公文标准格式

公文标准格式内容摘要：

． 5— 9． 5 是根据国家档案局制定的行业标准 DA／ T 11 一 1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。 这项行业标准规定，存档时间在 200 年以上的一般耐久纸，其用纸的 pH 值应为 7． 5— 9． 5。 出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。 5 公文用纸幅面及版面尺寸 5． 1 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GB／ T 148 中规定的A4 型纸，其成品幅面尺寸为： 210mm179。 297mm ，尺寸的允许偏差见 GB／ T 148。 5． 2 公文页边与版心足寸 公文用纸天头 (上白边 )为： 37mm177。 lmm 公文用纸订口 (左白边 )为： 28mm177。 1mm 14 版心尺寸为： 156mm179。 225mm( 不含页码 ) 本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的 16 开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型 A4型。 作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。 作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑： (1)采用国际标 准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势 国际标准化组织 (ISO)早在 1975 年就制定了书写纸 (书写用纸即日常的办公用纸 )的规格标准，即 ISO 262： 1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为 A4 型 (2l0mm179。 297mm)。 这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。 目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以 A4型标准作为基本纸型的。 鉴于 A4型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用 A4型纸。 国际会议也无一不是采用 A4 型纸作为会议文件用纸。 在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中，无一不是采用 A4型纸作为公文用纸。 (2)我国已基本具备采用国际标准 A4 型公文用纸的条件 我国在 1987 年和 1988 年分别等效 ISO 6716 和 ISO 216 制定了我国国家标准 GB／ T 788 和 GB／ T 148。 但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准 16 开型。 随着国际标准 A4 型的普及，各国普遍将 A4 型纸作为公文用纸和书写用纸，同 时各种办公自动化设备具备处理 A4型纸的功能，使 A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。 为此 GB／ T 148 和 GB／ T 788 已作了修订，明确规定国际标准 A 系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准 A4型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。 (3)淘汰 16 开型纸的必要性及基本条件分析 长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用 16 开型。 这种纸型标准实际是日本早期用的标准。 现今日本已不再使用该种纸型。 15 用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公 文交往。 16 开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用 B5型纸与 l 6开型纸混用的。 纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。 而国际标准 A4型规格比较严格，无论在哪里买到的 A 4 型纸其误差不会超过 lmm，可保证文件用纸纸型的统一。 因此淘汰 l 6 开型公文用纸纸型，采用国际标准 A4 型作为公文用纸是十分必要的。 将公文用纸由 l 6 开型改为国际标准 A4 型，是我国公文用纸的一场革命性转变。 从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准 A 系列 的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。 而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以 A4型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制 A4型公文。 目前，淘汰 16 开型纸，采用 A4 型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。 所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准 A4 型。 6 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其 余部分均为黑色。 为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。 7 排版规格与印制装订要求 7． 1 排版规格 正文用 3 号仿宋体字，文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 7． 2 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 lmm。 7． 3 印刷要求 16 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。 黑色油墨应达到色谱所标 BLl00％，红色油墨应达到色谱所标 Y80％，M80％。 印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 7． 4 装订要 求 公文应左侧装订，不掉页。 包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。 两页页码之间误差不超过 4mm。 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 l／ 4 处，允许误差177。 4mm。 平订钉锯与书脊间的距离为 3mm 一 5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。 裁切成品尺寸误差177。 lmm ，四角成 90 度，无毛茬或缺损。 长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。 因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。 所以在修订标准时将公文印制和装 订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。 (1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。 此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。 在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。 但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数， 以保证下一面有公文的正文内容。 这种情况就属特殊情况。 所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。 (2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中 能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。 (3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。 关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待是很容易实现的。 值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致。 17 (4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。 由于公文的特殊作 用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。 在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。 本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。 8 公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 置于公文首页红色反线 (宽度同版心，即 156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线 (不含 )以下至主题词 (不含 )之间的 各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。 其中 “ 眉首 ” 、 “ 版记 ” 两个概念在公文印制行业已多年使用， “ 主体 ” 是本标准提出的新概念。 之所以这样划分，是为叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有相对的独立性，界限比较明显。 眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首所合各要素位置的规定，就可以设计文件的 “ 红头 ” 部分 (具体设计方法后文介绍 )。 主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。 由 于公文实质性的内容均在此部分，称之为 “ 主体 ” 有其道理。 版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。 由于按本标准的规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题； 如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。 因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。 用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的 “ 头 ” ，主体称之为公文的 “ 身 ” ，版记称之为公文的 “ 脚 ”。 把公文各要素分为 “ 头 ” 、 “ 身 ” 、 “ 脚 ” 三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行 “ 解剖 ” ，掌握其区别。 这是本标准对公文结构划分提出的 新观点，也是本标准在结构上的最大特点。 8． 1 眉首 18 8． 1． 1 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 l 行。 并不是所有的公文都需要编制份数序号。 《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。 如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。 编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。 当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。 发文机关根 据份数序号可以掌握每一份公文的去向。 因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。 本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。 一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即 “1” 编为 “01” ，如果单编 “l” ，会使人不知其意，以为是误印上去的。 对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机夫可自行掌握。 本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第 1 行。 8． 1． 2 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 l 行，两字之间空 l 字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 l 行，秘密等级和保密期限之间用 “★” 隔开。 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。 根据《办法》的 规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围 的规定分别标明 “ 绝密 ” 、 “ 机密 ” 和 “ 秘密 ”。 “ 绝密 ” 是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害； “ 机密 ” 是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害； “ 秘密 ” 是一般的 国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。 在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。 19 保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。 如公文针发 单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后 标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用 “★” 隔开。 如：绝 密 ★3 个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为 3 个月， 过期即可解密。 在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等 级两字之间应空 l 字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空 l 字距离，以使该字段不致过长。 8． 1． 3 紧急程度 如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。 紧急程度是对公文送达时限的要求。 根据《办法》规定，紧 急公文应当分别标明 “ 特急 ” 、 “ 急件 ”。 具体 “ 特急 ” 和 “ 急件 ” 的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。 在标准中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第 l行。 如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等级 在上、 紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。 8． 1． 4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 “ 文件 ” 组成；对一些特 定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。 友文机关标识上 边缘至版心上边缘为 25mm。 对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。 如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空 2 行向下依次标识 (见图三 )。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于 22mm179。 15mm( 高179。 宽 )。 20 联合行文时应使主办机关名称在前， “ 文件 ” 二字置于发文机关名称右侧，上下。