文书水行政执法文书制作与归档

文书水行政执法文书制作与归档内容摘要：

和国行政处罚法》第三十七条、《水行政处罚实施办法》第二十七条 文书性质 （ 1）内部文书；（ 2）非要式 文书；（ 3）笔录式文书；（ 4）调查取证类文书 适用范围 执法机关为查明案件事实，收集证据，而向当事人和其他相关人员了解有关案件情况，所作文字记载时使用。 调查（询问）笔录是固定言词证据的一种方式，从严格意义上说，调查（询问）笔录根据调查对象的不同分属于不同的证据种类。 对当事人的调查所作的笔录应归入当事人陈述（当事人为单位的，对其法定代表人、相关部门负责人、具体行为人的调查笔录应归入当事人陈述），对证人调查所作的笔录应归入证人证言。 因此，笔录的制作内容和制作过程的真实性问题是执法机关必须认真对待的一个问题 ，也是当案件进入诉讼阶段行政机关可能需要证明的一个重要问题（当事人或证人反供，往往就是针对这个问题），在制作笔录时一定要符合制作规范的要求。 也正因为如此，在调查过程中，如果当事人或者证人要求提供书面陈述或者证词，执法机关应当允许，不能用笔录来取代当事人陈述和证— 20 — 人证言。 制作要求 （ 1） 被调查人年龄应填写公历周岁 （ 2） 当事人是单位的，应当写明被调查人在该单位担任的职务，并核查相关证明或材料。 （ 3） 有的案件在调查时需要有其他人在场的，应写明在场人的姓名和联系方式，如地址、电话等。 调查询问聋、哑人的，应当 有通晓聋、哑手势的人参加；调查询问不满十八岁的证人，可以通知其法定代理人到场；调查询问外国人、使用少数民族语言或者方言的人，应有翻译参加。 （ 4） 调查人员应有两名以上水行政执法人员，应将记录人列在调查人员之中。 （ 5） 记录人必须是水行政执法人员，应当是调查人中的一员。 （ 6） 调查内容记载。 正文第一句记录执法人员向被调查询问人表明身份，说明来意，告知权利和义务的内容。 如：“我们是江苏省水利厅的执法人员，这是我们的执法身份证件（执法人员出示证件），编号为。 现依据《中华人民共和国水法》第六十条的规定就事项 向你进行调查，如执法人员少于两人或执法证件与身份不符，你有权拒绝调查。 同时，依据《中华人民共和国水法》第六十一条、《行政处罚法》第三十七条的规定你应承担如实提供有关资料、回答询问的义务，如作虚假陈述或拒绝、阻挠调查，将依法追究有关责任。 请你配合我们。 你是否听清楚了。 ” — 21 — （ 7） 提问和记录。 提问应围绕案件发生的时间、地点、情形、事实经过、因果关系、后果等进行，既要了解影响案件定性的事实，也要了解影响案件裁量的事实。 记录既要全面，又要突出重点。 对调查询问的重点过程应当记录完整，围绕需要调查的事实对重点内容详细记录 ，对与案情无关的内容不要记录。 被调查人对调查人提出的事实有反驳意见应如实记录。 记录时如无法记录原话，应确保记录原意， 对回答中的方言土语应注释清楚。 如果询问时进行了录音、录像的，也要边录边记，然后整理出比较准确的记录。 （ 8） 在记录询问人与被询问人之间的对话时，对询问人可用“问”字开头，对被询问人可用“答”字或其“姓”开头，以表示是各自所述内容。 （ 9） 询问人提出一个问题后，应当有被询问人的回答。 如被询问人不回答或拒绝回答的，记录人写明被调查人的态度，如“不回答”、“沉默”等。 （ 10） 询问结果后，应要求被询 问人审阅笔录，被询问人发现记录有误，可以要求修改。 在每一处修改的地方，要让被询问人一一签名或捺手印确认。 修改时不能涂改，避免遮盖原来内容。 被询问人要求作较大的修改，可以要求被询问人在笔录后另外书写，并签名确认。 （ 11） 为了保证笔录的真实性、合法性，记录完毕，要将笔录交被调查（询问）人员阅读核对，没有阅读能力的，要向其宣— 22 — 读。 若发现笔录有漏记、错记，应允许被调查（询问）人员补充或更正，并让其在补充或更改处签章或摁上手印，然后让其在笔录上逐页签名或盖章，在笔录最后写明“以上我已看过，与我所述无异”或“记录属实” 等字样，有些重要的调查笔录，可由被调查人在每一页笔录纸的下方签名。 若被调查（询问）人员拒绝签名或盖章的，应在笔录上注明。 最后，由办案人员签名。 注意事项 （ 1） 在调查（询问）之前，办案人员和记录人员都要认真熟悉案情，在此基础上拟订好调查（询问）提纲，做到心中有数，避免遗漏和想到哪问哪的尴尬场面。 