中小企业内部控制问题探讨

中小企业内部控制问题探讨内容摘要：

信息的可靠性和完整性，防止支持决策信息的错误和贫乏。 有助于中小企业各部门遵循已制定的政策计划、外部法律法规。 政策计划是企业管理层制定的，而法律法规则源于企业外部法律环境，遵循企业内部的政策、计划 是为了保证经营活动的有序进行，遵守法律、法规则有利于企业避免来自外部政府的惩罚损失。 保护中小企业各项资产的安全和完整，防止资产流失。 健全完善的内部控制能够科学有效的监督和制约财产物资的采购、计量、验收等各个环节，确保各项资产的安全完整，有效纠正各种损失浪费现象的发生。 如对资产接触人进行权限的限制，设置计算机密码和操作口令，聘用保安人员和对仓库保管员制定严格的物资流动程序等。 提高中小企业 经营活动的经济性和有效性。 中小企业应依靠内部控制 进行完整的会计核算，进而编制财务报告，并采用运筹学的方法分析各个 经营指标的经济性，考察企业是否存在设备未能充分利用、费用核算不规范、工作人员是否超标和生产台班开工不足等情况，保证提高经营活动的经济性和有效性，实现企业财富最大化 [7]。 有助于管理层实现经营方针和目标。 中小企业的诸多经营活动和 一切内部控制措施都是为了经营目标的实现，因此中小企业内部控制 应围绕企业的经营目标来建设，以确保企业经营目标的实现。 4 三、陆川茂盛有限公司内部控制分析 （一）陆川茂盛有限公司简介 陆川茂盛有限责任公司成立于 1993 年，是一家以经营各类家用电器为主的家电零售连锁民营企业。 本着 “ 创新 务实、精益求精 ” 的企业理念，依靠准确的市场定位和薄利多销的经营策略，得以蓬勃发展。 目前，茂盛公司在业主即总经理蓝茂盛的带领下已发展成为陆川最大的家电零售连锁企业，拥有员工一百多名。 公司旗下有茂盛电器城、茂盛电器连锁城和茂盛物业租赁部三个主体部门，物业租赁部又管理着茂盛服装城、茂盛服装鞋业百货超级市场和茂盛购物城。 （二）公司内部控制的现状 茂盛公司虽然经过十多年的发展，取得了一定的成就，但是内部管理混乱，财物与账簿记载不符、公司财物经常丢失而又无法追查等等现象始终无法杜绝，总经理蓝茂盛为此烦恼不已，然而又没 有意识到什么地方不妥，究其原因还是公司内部控制过于薄弱，无法形成权责分明的现代管理制度。 内部环境 （ 1）诚信和道德价值观 茂盛公司为了营造和保持这方面的氛围，制定了员工行为守则，守则涉及范围广泛，并要求员工定期承诺遵守这些制度。 同时该公司针对背离公司规定的行为制定了一系列严厉的惩罚措施。 （ 2）员工的胜任能力 该公司管理层对所有监管及其岗位的工作有书面描述和任职条件，但无员工培训计划。 公司现拥有大学本科以上学历的职工只 占职工总数的 10%，高中以下水平的职工却占30%左右。 （ 3）组织结构 公司的组织结 构如下： 图 1：陆川茂盛有限公司组织结构图 （ 4）职权与责任的分配 该公司制定管理层以及各级员工的职务说明书，用以规定与控制有关的责任；将业务授权、业务记录、资产保管和维护，以及业务执行的责任尽可能地分离。 在实际工作过程中 ,为了方便，许多重要任务都是临时指派人员去完成。 总经理 保安部 电器城部 门经理 连锁店部 门经理 物业租赁部门经理 电器城 连锁店 维修部 物业租赁 财务部 仓库 5 （ 5）人力资源的政策与实务 公司没有建立员工发展规划和内部提升制度，提升谁，解雇谁，由总经理一人说了算，没有健全的业绩考核。 同时也没有建立员工管理和经营中遇到问题的反映途径，没有员工参与管理的激励机制。 