大型会议组织接待流程实施办法q

大型会议组织接待流程实施办法q内容摘要：

其他场地费用：这些费用通常包括：广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐 、 保健、媒介服务等，可视会议需要进行采购。 对于这些单项服务支持，筹办者应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议 住宿费用 正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关 —— 譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、 客房 水果 、鲜花 提供等服务是否开放有关。 会议筹办者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 餐饮费用 会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的在 会议的食品饮料安排 中，已有详细介绍。 茶点基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。 正餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到 15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预定人数收取费用） 其他娱乐、演出、保健、旅游项目费用 会议室、住宿费用中可能含一部分娱乐项目的费用，会议期间可以利用，但有些项目需要根据活动安排另行准备预 算。 杂费 杂费是指会议与活动过程中，产生的一些临时性费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。 杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。 六、 会议物品采购清单与采购人员安排 在 会议的三类相关人员 中， 会议 筹备人员往往还要负责所有会议 相关物品的 采购 、订制与租赁，在 采购 前列一个 采购清单 ，并安排好 会议采购 人员，会使 采购 进行得有条不紊，且不会产生遗漏。 会议物品采购、订制及租赁主要包含的 11 项内容： 会议场地租用，可参考： 会议地点的选择 会议地点 的选择与会议议程、参会人员、预算密切相关。 会议场所 的费用，通常在整个预算中占比较大，同时， 场地 对参会人员的感受影响也较大，因此，对于筹办人员来讲， 场地选择 是个重要的事情。 如果公司内部有合适的地点选择，会议地点可以安排在公司内部。 由于减少了租用场地与设备，选择内部地点开会可以节省费用，适合于内部会议与活动。 由外部的服务商提供的会议场地，通常有 三类地点： ① 宾馆、酒店、 ② 会议中心、 ③ 饭店这几类场所。 ① 宾馆、酒店 许多宾馆有专门接待商务会议的业务，由于宾馆同时能够提供住宿和餐饮，因此，对于有食宿需求的会议，是很合适的选择。 ② 会议中心 会议中心 _属于专业从事会议服务的场所，通常有适合各种规模的会议室；有专业的会议相关设施；精通会务服务的服务人员；大部分的会议中心也提供餐饮与住宿服务。 ③ 饭店 饭店 _有适合大型活动的房间，同时也提供餐饮服务。 会议场地如果由外部提供，会议筹备人员有可能对场地不是非常了解，有些会议场地甚 至会选在与公司不同城市、不同国家的地方，因此，事先踩点就很重要了，不然，等大队人马过去开会时，才发现地点与想象的不一样就来不及了。 如果由于各种原因无法亲自去踩点，也就由熟悉会议需求的人，帮助观察，或了解熟悉场地的其他用户对场地的评价，了解场地的设施等级。 可以通过 16 个 项目评估会议地点。 住宿、娱乐、演员、旅行目的地 预订 车辆使用及租赁安排 票务预订提供机构选择 音像辅助设备 租赁 会场布置所需物品订制，如指示牌、会标、背景板、展架、易拉宝、鲜花、条幅等等。 会场布置 虽然是个细节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是非常重要的。 会场布置 通常 由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成，在 会场布置 之前，通常会 出个 会场布置方案 ，甚至画出 会场布置 的效果图，报告给会议领导小组来审批。 会场布置总体要求 会场布置要与会议的内容相匹配，根据会议内容可把会场布置为：喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的等等。 会议场所的室外布置 会议场所的室外及入口布置可根据需要选择： 主会标 欢迎拱门、条幅 彩球、鲜花、氦气球 地毯 展架、易拉宝、广告板 引导牌 灯箱 签到台 休息座椅等 会议场所的室内布置 会议场所的室内布置可根据需要选择： 会标、背景板 主席台 、 听众席、 演讲台的布置， 鲜花、彩球、彩带等装饰 音像辅助设备 灯光、电源设备 茶点， 奖品、礼品、活动道具 桌牌、名牌 摄像设备，等 礼品、奖品、纪念品、演出道具采购清单 餐饮 、水果、饮用瓶装水等 接待物品采购，包括：吊带、胸牌、姓名卡、桌卡、签到簿、签到笔、指示牌、纸笔等办公用品 会议相关印刷品需要提前确实内容，提供印刷服务供应商，以确保在会议召开前印刷完成。 会议相关的印刷品，包括：请柬、会议宣传单、代表名录、会议日程表、参会人员信息登记表、会议评估反馈表、住宿安排表、居住区域地图、城市地图、广告材料，等 1与会议相关的其他物品 各类物品的采购、订制、租赁，都要选择可靠的供应商，以免出现产品质量达不到 要求、送货不及时、售后服务跟不上等问题 七、 请柬 、 邀请函的 7 项信息与范文 有 些 会议 或活动需要 邀请 某些特定的人来参加，因此，要给他们发送 请柬 或 邀请函 ， 请柬 与 邀请函 的内容为被邀请者提供了会议的相关信息，为了让被邀请者了解会议信息， 请柬 与 邀请函的内容应体现 7 类信息， 在此 提供 请柬 与 邀请函范文 供参考。 请柬与邀请函具备的 7 项信息： 活动类型 活动日期、时间 与会期 会议邀请者与被邀请者 会议地点 是否需要回复 提供的餐饮 其他信息，如着装要求、地图、旅行安排等 邀请函范文 XXX 先生 /女士： XX 公司将于 2 月 5 日 8： 3017： 00，举办公司年会，特邀请合作伙伴派员参加。 会议议程 如下： …… 会议地点在 XX 国际会议中心中餐厅，会议提供午餐及茶点。 请贵公司于 2 月 2 日前提供参会人员人数及名单。 因有团队活动，参会者请 备 休闲装。 会议中心地址： XX 街XX 号，公司接送车辆 8： 00，由火车站接参会者到会议中心。 XX 公司 1 月 9 日 请柬与邀请函要提前发出，以便参考者提前安排时间；请柬与邀请函的样式、纸张取决于会议与活动的类型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的会议，请柬与邀请函的 预算 越高；对有回复要求的请柬与邀请函要做好跟踪，对回复要及时登 记，以便统计精确的人数，人数在预定 餐饮 、住宿等项时，非常重要，也与会议的 预算 密切相关。 第二章 会议地点的选择 会议地点的选择 是属于会前筹备的一部分，但单独作为一节来讲，是因为会议地点选择的非常重要，甚至是影响会议成败的关键因素，参会人员对会议感受、会议预算都与会议地点的选择关系密切。 一、 会议地点评估的 几 个项目 在 选择会议地点 后，要对 会议场地 进行评估，可参考如下16 个项目： 会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费 停车场 安全 情况、保安服务质量 电信联络便利性 装修与外观 清洁程度 大堂、卫生间装修、设施、清洁 食品、茶点（可参考： 会议的。