提纲应尽可能全面具体，富有逻辑。 （ 2） 若笔录最后一行与被询问人签字之间有较大空白，应填充空白符号或书写“以下空白”字样。 （ 3） 对同一被询问人可以多次询问，每一次询问都应当分别制作询问笔录。 （ 4） 在调查过程中 禁止采取威胁、欺骗、引诱以及其他非法的方法。 在调查阶段，对涉嫌的违法行为尚未最后定性，因此在调查时或者在笔录中不应出现“你的行为已经违法，依法应当给予处罚”，“现责令你立即停止违法行为”、“请你立即改正或者限期改正”“你是否愿意接受处理”等内容。 对一些应当告知或者必须提醒的内容可以通过其他程序或方式进行。 (四 )勘验检查笔录 — 23 — 勘验检查笔录是指执法人员对与违法行为有关的场所、物品等进行勘验或者检查时的文字记载。 勘验检查笔录对于收集证据、发现线索、证实事实都有非常重要的作用，经查证属实，也能作为定案的依据。 制作依据 《中华人民共和国行政处罚法》第三十 一 条，《中华人民共和国行政处罚法》第三十 七 条，《水行政处罚办法》第二十一条。 文书性质 （ 1） 内部文书； （ 2） 非要式文书； （ 3） 笔录式文书； （ 4） 调查取证类文书 适用范围 执法人员在勘验检查与案件有关的场所和物品进行记录时使用。 制作要求 （ 1） 案由填写当事人姓名或名称＋涉嫌＋违法行为定性＋案 （ 2） 当事人情况应按下列要求填写： 1）要根据案件情况确定是“个人”或者“单位”，“个人”、“单位”两栏不能同时填写；2）当事人为个人的，姓名应填写身份证 或户口簿上的姓名，住址应填写常住地址或居住地址，年龄应以公历周岁为准； 3）当事人为法人或其他组织的，填写的单位名称、法定代表人（负责人）、住所等事项应于工商登记注册信息一致。 4）在同一份案件卷宗中，当事人姓名或名称在前后应一致，如在以后的调查中发现有不一— 24 — 致的，应在相关文书中加以说明。 （ 3） 勘验检查机构填写水行政处罚机关授权组织勘验检查的机构 （ 4） 勘验检查人指水行政处罚机关派出的两名以上具有水行政执法资格的人员，应包括记录人 （ 5） 记录人应是勘验检查人之一 （ 6） 勘验检查情况应填写： 1）勘验检查的简要经过 ； 2）勘验检查内容、范围和方式； 3）勘验检查中发现的问题和相关数据；4）当事人是否到场等内容。 如果有附图、照相、录像等资料的，应在此作出说明，并且要与记录内容相一致。 （ 7） 文书空白部分应填充空白符号或记明“以下空白”字样。 （ 8） 勘验笔录应现场制作并要求当事人签名。 当事人对勘验检查结果同意的，可以写明“以上情况属实”；表示不同意的，要请当事人说明理由。 当事人拒绝签字的，执法人员要在笔录上注明情况，并请在场人见证。 （ 9） 现场有见证人的，应邀请见证人签字证明情况。 注意事项 （ 1） 如果将笔录类文书分为证 据类笔录和非证据类笔录，则勘验检查笔录是法定的证据类文书，其效力与鉴定结论、档案材料、公证或者登记的书证相当，因此，各水行政处罚机关应当高度重视勘验检查笔录的制作和使用。 （ 2） 勘验检查笔录具有间接性和规范性的特征，其制作主体、— 25 — 方式、程序必须合法、规范。 应当有执法人员、当事人、见证人等有关人员的签名或印章，当事人拒绝签名或者不能签名的，应当注明原因。 （ 3） 勘验笔录是对勘验与案件有关场所情况的客观描述，具有客观性要求，在勘验笔录中不应作出是否违法等结论性意见。 （ 4） 必要时，可以对同一场所或物品进行多次勘验 检查，但每次都应分别制作笔录。 对不同的场所或物品进行勘验检查，应分别制作笔录。 （ 5） 房屋、土地及其他建筑物和构筑物应制作勘验图，对勘验笔录中涉及的有关内容进行说明。 (五 ) 证据先行登记保存通知书 证据先行登记保存通知书 是执法人员在调查处理违法案件过程中，对证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，将证据物品的数量、规格、性质等情况先行登记记录下来，再保存在原地或指定的地方，在一定期限内限定该物品流转的书面文件。 