公司员工流失率高，尤其是门市员工流失率居高不下。 以下是公司员工近年的流动率图： 5%10%23%19% 18%0%5%10%15%20%25%2020 2020 2020 2020 2020员工流动率 图 2：茂盛公司员工流动率图 风险评估 茂盛公司没有建立起规范的决策制定和风险分析、风险控制机制，屡屡造成投资失败。 公司历年投资决策失误给公司带来的损失如下表： 表 1：茂盛公司投资决策失误给公司造成的损失 年份 事件数 损失金额（万元） 2020 2 10 2020 1 40 2020 2 15 2020 1 12 信息与沟通 公司 目前的内部信息传递方式还停留在电话、传真的阶段，员工有事情很多时候不是去找门市经理解决，而是直接找总经理解决。 考虑到成本效益原则，公司一般不对外披露财务信息。 控制活动 授权方面，公司没有建立正式的授权制度，一切事情都由总经理说了算，而有时需要特别授权的又无法进行集体决策，往往造成决策失误； 业 绩评价方面，公司缺少应有的预算管理制度，对异常的差异也未采取必要的调查和纠正措施；信息处理上，公司只进行简单的会计记录，月底只有简单的利润计算，无收益分析、成本分析和现金流量分析，而且会计记录中省掉了记账凭证编制一 项，而是直接根据原始凭证在账簿上直接登记；实物控制方而，没有专门的仓库管理和登记员，对财产的入库、领用、保管及处置环节设置的控6 制程序过于简单和随意。 内部监督 公司无内部审计机构，对于发生的重大业务由总经理进行 监督与检查 ，而对于一些非重大业务则靠员工自身来进行监督。 （三）公司内部控制存在的问题及原因分析 内部环境薄弱 （ 1）短视的诚信和道德价值观 茂盛公司虽然对员工的诚信原则和职业道德较为重视，并为员工制定了一系列的道德标准，但是 员工遵守这些标准 并非 是 一种自发行为，而是员工慑于政策和规范的威力以及管理者的权力 而被迫遵守。 员工接受惩罚后往往存在一些不满，公司没有用诚信文化去管理员工， 公司 的 诚信文化 以及道德价值观 还未真正建立起来。 （ 2）组织结构不合理 企业 组织结构建设的好坏直接影响到企业的经营成果及控制效果。 茂盛公司组织结构过于平行化，总经理直接管理的部门太多。 这样的公司组织结构不利于公司业务的进行，不利于部门之间信息沟通；同时，在公司内部，虽然设置了采购部、门市部、财务部、办公室等部门，但部门设置太粗略，没有细分，这样各部门之间的关系就没法很清楚地理顺，给员工的感觉是混乱不堪，并且有些部门工作非常繁忙，有些部门又非常清闲。 如办公室经常是一件事没有处理完，另一件事又必须马上要处理，导致办公室人员怨声载道，严重影响了工作效率和情绪。 （ 3）人力资源管理不善 公 司的职工雇佣不是按岗雇员，人员素质偏低，学历普遍不高，不能真正担当起内部控制的责任，更新知识、提高操作能力就显得到不容缓。 公司业主不重视员工参与管理，人文管理观念意识淡薄，没有健全的提升制度和业绩考核。 由于没有建立激励机制，员工无法提起积极参与企业管理的热情。 连锁店分店开业前，要考虑新增店长人选，本应该通过业绩、知识技能和人品各方面考查评选的，但最后确定的方式还是总经理说了算，并没有进行民意调查和全面考核，结果是该店长上任后屡屡管理失误，门市员工流失率居高不下，该分店销售业绩也提不上去。 这些造成了公司员工流 动率偏高，高的员工流动率对公司来说是很大的损失。 一是部分优秀员工到了竞争对手处；二是员工流动率高对员工队伍的稳定产生不利，并可能造成恶性循环；三是使公司的招聘成本很高。 （ 4）职责划分。