各类公文写作格式及范例(超实用)

各类公文写作格式及范例(超实用)内容摘要：

词下一行；左空 1 字用 3 号仿宋体字标识 “抄送 ”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。 印发机关左空1 字，印发时间右空 1 字。 印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 版记的位置 版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 9 页码 用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距离版心下边缘 7mm。 单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。 空白页和空白 页以后的页不标识页码。 10 公文中表格 公文如需附表，对横排 A4 纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文如需附 A3 纸型表格，且当最后一页为 A3 纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将 A3 纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。 11 公文的特定格式 信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下 4mm 处为一条武文线（ 上粗下细），距下页边 20mm 处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为 170mm。 每行居中排 28 个字。 发文机关名称及双线均印红色。 两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。 命令格式 命令标识由发文机关名称加 “命令 ”或 “令 ”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。 命令标识上边缘距版心上边缘 20mm，下边缘空 2 行居中标识标识令号；令号下空 2 行标识正文；正文下一行右空 4 字标识签发人签名章，签名章左空 2 字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。 在签发人签名章下一行右空 2 字标识成文 时间。 分送机关标识方法同抄送机关。 其他要素从本标准相关要素说明。 会议纪要格式 会议纪要标识由 “会议纪要 ”组成。 其标识位置同 ，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。 会议纪要不加盖印章。 其他要素从本标准相关要素说明。 国家质量技术监督局 1999－ 12－ 27 批准发布 7 2020－ 01－ 01 实施 《国家行政机关公文格式》条文释义 1 范围 本 标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。 其他机关公文可参照执行。 使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。 本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。 (1)内容范围 内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称 “ 公文 ” ）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。 对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。 (2)适用范围 本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。 所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。 (3)特定范围 《办法》规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民 族文字。 由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。 2 引用标准 GB／ T 148— 1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 在本标准中引用的国家标准 GB／ T 148— 1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》，主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一 般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。 由于该标准是根据国际标准 ISO 218 等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。 在 A系列纸型中，公文用纸的纸型为 A4型，即幅面尺寸为 210mm297mm ，并规定各裁边的误差为土 3mm。 因此 GB／ T 9704 一 1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是 GB／ T 148— 1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。 3 定义 本标准采用下列定义。 3． 1 字 Word 标识公文中横向距离的长度单位。 一个字指一个 汉字所占空间。 3． 2 行 line 标识公文中纵向距离的长度单位。 本标准以 3 号字高度加 3 号字高度 7／ 8 倍的距离为一基准行；公文标题以 2 号字高度加 2 号字高度 7／ 8 倍的距离为一基准行。 在本标准中为确定公文中各项要素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。 为此，对于公文的横向描述形式就是 “ 字 ” ，纵向描述就是 “ 行 ”。 在这两项定义中， “ 字 ”指的就是汉字的横向距离。 一 “ 行 ” 的概念 (除 2 号标题外 )指的是 3 号字高度加其 7／ 8 倍的距离。 因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。 由这两 个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。 4 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为 60g／ m 一 80g／ m2 的胶版印刷纸或复印纸。 纸张白度为 85％一 90％，横向耐折度 ≥15 次，不透明度 ≥85 ％， pH 值为 7． 5— 9． 5。 由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。 8 公文用纸的质量为 60g／ M2— 80g／ m2的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的 经济性和美观性。 经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于 60g／ m2 的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用 70g／ m2 的胶版印刷纸。 对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于 80g／ m2 的胶版印刷纸或复印纸。 这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。 公文用纸纸张白度是根据与 A 等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行分析总结得来的。 纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重 ；纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。 横向耐折度 ≥15 次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。 因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。 不透明度 ≥85 ％是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。 如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。 这也是公文用 纸的一项重要指标。 pH 值为 7． 5— 9． 5 是根据国家档案局制定的行业标准 DA／ T 11 一 1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。 这项行业标准规定，存档时间在 200 年以上的一般耐久纸，其用纸的 pH 值应为 7． 5— 9． 5。 出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。 5 公文用纸幅面及版面尺寸 5． 1 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GB／ T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm ，尺寸的允许偏差见 GB／ T 148。 5． 2 公文页 边与版心足寸 公文用纸天头 (上白边 )为： 37mm177。 lmm 公文用纸订口 (左白边 )为： 28mm177。 1mm 版心尺寸为： 156mm225mm( 不含页码 ) 本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的 16开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型 A4 型。 作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。 作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑： (1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势 国际标准化组织 (ISO)早在 1975 年就制 定了书写纸 (书写用纸即日常的办公用纸 )的规格标准，即 ISO 262： 1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为 A4 型 (2l0mm297mm)。 这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。 目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以 A4 型标准作为基本纸型的。 鉴于 A4 型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用 A4 型纸。 国际会议也无一不是采用 A4 型纸作为会议文件用纸。 在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多 国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中，无一不是采用 A4 型纸作为公文用纸。 (2)我国已基本具备采用国际标准 A4 型公文用纸的条件 我国在 1987 年和 1988 年分别等效 ISO 6716 和 ISO 216 制定了我国国家标准 GB／ T 788 和 GB／ T 148。 但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准 16 开型。 随着国际标准 A4 型的普及，各国普遍将 A4 型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理 A4 型纸的功能，使 A4型纸在我国作为书写纸和图书杂 志用纸已是大势所趋。 为此 GB／ T 9 148 和 GB／ T 788 已作了修订，明确规定国际标准 A 系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准 A4型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。 (3)淘汰 16开型纸的必要性及基本条件分析 长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用 16 开型。 这种纸型标准实际是日本早期用的标准。 现今日本已不再使用该种纸型。 用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。 16 开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用 B5 型纸与 l 6 开型纸混用的。 纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。 而国际标准A4 型规格比较严格，无论在哪里买到的 A 4 型纸其误差不会超过 lmm，可保证文件用纸纸型的统一。 因此淘汰 l 6 开型公文用纸纸型，采用国际标准 A4 型作为公文用纸是十分必要的。 将公文用纸由 l 6 开型改为国际标准 A4 型，是我国公文用纸的一场革命性转变。 从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准 A 系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。 而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机 ，绝大部分都是以 A4 型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制 A4型公文。 目前，淘汰 16开型纸，采用 A4 型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。 所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准 A4 型。 6 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。 为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。 7 排 版规格与印制装订要求 7． 1 排版规格 正文用 3 号仿宋体字，文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 7． 2 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 lmm。 7． 3 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。 黑色油墨应达到色谱所标 BLl00％，红色油墨应达到色谱所标 Y80％， M80％。 印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 7． 4 装订要求 公文应左侧装订，不掉页。 包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。 两页页 码之间误差不超过 4mm。 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 l／ 4 处，允许误差 177。 4mm。 平订钉锯与书脊间的距离为 3mm 一 5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。 裁切成品尺寸误差 177。 lmm，四角成 90 度，无毛茬或缺损。 长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。 因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。 所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装 订公文才是符合国家行业标准的。 (1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。 此规定，是为解决上述经常出现的问。