自考公文写作与处理书笔记

自考公文写作与处理书笔记内容摘要：

制发情况的 说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。 位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。 然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。 印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。 印发时间 ：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。 印制份数：是该份文件所印的数量。 注：翻印文件 的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。 版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。 版记部分 — 双称 “ 文尾 “ 置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。 三、 公文的特定格式。 1） 信函格式 2） 命令格式 3） 会议纪要格式 第三节 公文的排版形式与装订要求 一、 公文的排版形式： 是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。 包括：公文版头设计，版面 安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。 1988 年 9 月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定： 公文排版的有关问题： 1）公文用纸尺寸与规格： 国际 A4：长 297mm、宽 210mm 2）公文的书写形式： 一律采用从上至下、自左向右横写横排。 （少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图 文区宽度相等。 多层次结构的标识方法： 第一级用：一、二、三 „ 第二级用：（一）、（二）、（三） „„ 第三级用： 1 、 „„ 第四级用：（ 1）、（ 2）、（ 3） 3）字体字号的选用：一般按发文机关名 称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小 地选用。 发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题 2 号宋体，小标题 3 号宋体； 秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用 3 号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用 3 号仿宋； 签发人姓名用 3 号楷体。 4） 排版规格：正文用 3 号仿宋，每面 22 行，每行 28 个字。 5）制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。 6）印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误 差不超过 2 毫米。 二、公文的装订要求 ：公文一律左侧装订、不掉页。 包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。 采用线装、钉装或胶粘等的办法。 第四节 公文的稿本 一、公文的稿本 公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子， 包括草稿、定稿。 草稿是指内容和和文字表 述都还未成熟 的原始稿件。 文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。 草稿的特点：尚未定型、非 正 式、无效力。 公文文稿按修改次数 可分为：初稿、二稿、三稿等； 公文文稿按照作用和形成行点可分为 ：讨论稿、征求意见稿、修改稿 、送审稿。 定稿又称 “ 原稿、底稿、正稿 ” 是指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后 完成的定型文稿，是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。 定稿与草稿的显著区别是：定稿是 “ 孤本 ” ，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。 二、公文的文本 同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。 公文文本按不同用途可 分为： 1）正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为 “ 正本 ”。 （特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力） 2）副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。 （作用：代替正本供传阅、参考和备查使用） 3）存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。 （特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。 存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副 本有正本一样的效用。 ） 4）修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。 5）试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。 大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。 6）各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工 作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。 第四章 公文的行文规范 公文的行文规范的意义：为了充分发挥这些公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文 件规定或准则来规范其行文，以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行，从而维护 机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。 公文的行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。 第一节 公文的行文关系 公文行文规范的内容包括： 行文关系 、 行文方向与方式 以及 行文规则 三个方面。 公文的行文关系：是指发文机关与收 文机关之间的公文往来关系。 行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。 一、确定行文关系原则： 1）国家行政机关的隶属关系和职权范围 ； 2）党的各级机关的隶属关系和职权范围 二、 机关之间行文关系的划分 ★ 党 政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可分为。 同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。 — 使用 “ 上行文 ”“ 下行文 ” 上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。 — 使用 “ 上行文 ”“ 下行文 ” 非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。 — 使用 “ 平行文 ” 同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。 — 使用 “ 平行文 ” 第二节 公文的行文方向与方式 ★ 行文方式根据机关工作的需要分为。 1）下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。 （根据发文不同上的和要求分为： 逐级下行文 ：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行 文方式。 多级下行文：是指党政领导机关根据 工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。 直达基层组织和群众的下行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。 ） 2）上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。 （根据发文机关的实际工 作需要分为： 逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。 是上行文最基本最常用的一种方式 多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。 越级上行文：是指在非常必要的时候，下级机关 可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关 直至中央的一种行文方式。 ） 3）平行文：是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。 第三节 公文的行文规则 行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。 ★ 公文行文规则。 1）注意隶属关系尊重机关职权； 2）大力精减文件严格控制发文数量和范围； 3）一般情况党政机关不得越级行文 ； 4）牵涉几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文； 5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关 ； 6）主送机关与公 文文种要相互呼应； 7）关于联合行文的问题； 8）关于请示的行文问题 ； 9）关于各级党政机关办公厅室的行文问题； 10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行 第五章 机关法定公文的写作（上） 第一节 命令（令） 一、命令（令）概述 命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。 适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。 （《办法》） 哪些领导机关有权发布命令。 (1)中华人民共和国主席； (2)国务院； (3)国务院所属各部、各委员会； (4)县级以上各级人民政府； (5)乡、民族乡、镇的人民政府。 二、 ★ 命令的特点。 1）权威性 (1)主体：乡以上级别的国家权力机关的执行机关。 ⑫ 内容：具有不可更改性。 2）指挥性 3）强制性 三、最常用的命令类型： 1）公布令：也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。 2）行政令 ：是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。 3）嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。 还有任免令、 动员令 、戒严令、通辑令、特赦令 四、 ★ 命令（令）的写作要求。 1）必须根据宪法法律规定的权限范围发布命令； 2）要注意各类型命令的共同点不不同点； 3）语言要准确、凝炼、庄重、有力。 命令的内容：单一、一文一事，篇幅较短。 命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。 标题一般可以： 发文机关加事由 +文种 发文机关（领导人职务） +文种 ； 编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府） Q 各类命令（令）的写法： ① 公布令写法：要说明公布什么法规，什么机关什么时候通过， 什么时间开始施行。 必须把法规全文放在命令之后同时公布。 ② 行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。 ③ 嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。 ★ 行政令正文的写法。 1）由命令原由、命令事项、执行要求组成 2）命令原由放在正文开头，用一两句话说明发布此命令的必要和重要性 3）命令事项是行政令的主要部分，应把要做什么不能做什么交待清楚，常用分条列举，使行文清晰。 4）执行要求放在正文最后，说明执行命令过程中的特殊要求，有时还说明奖惩措施。 可单独成段也可作为命令事项的最后一项例出。 ★ 嘉奖令正文的写法。 1）由先进事迹、嘉奖内容、号召组成 2）先进事迹放在正文最前面，扼要清楚地说明受嘉奖人的功绩 3）嘉奖内容说明给予受嘉奖人怎样的奖励 4）号召表达发布命令者对于有关人员的期望，向受嘉奖人学习什么。 第二节 议 案 一、议案概述 议案 ：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。 适用范围：是 国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。 二、 议案的特点。 1）行文关系及办理程序的法定性 2） 行文内容的单一性和可行性 ① 议案内容必须单一，一个议案提请审议一个事项。 ② 提交会议审议的事项，必须是成熟的，可以实施的。 三、议案的类型： 1）由职能机构提出的议案（职能机构：主要指国家权力机构的办事或执行机构。 如全国人大 主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院） 2）由人民代表提出的议案 四、议案写作注意事项： 1）提出的问题重要且已具备解决的条件 2）要注意提出的权限和时限 3）要注意行文格式和办理程序 标题：由提议案人、议 案内容、文种三部分组成；正文：要说明提出议案的理由及具体内容。 议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。 议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。 议案审议表格：一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。 第三节 决定 决议 一、决定 ： 是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。 适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。 决定的特点。 1）内容重要 2）政策性强 3）有约束力 决定的类型： 1）指挥型：对重要事项和重大行动作出决策或部 署，其特点是影响大，指挥和导向作用明显。 2）个案型 ：对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出决定，目的是引起注意或警惕，扩大正面影响，缩小 消极影响。 3）知照型：有些事情比较重要，需要让大家知道，用决定的形式公布只是 “ 广而告之 ” 的意思，并不需要大家 都去实施 ★ 决定的写作方法。 1）决定的标题，由决定机构、事由、文种构成，在标题下面用括号标出决定日期，有的。