用计算机检索，做到调卷迅速、准确； （三）档案部门应努力开展史料编写工作，积极配合有关部门认真编写全宗介绍、组织沿 革、大事记等。 第三十四条 档案借阅 （一）借阅档案需按手续填写《广东省农村信用社联合社调阅档案、资料审批表》，经有关领导批准后按其需要范围提供有关资料，并注明利用档案的效果。 凡调阅本部门档案须经本部门领导同意。 凡调阅非本部门的档案须经被调阅部门领导同意并经办公室领导签字。 调阅党组会议、决定及其它有关事项的档案资料，调阅人员必须是党员，并须经办公室领导签字后呈党委成员批准；调阅社务会议、理事长、主任会议纪要等档案资料须经办公室领导签字。 凡调阅涉密文件，须经办公室领导批准；调阅绝密件和密码电话须经办公室领导签字后呈主管领导批准，并须在当天退回。 （二）凡调阅档案均须在档案阅览室阅览，原件均不得擅自带出档案室。 确因工作需要借出（会计档案一律不外借）或复印的档案文件、资料，均须按规定严格履行审批登记手续；借出的档案材料一般不得超过一周时间，如需延长必须重新办理借阅手续；借出的声像档案一律不准转借、翻拍、翻录；借阅的档案要妥善使用，不得对档案材料进行涂改、污损、剪裁或撕页；复印的涉密文件要视同原件一样管理。 （三）省联社的档案原则上不对外，如有外单位确需利用的，须持单位介绍信，经省联社领导审批 同意，按批准范围在档案室查阅。 凡以盈利为目的的社会中介机构或人员来查阅档案的，一律不予接洽，并不得向其提供有关信息、资料。 第三十五条 档案保密 （一）档案人员要加强档案的管理，严格遵守保密制度，自觉做好保密工作，确保档案安全； （二）未经批准，借阅人不得以任何形式对外泄露档案的内容； （三）“三密”档案的借阅，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理； （四）借阅“三密”和重要档案材料一律要在档案阅览室阅览，原则上不得复印，确因工作需要复印的，需办理审批登记手续，并视同原件一同管理 ；需摘抄有关内容的，要经分管办公室的省联社领导批准，并抄录在保密本上； （五）档案室严禁无关人员进入，因工作需要进入时，要报经批准； （六）发现档案丢失或被盗，必须立即报告，及时追查，设法挽回损失。 第六章 档案的鉴定销毁与移交 第三十六条 档案的鉴定与销毁 （一）档案鉴定、销毁工作由省联社办公室负责组织，并在由办公室、有关业务部门领导和档案工作人员组成的鉴定小组指导下具体实施； （二）对超过保管期限的档案，由档案部门编制清册，交由鉴定领导小组进行鉴定，对已失去利用价值的要销毁的档案进行逐件审查，提出存毁 意见，报经省联社主管领导批准后销毁； （三）销毁档案材料时，须与保密、保卫部门联系，以防档案遗失和泄密。 同时，鉴定小组应指定 2 名以上工作人员进行监销，监销人应根据销毁清册，对被销毁的档案进行认真核对，确认无误后方可销毁，并在监销清册上签字。 第三十七。