公文写作与处理_重点笔记_串讲内容_自考

公文写作与处理_重点笔记_串讲内容_自考内容摘要：

称“眉首”；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。  《格式》规定，版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素 置于最后一行。 这样，眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分。 由此可以准确认定公文是否完整。  现将公文的各构成要素按照《格式》划分的眉首、主体、版记三个部分的顺序分述于下： （一）眉首部分  公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。 公文份数序号。 公文份数序号简称公文 份号。 是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。 并不是所有的公文都需要编制份数序号。  《办法》和《条例》都规定带密级的公文要编制份数序号。  国务院的文件都编有份数序号。  编制份数 序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。  编制份数序号一般用 6 位（不得少于两位）阿拉伯数码，其位置在版心左上角顶格第一行，数字不足规定数时，前面用“ 0”补齐。 秘密等级和保密期限  秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。 《办法》和《条例》都规定对涉及党和国家秘密的公文应当标明密级。 （绝密、机密、秘密三级）  保密期限的应根据实际情况而确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期不作标注，凡期限不作标注的可按二十年认定。 标注的方法是在密级与期限中间加★，如“秘密★五年”“机 密★长期”“绝 密★”等。  公文密级的标注位置在文件首页公文版头右上角第一行。 用 3 号黑体字标注，两字之间空出一个字的距离。 如“秘 密”，如需同时加期限的“机密★一年 ”。  凡传递秘密文件应在文件封皮上加盖 戳 记注明。 紧急程度。  紧急程度是对公文送达和办理的时间限度。 又称缓急时限或处理时限。  紧急公文应根据紧急的程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分标“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。  紧急文件标明何种等级，应由公文签发人确定。  标明紧急程度的位置在文件首页文头右上角。 需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下， 下下对齐。  紧急程度应在信封或封筒上加盖 戳 记注明。 发 文机关标识  发文机关标识即人们通常所说的“文头”。 它是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关文件版头。  发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。  发文机关标识大字居中套红印在文件首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。 字体应选用小标宋体字。 版头下面有一条宽度同版心的间隔横线，作为眉首区域与主体区域的分界线。  党的 文件在间隔线中间印上一颗五角星。  间隔线与版头一样套红印刷，表现出公文的严肃性与权威性。 使用这种套红 版头的文件，通常称之为“红头文件”。  联合行文，文件版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。  联合行文必须注意民《格式》中规定“文件首页必须显示正文”这一要求。  在民族区域自治地区，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自治民族的文字排在上面或前面。 发文字号  发文字号是指由发文机关编排的文件代号。 由发文机关代字、年份（加六角括号〔 〕 ）和序号组成。  发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。  编排发文字号要力求准确、稳 固、系统。 机关代字应是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括。 如“国”代表国务院，“国办”代表国务院办公厅。  发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅（室）统一编排。  年份要写全，置六角括号内。 不要将 〔 1998〕 写成 〔 98〕 ，也不要将年份置于机关代字之前；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字，也不加“字”字。  几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。  党政机关的联合发文，只标注党的机关发文字号。  发文字号的收写位置，一般说来，有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排 列。 用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第号”。 签发人  签发人标识仅在上报的公文中才出现。  在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。 同样，也是下级单位表示谁可以对上报的公文负责。  《办法》第十条规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名。 其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 “  签发人标识的位置按《格式》规定应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处一行。 这样，发文字号就不 要居中了，要居左空 1 字，签发人侧右空 1 字，这样排列起来对称、美观。 同时还规定“签发人”三字用仿宋体，签发人姓名用楷体，这样规定是使签发人的姓名突出、醒目。 （二）主体部分  公文的主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等项。 公文标题。 公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成。  也有省略的情况，例如： （ 1）省略机关名称。 如：《出版物汉字使用管理规定》 （ 2）省略事由。 如《中华人民共和国财政部令》 （ 3）机关名称和事由同时省略的。 这类情况多见于公布性公文， 如机关内部的通知、通告、词，法院的布告等，仅仅以文种作为标题。  公文标题的书写位置应位于红色横线之下，分 1 行或多行居中排列。 主送机关。  “主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 ”也就是说，主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。  主送机关又称主送单位或行文对象。  公文的主送机关一般有以下三种情况： （ 1）上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任。 除批复以外，一般的下行公文都有两个以上的主送机关。 （ 2）下级机关向上级领导机关发出的请 示或报告等上行公文，在一般情况下都只有一个具体的主送机关。 （ 3）直接向社会公众发布的公文，如通告、公告、等告知性公文，它的知照对象是全社会或者全体人民群众，在这种情况，公文的主送机关就没有必要再写了。  主送机关的位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。 根据机关类型中间用顿号或逗号，末尾加冒号。 用 3 号仿宋字体。  