编辑长文档word20xx中使用样式

编辑长文档word20xx中使用样式内容摘要：

，那么该文档将对其他用户锁定。 这时，其他用户可以查看该子文档，但不能进行修改。 当该用户关闭了 该子文档后，其他用户才可以解除锁定定并开始在其中进行工作。 Word 2020 的这个功能是为了防止在编辑时发生混乱。 下面我们介绍 Word 2020 中为多用户协调工作而提供的“文档保护”功能。 打开文档的权限密码 用户如果要为文档设置打开权限密码，其操作方法为： （ 1）单击【工具】菜单的【选项】菜单项，打开【选项】对话框，并选择【安全性】选项卡（如图 所示）。 图 【选项】对话框的【保存】选项卡 第 6 章 编辑长文档 203 第 6 章 （ 2）在【打开权限密码】文本框中输入密码，密码需区分大小写，并且最多只能有 15 个字符，这些字符可以是字母、数字和符号。 每个文本框中输入一个密码字符，文本框内就会显示一个星号。 （ 3）单击【确定】按扭，打开【确认密码】对话框（如图 所示）。 图 【确认密码】对话框 （ 4）向【请再键入一遍打开权限密码】文本框中输入一遍密码，以确保无误。 单击【确定】按扭。 经过上述密码设置后，可以先保存并关闭该文档，再打开它，以测试密码是否能阻止非授权用户打开文档，再次打开该文档时，会打开一个【密码】对话框，要求用户输入打开权限密码（如图 所示）。 图 【密码】 对话框 如果用户输入的密码不正确，此时 Word 不会打开文档，而是出现一个如图 息框，并告诉用户密码不正确，故无法打开该文档。 图 输入的密码不正确时出现的消息框 要删除一个文档的打开权密码，可重新采取上面讲述的设置打开权限密码的方法，将密码设置为空即可。 提示： 设置密码同样可以采用【另存为】对话框，单击【另存为】对话框的工具栏（如204 第 6 章 编辑长文档 第 6 章 图 所示）上的【工具】按扭，在弹出的菜单中选择【安全措施选项】菜单项，就会出现如图 ，其他方法同上。 图 【另存为】对话框 图 【保存】对话框 修改权限密码 有些文档允许所有的人阅览、复制，但又不希望无关人员随意修改原始内容。 这时，可以设置文档的修改权限密码。 设置修改权限密码后，不知道密码的用户同样能打开该文档，但修改后的文档保存时， Word 会阻止它以同一名字存盘，必须存为另一个名字的文档。 这样就能保证源文件不被修改，又能使别的用户能阅读、复制该文件。 设置修改权限密码的方法和设置打开权限密码的方法基本相同： 打开【选项】对话框，选择【保存】选项卡，但这次不是往【打开权限密码】 文本框中输 第 6 章 编辑长文档 205 第 6 章 入密码，而是往【修改权限密码】文本框中输入密码；设置好密码后，单击【确定】按扭，同样会出现【确认密码】对话框，要求确认修改权限密码，这里可以打开和权限密码的步骤一样操作。 现在来测试修改权限密码的作用，先关闭文档，再打开这一文档，这时会打开一个【密码】对话框（如图 所示）。 图 输入修改权限密码的【密码】对话框 如果输入的密码正确，单击【确定】按扭，就可以打开该文档；如果密码不正确，单击【只读】按扭，照样能打开文档，但在该文档的标题栏上的文档名后标有一个【只读】字样（如图 所示）。 图 文档名后标有一个【只读】字样 【只读】文档和普通文档有何区别呢。 如果用户对文档作了修改，再单击【常用】工具栏上的【保存】按扭，立刻就会发现， Word 没有直接保存文档，而是打开了一个如图 所示的 消息框。 206 第 6 章 编辑长文档 第 6 章 图 消息框表明文档是只读文件 消息框告诉用户，当前文档只是一个只读文件。 单击【确定】按扭后， Word 会自动打开【另存为】对话框，让用户以别的文字来保存修改后的文档。 同样，设置修改权限密码的工作可以在【另存为】对话框中完成。 建议以只读的方式打 开文件 Word 可在文件打开时显示建议用户以只读方式打开文档的信息，如果有人以只读方式打开文档并对其进行修改，就必须用其他文件名保存，如果要在文件打开时显示建议以只读方式打开文档的信息，需要进行以下修改： （ 1）单击【工具】菜单下的【选项】菜单项，打开【选项】对话框，并选择【安全性】选项卡。 （ 2）选项【建议以只读方式打开文档】复选框。 （ 3）单击【确认】按扭。 当用户保存文档并关闭后，再次打开文档时，会打开一个消息框，询问用户是否以只读的方式打开该文档（如图 所示）。 图 询问用户是 否以只读方式打开文档 如果单击【否】按扭，则文档以普通文档形式打开。 如果单击【是】按扭，则文档以只读的方式打开，此时对文档所作的修改只能以其他文件名保存。 同样，设置用户以只读方式打开文档的工作也可以在【另存为】对话框中完成。 保护文档功能 用户要防止阅读者在不知密码的情况下修改或批注文档，就需要对文档设置一些保护的内容。 其操作方法如下： 单击【工具】菜单的【保护文档】菜单项，打开【保护文档】对话框（如图 所示）。 第 6 章 编辑长文档 207 第 6 章 图 【保护文档】对话框 在【保护内容】选项组里有三个单选按扭 ，其含义如下：  【修订】：允许审阅者修改文档，但会高亮显示有修改之处，以便作者确认。  【批注】：允许审阅者插入批注，但不允许修改文档内容。  【窗体】：允许审阅者修改窗体域，但不允许审阅修改其他内容。 另外，对话框上还有一个【密码】文本框，用于输入密码。 只有知道密码的授权阅读者才能用密码解除对文档特定内容的保护，此时阅读者对文档所做的修改、批注等内容才有效。 例如：要将保护内容设为【修订】，可选中【修订】选项，并在【密码】框中输入密码，再单击【确定】按扭，打开【确认密码】对话框，确认密码后，单击【确定】按扭关 闭对话框。 如果用户不想接受阅读者对文档的修改，可单击【工具】菜单的【修订】菜单项，打开审阅工具栏，单击【拒绝所选修订】按钮 ，审阅工具栏如图 所示。 图 【接受或拒绝修改】对话框 对于授权的阅读者，可以解除文档保护，此时其对文档作的修改将无条件全部被接受。 要解除文档保护，可单击【工具】菜单的【解除文档保护】菜单项，打开【解除文档保护】对话框，（如图 所示）。 往【密码】文本框中输入密码后， 再单击【确定】按钮就可解除文档的保护了。 图 Word 2020 提供了上述方法来限制对文档的存取。 用户可以选择其中的一种用在希望做保208 第 6 章 编辑长文档 第 6 章 护的文档上，防止未授权用户访问该文档。 交叉引用 交叉引用就是在文档中的一个位置引用其他位置的题注、尾注、脚注、标题等内容。 例如：“【详细内容请参见图 81】”就是一条交叉引用项。 通过使用交叉引用功能可以使读者更方便地阅读较长文档，如果插入了超链接形式的交叉引用还可以通过单击该超链接快速定位到引用内容的位置。 插入交叉引用 在文档中插入交叉引用的操作如下： （ 1）位光标于要插入交叉引用的位置。 （ 2）选择【插入】菜单中的【引用】命令，在弹出的子菜单中选择【交叉引用】命令，弹出【交叉引用】对话框（如图 所示）。 图 【交叉引用】对话框 （ 3）在【交叉引用】对话框中的【引用类型】下拉框中选择要引用的内容包括题注、脚注、尾注、标题、书签等。 （ 4）在【引用内容】中选择引用的内容，例如：可以引用标题的文字也可以引用编号、页码等。 （ 5）如果选中了【以超链接的形式插入】复选框则引用的内容会以超链接的方式插入到文档中，单击它即可直接跳到引用的内容处（关于超链接的详细介绍请参加第十章中的内容 ）。 （ 6）在【引用哪一个】列表框中选择一个可以引用的标题。 （ 7）最后，单击【插入】将交叉引用项插入到文档中。 修改交叉引用 在文档中插入了交叉引用项后如果需要修改，例如：要把【详细内容请参见图 81】改为【详细内容请参见 128 页】可以进行如下操作： 第 6 章 编辑长文档 209 第 6 章 （ 1）先选定需要改动的交叉引用，上例中就是【图 81】。 （ 2）选择【插入】菜单中的【引用】命令，在弹出的子菜单中选择【交叉引用】命令。 （ 3）在弹出的【交叉引用】对话框中选择要更改的修改内容，并单击【确定】按钮完成操作即可。 注意： 在文档中 插入的交叉引用项其实也是以域的方式插入的，所以当引用的内容变化时只要更新域即可改变交叉引用项的内容。 更新域的操作为选定需要更新的域后按【 F9】键。 在页眉或页脚中插入章节号和标题 在页眉或页脚中插入章节号和标题是很常用的排版方式，前面的第三章已经讲述。 用这种方法，在页眉或页脚中插入章节号和标题，用户要修改文档中的章节号或标题， Word 2020 中文版将在打印时自动更新页眉或页脚。 使用交叉引用在页眉和页脚中插入章节和标题的方法如下： （ 1）选定要使用的章节和标题。 单击【视图】菜单中的【页眉和 页脚】菜单项。 （ 2）单击【插入】菜单项中的【交叉引用】菜单项，打开【交叉引用】对话框（如图 所示）。 （ 3）在【引用类型】列表框中，选择【标题】选项。 （ 4）在【引用哪一个标题】列表框中，单击包含所需的标题和章节号的标题。 （ 5）单击【插入】按扭，将章节和标题插入到页眉和页脚中（如图 所示）。 图 在页眉中插入章节号和标题 210 第 6 章 编辑长文档 第 6 章 书 签 在读书时，经常用书签来标记书中的某一位置或一段文字，以便以后能迅速找到这一位置或一段文字。 同样，在 Word 2020 文档中也可以使用书 签。 在 Word 2020文档中的书签是为了进行引用而命名的位置或文本， Word 2020以指定的名称标记这个位置。 用户可以用书签在文档中跳转到特定的位置，标记选定的文字、图形、表格或其他项；用户可以在交叉引用中引用这项，或者为索引项生成页的范围。 总之，书签是一个能给用户带来很多方便的工具。 书签在屏幕上显示为一个方括号，此括号在打印时不会被打印。 下面介绍使用书签的一些技巧。 创建和删除书签 创建书签的操作如下： （ 1）将光标定位于需要制作书签的位置。 （ 2）选择【插入】菜单中的【书签】命令， 弹出【书签】对话框（如图 所示）。 图 【书签】对话框 在【书签】对话框中的【书签名】文本框中输入新建立的书签名，然后单击【添加】按钮将书签添加到文档中。 这时再次打开【书签】对话框，可以看到刚才的书签名已经出现在下面的列表框中了，说明书签已经成功创建。 删除书签的操作很简单，打开【书签】对话框后，在下面的列表框中选择要删除的书签。 可以通过在【排序依据】中选择【名称】或【位置】而将书签排序以方便查找。 选定后单击【删除】按钮即可。 显示书签 书签可以显示在屏幕上，也可以隐藏起来。 其操作方法如下： 第 6 章 编辑长文档 211 第 6 章 （ 1）单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，就会打开【选项】对话框，选中【视图】选项卡（如图 所示）。 图 【选项】对话框中【视图】选项卡 （ 2）在【视图】选项卡【显示】选项组中，有一个名为【书签】的复选框，选中这个复选框，书签就会显示出来，清除这个复选框，书签就不会显示出来。 注意： 书签在屏幕上显示为一个方括号。 打印时，代表书签的方括号不会打印出来，如果书签标记的是某一个位置，那么方括号的两边会合在一起，成为一个【 I】形。 使用书签 可以通过两种方法 使用书签来快速定位光标。  使用【书签】对话框的方法 选择【插入】菜单中的【书签】命令打开【书签】对话框。 在其中选择要用于定位到的书签，可以使用排序功能以便选择，选定后单击【定位】按钮即可将光标定位到书签所在位置。 如果创建书签时是选定某些内容再创建的，定位后会将书签中的内容全部选定。  使用【查找和替换】对话框中的【定位选项卡】 选择【编辑】菜单中的【定位】命令或是直接按【 F5】键，打开【查找和替换】对话框中的【定位】选项卡。 在【定位】选项卡中的【定位目标】列表框中选择【书签】。 在【请输入书签名称】文本框中直接 输入要用于定位的书签的名称或是在下拉列表中选择一个书签。 选定后单击【定位】按钮即可。 212 第 6 章 编辑长文档。