制作依据 《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条，《水行政处罚实施办法》第二十九条 文书性质 （ 1） 外部文书； （ 2） 要式文书； （ 3） 填空式文书； （ 4） 调查取证类文书 适用范围 — 26 — 本文书供 水 行政 执法 机关在收集证据过程中，对可能灭失或者以后难以取得的证据采取先行登记保存措施时使用。 制作要求 （ 1） 文书编号由各水行政处罚机关统一编号，格式为：行政区划（法规授权的管理单位）简称＋处罚机关简称＋文书类别＋〔年份〕＋序号，如苏水保存通〔 2020〕 1号。 （ 2） 当事人要求填写个人姓名或者单位全称。 当事人为个人的，姓名应填写身份证或户口簿上的姓名。 当事人为法人或其他组织的，填写的单位名称应与工 商登记注册信息一致。 （ 3） 地址要求写明当事人的注册地址、居住地址或者其他联系地址。 （ 4） 涉嫌违法行为栏填写当事人＋违法行为的类型。 （ 5） 保存地点应写明具体地址。 证据先行登记保存一般应在原地保存，在原地保存可能妨害公共秩序、公共安全或者对证据保存不利的可以异地保存。 （ 6） 在“保存人”一栏中写明保管证据人员的姓名。 先行登记保存的证据可以交由当事人自己保存。 （ 7） 对登记保存的物品应当开列清单，一式两份，写明物品名称、数量、规格等事项，由水政监察人员、当事人签名或者盖章，一份清单交当事人。 当事人不在场或者 拒绝到场的，应有邀请的有关人员签名或者盖章；当事人拒绝签名、盖章或者接收的，应当有两名以上水政监察人员在清单上注明情况。 — 27 — 注意事项 先行登记保存证据是《行政处罚法》中规定的一项新的制度，该法第 37条第二款规定：“行政机关在收集证据时，可以采取抽样取证的方法；在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定，在此期间，当事人或者有关人员不得销毁或者转移证据。 ”由此可见，先行登记保存证据是执法人员在调查取证过程中的一项重要的执法手段。 根据上述规定 ，《水行政处罚实施办法》对此作了进一步具体的规定，如第 28条、第 29条。 第 28条规定：“水政监察人员收集证据时，可以采取抽样取证的方法。 在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经水行政处罚机关负责人批准，可以先行登记保存。 水行政处罚机关对先行登记保存的证据，应当在七日内作出下列处理决定：（一）需要进行技术检验或者鉴定的送交检验或者鉴定；（二）依法应当移送有关部门处理的，移送有关部门；（三）依法需退还当事人的，退还当事人；（四）法律、法规规定的其他处理方式。 ”第 29条规定“水政监察人员进行取证或者登记保存， 应当有当事人在场。 当事人不在场或者拒绝到场的，水政监察人员可以邀请有关人员参加。 对抽样取证或者登记保存的物品应当开列清单，一式两份，写明物品名称、数量、规格等事项，由水政监察人员、当事人签名或者盖章，一份清单交当事人。 当事人不在场或者拒绝到场的，应有邀请的有关人员签名或者盖章；当事人拒绝签名、盖章或者接收的，应当有— 28 — 两名以上水政监察人员在清单上注明情况。 登记保存物品时，在原地保存 ； 可能妨害公共秩序、公共安全或者对证据保存不利的 ，可以异地保存。 ”综合上述法律、规章的规定，采取先行登记保存证据措施时，应注意以 下几点： （ 1） 水行政主管部门在调查取证过程中采取该项措施，其先决条件是“在证据可能灭失或以后难以取得的情况下”，不具备该条件的，则没有必要采取先行登记保存证据措施。 （ 2） 采取先行登记保存证据措施，应当经过本机关负责人批准。 （ 3） 对于先行登记保存的证据，应当登记造册，开具清单，并予以封存固定，贴上水行政主管部门的封条，原则上原地保存，只有原地保存可能妨害公共秩序、公共安全或者对证据保存不利的，才异地保存。 （ 4） 采取先行登记保存证据，应当向当事人制发先行登记保存通知书，向当事人交代有关情况以及应遵守的义 务。 （ 5） 行政机关在查处违法行为时，根据实际情况，需要当场实施证据先行登记保存的，可以当场向当事人出具已经加盖行政机关印章的本文书。 但事后应补办审批手续，报请机关负责人批准。 （ 6） 采取先行登记保存证据以后，应视具体案情作出处理决定。 (六 ) 扣押（暂扣）通知书 — 29 — 扣押（暂扣）通知书 ，是行政。