如果主送机关名称过多，而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关名称移到版部分主题之下，抄送之上，作变通处理。 正文。 正文是公文的主体部分，是公文的核心。  正文的结构一般可 分为导语、正文主体、结束语三个部分。 （ 1）导语。 导语部分的写作一般有依据式、目的式、原因式三种写法。 ①依据式 ， 即简要地说明发文的依据。 通常用“据 ”“ 根据”或“按照 ”“ 遵照 ” 等开头。 ②目的式，即开宗明义说明发文的目的。 通常使用“为”“为了”等开头。 ③原因式，即简要地说明发文的原因。 通常用简洁的语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开关。 （ 2） 正文主体。 正文的主体是公文的最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。 （ 3） 结束语。 结束语就是正文的结尾。  上行文的结束语一般用“以上意见当否，请指示”，“妥否，请批复”“以 上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行”“以上报告，请审阅”等。  平等文的结束语一般用“专些凼达”，“敬希凼复”“特此凼告”等。  下行文的结束语一般为“此令”“此告”“希遵照办理”“希贯彻执行”等。  转发性文件和被转发的文件在形式上是正件和附件的关系 ， 实质上它们都是正件。 所以，被转发、印发的文件同转发性文件（包括批转性文件），一样仍属正文，而不能看成是附件。 附件。 公文如有附件，应在正文下一行加以标识，用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。  公文附件的形式一般有图表、目录、名单、简介及 其他有关文件材料。  附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，标明所附文件材料名称及件数。  附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，应在附件上标识公文的发文字号。 成文时间是指公文形成的时间，是公文的一项重要内容。 它是文件生效及日后查考的重要依据之一。 如果公文没有成文时间，在某种意义上说是一纸空文。  成文时间要用汉字书写，年、月、日要写齐全，不得将阿拉伯数字与汉字混用。  公文的成文时间有以下几种情况： （ 1） 在一般情况下，以领导人签发时间为准。 （ 2） 经会议讨论通过的公文，以会议通过时间为准，并加括号写 在公文标题正下方。 （ 3） 规范性公文以批准时间为准。 （ 4） 两个以上机关的联合发文，以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准。 （ 5） 一般的日常事务性公文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、凼等的成文时间以它们的印发时间为准。 公文生效标识。 公文生效标识是指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，它是证明公文效力的表现形式。  公文生效标识有两种情况：一是单一发文机关如何加盖机关印章；二是联合行文的机关如何加盖机关印章。 分述如下： （ 1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，在成文时间上加盖机关 印章即为公文生效标识。  一般情况下除会议纪要外，机关制发的公文都要加盖印章；不加盖印章的公文应视为无效。 印章还是鉴定公文真伪的最重要的。  成文时间的横向距离是右空 4 个字，纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在行文时间上，印章的上弧距正文（或附件）不到 1 行的空白，这样要求是防止变造公文。 （ 2）联合行文印章  联合行文加盖印章有两种情况。 一是两个单位的行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，要排列整齐，两上印章互不交切，间距不超过 3MM；二 是三个或三个以上单位联合行文时，会出现至少一个以上机关印章无法压在成文时间上，为了防止空白印章的出现，将行文单位名称排在成文时间和正文之间，将印章加盖在单位的名称上。 （ 3）关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明。  当公排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用“此页无正文”的方法解决。 附注。 附注一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。 如“此件发至县团级”“此件可见报”等。 （不是对公文的内容作出解释）  附注应用圆括号括入，左空 2 字标识在成文时间下一行） （三）版记部分  公文的版部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间等项。 主题词。  主题词是指能够准确表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。  公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于公文管理的规范化、科学化。 （ 1） 公文标注主题词的作用是： （简答题） ① 可以准确简要地概括文件的主要内容。 ② 可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。 主要表现在：一是快、二是准、三是全 ③ 有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。  公文标注主题词的步骤是： 首先进行主题分析，即先从公文标题中确定主题，再从小标题或内容中抽出公文标题中没有说明，却是公文重要内容的概念。 其次是主题标识，在主题分析的基础上，借助主题词表将自然语言转化成规范语言。 再次是主题词誊录，最后由公文的审核人反关审定。 （ 2）公文标注主题词应当注意以下问题：（简答题） ① 必须在公文主题词表中选用主题词。 ② 公文主题词表中的类别标题不作主题词用。 ③ 主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。 ④ 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容 进行标引。 ⑤ 在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。 ⑥ “主题词”三字居左顶格用 3 号黑体字标注在抄送机关上 1 行，“主题词”后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个字的间距。  一份文件一般以不超过五个主题词为宜。 抄送机关  抄送机关是指除主送机关外需执行或知晓公文的其他机关。  确定抄送机关要掌握以下几条原则： （ 1） 抄送要限于同文件内容有关、需要对方知晓或协助办理的机关，即不能滥报滥送，也不能漏报漏送。 （ 2） 向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄送下级 机关。 （ 3） 向下级机关的重要公文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的公文， 不得再上报上级机关。 （ 4） 在一般情况下，下级机关也不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件。 因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越过的上级机关。 （ 5） 受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容主送机关和抄送机关。  抄送机关标注在主题词下 1 行，左空 1 字用 3 号仿宋字标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关之间用顿号隔开，回行时与上。