秘书会务手册

秘书会务手册内容摘要：

与会人员应按时参会，迟到而没有事先请假要罚占 1分钟； 会议期间避免随意走动，对手机做静音处理； 与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场。 需要向会议主持人请假并得到 6 允许； 7. 会议纪要撰写：在会议结束之后的 2个工作日之内，会议组织部门应该撰写出会议纪要 并发给相关人员；会议纪要应该准确、真实地反映会议的结论； 8. 会务组织： 会议预算：会议应本着高效，节约的 原则进行。 每次的会议费用在 3000元以上时， 会议组织部门要进行会议预算，并报本部门的直接上级审批； 交通、食宿：如果会议在公司外部举行，会议组织部门应该视会议时间安排组织与 会人员的交通和食宿。 如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐； 三、流程图 7 在公司内召开的会议 8 在公司外召开的会议 9 四、程序 会前工作（按顺序） 议题及参会人员范围的确定 会议场所的选定： 在会前至少十个工作日确定好 会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。 要求 外部环境幽雅，适宜散步； 内部设施齐备： 会议室的布局，光线明暗，灯光，音响，空调等 10 娱乐设施齐全（乒乓球，保龄，游泳等） 住宿、餐饮、娱乐的距离要适宜 说明：对符合上述条件的场所最终提请总经理室。 会议通知的起草 在会前一周确定本次会议的议程，其中包括 汇报的具体时间，主要 举例如下： 结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程， 会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前十天 发出。 申报会议预算 依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做如下费用明细， 包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。 会议预算要求在会前四天 完成，经秘书处经理审阅后，报王总或刘总审批。 11 人员确认 结合会议通知中所注明的参会人员名单（主要是总经理室成员及全程列席人员），与其确认住宿，交通（往返）情况。 对于 QDI 的总经理室成员要了解到京及离京的时间，做 好接机、送机及住宿的安排工作；原则上如有继续留京人 员，建议安排在翠宫饭店入住。 设备准备 预定 依据征询结果，进行预定，其中要求确定的有：会议室，房间，餐饮，娱乐（保龄，乒乓球，游泳，台球等）。 要求：会议室要确认是否有音响设备及白板。 车辆安排 依据会议议程确定车辆往返的安排，一般选用依维柯。 要求明确发车时间，地点，路线，并将安排情况通知公司车辆管理员。 车辆安排的原则： 12 A. 结合会议议程安排，并要求车辆于会前 10分钟到达会场； B. 车辆路线的安排应以所送汇报人员的出发地为主， ，最好在会后 1小时由会场出发。 会务通知起草 在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草 会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。 应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图（注：要包含会议通知的所有内容）。 如议程中包括总经理室周例 会，在会务通知中注明下一周的例会是否召开。 会务通知要求在会前四天 完成，经秘书处经理审阅后，报王总或刘总审批。 会务通知要求在会前三天 发给参会人员。 议程 PPT制作 制作会议议程的 PPT 文件，以便会议主持人介绍会议的安排。 其中 PPT 应包括会议时间，内容，汇报人。 食品的采买 依据会议的长短，采购相应的水果、干果及小点心，具体明细如下： 13 指导服务员工作 确定每次会议需有 3名服务人员。 通知服务人员每 15分钟续茶。 指导服务人员水果及点心的准备 和摆放情况。 会议场地布置与熟悉 事先与宾馆人员联系，保证服务人员的及时到位。