文件与记录控制程序(含表格)

文件与记录控制程序(含表格)内容摘要：

会签方式： （由文件制订者发起【文件会签表】，并由会签 部门责任人书面会签）； （由文件制订者为文件的起草、修改和定稿组织评审会议，会议记录表即可成为会签证据）； （由文件制订者在文控系统电子平台上发起的各节点会签流程）。 . 文件制订者完成文件的编制、定稿后，将初稿经由电子邮件发至文控中心进行受控前检查； 德信诚 培训网 更多免费资料下载请进： 好好学习社区 . 文控员按照 ~ 的要求对文件的内容、格式、范围以及会签进行检查，如有错误或违规返回文件制订者进行修订，修订后按照 再次提交检查； . 检查合格的文件，由文控员按照 的规则进行编号，并将编号回复文件制订者，通知文件编制部门走文件审批流程。 . 文件制订者填写【文件审批表】： 、及修改内容、文件制订 /修改者信息； 、以及发放份数； 、会签需求，会签需求勾选的，必须在【文件审批表】后附【文件会签表】。 . 文件编制部门按照表 4 的文件审批权限走文件审批流程： ， 文件编制部门将文控员检查合格的电子档文件打印出来，附上相应的会签表，最后附上【文件审批表】，进行审批签署； ，文件编制部门将电子档文件上传文控系统，经过文控员检查节点检查合格后返回文件编制部门进入审批流程，文件编制部门按照流程提示输入文件基本信息、选择审批节点并发起审批，各审批节点责任人按照系统发送的邮件提示进行文件审批。 德信诚 培训网 更多免费资料下载请进： 好好学习社区 表 4：文件审批权限表 ，即返回文件编制者进行评审、修订和再提交； ，纸档的文件由编制部门附上【文件审批表】和【文件会签表】交由文控中心进行受控；电子档的文件在文控中心自动生成受控申请节点。 . 文件受控 ： ，文控员在每一页填写文件编码的位置加盖“受控文件”印章（包括【文件审批表】和【文件会签表】），根据要求发放的份数，每一份均执行此操作； ，文控员在系统上对文件执行“受控文件”标志的标识并文件类型 类别 拟定 审核 批准 管理手册 管理体系纲领 体系专员 管理者代表 总经理 程序文件 过程管理程序 体系专员 管理 者代表 总经理 过程管理程序及其生成表单 体系专员 管理者代表 总经理 三级文件 二级文件衍生文件及其生成表单 拟定部门 体系专员 编制部门最高负责人 管理文件以及生成表单 拟定部门 体系专员 编制部门最高负责人 其它 拟定部门 体系专员 编制部门最高负责人 德信诚 培训网 更多免费资料下载请进： 好好学习社区 上传至指定路径。 ，由文控员通知文件接收和使用部门： . 纸档文件，文控员通知文件接收部门进行领用，并在【文件领用登记表】上进行登记，文控中心同时建立【文件收发记录表】； . 电子档文件，文控员以公告的形式通知全公司范围，并附文件路径，供使用部门有权限的人员查阅。 . 文件修订 ，如没有特别指定，须由原编制部门重新编制，按照 ~ 的流程进行受控； ： ：由文件修订人员对需修订页进行修订，并将文件的文件封面、会 签、履历表（以最新状态为准）重新进行打印，执行审批流程，文件的修改号按照 执行，修订完成后由文件修订人员填写【文件审批表】通知相关部门。 但必须遵循以下规定： 换页管理仅适用于检验作业指导书、工艺卡片、生产作业指导书三类文件，且总页数超过 10页的文件； 每份文件连续换页次数不能超过三次，换页三次后再做修改必须进行整体换版； 如果换页数超过总页数的 1/3，则必须整体换版。 德信诚 培训网 更多免费资料下载请进： 好好学习社区 . 换版管理：只以电子版受控、不发放纸档的文件，和不满足 换页条件的文件均需做 整体升版，由文件修订人进行修订并执行审批流程，文件的修改号按照 执行，修订完成后由文件修订人员填写【文件审批表】通知相关部门。 ：其中，修改内容少于 100 字的，在文件正文中使用斜体正楷字标识出来便于快速查找，修改内容多于 100字，则不在文件正文中体现； ，有纸档下发现场使用的文件，需由文控中心通知各领用部门回收旧版文件完成后，再进行新文件下发。 、审查、发行、调阅、增发、废止、销毁 、保存 中文控中心给出的文件编码，填写在文件对应位置，而后按照 ~ 的流程进行受控； ； ，受控文件按照此范围发放后，其他部门如需增发，则填写【文件申请单】申请增发，增发申请的审核权归属文控中心，批准权限归属文件制订部门的最高负责人； ： . 外来文件由外来文件接收部门接收、识别和确认，确认需要受控按照 和 的流程进行 受控，两点不同如下： 德信诚 培训网 更多免费资料下载请进： 好好学习社区 外来文件不做任何格式和内容的调整，由文控中心直接在文档页眉位置填写文件编码，文件编码规则参照 ； 外来文件不盖受控章，由文控中心统一归档和发放。 . 外来文件如顾客图纸、标准、技术规格，工程技术部门要在两个工作周内完成评审，并保留相关评审记录。 . 电子档 电子档文件保存在共享文件夹（原始电子档文件）和文控系统（受控盖章 PDF 版本）上，行政部门负责电子平台的安全、保密、以及备份； 电子档记录保存在共享文件夹 上指定路径，由负责和产生记录的部门进行定期归档更新（频率不得低于每月一次），电子档记录原则上不设定保存期限上限，但不能少于最少保存年限； . 纸档 所有纸档文件的存贮均要求防潮、防火、防蛀、防盗的环境； 纸档记录的保存由生成记录的责任部门负责，原则上，各类纸档运行记录每月度以部门为单位进行归档整理，并提交文控中心，提交时使用牛皮纸袋打包的方式，并且在最小包装单位上明确标识记录的名称、时间段等信息； 文控中心对所提交的记录按照日期、种类 /或部门的划分进行识别、整理和保存，保 存年限按照附件 8【质量记录保存年限清单】。 德信诚 培训网 更多免费资料下载请进： 好好学习社区 . 电子档文件供有权限的人员调阅，其它人员如有需求，单次调阅可使用邮件向文控中心申请，抄送调阅部门和文件编制部门最高领导，抄送人员答复同意后，文控中心可调出文件供查看（由于电子文档的不可复制性，查看地点仅限于文控室）； . 纸档文件，需由调阅者在文控中心【文件调阅 /借出记录】上进行登记，文控员进行确认，确认内容包括文件完整性、借出日期和归还日期； . 记录的调阅需要征。