实用公文写作格式及范例

实用公文写作格式及范例内容摘要：

，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。 这也是公文用纸的一项重要指标。 pH 值为 7． 5— 9． 5 是根据国家档案局制 定的行业标准 DA／ T 11一 1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。 这项行业标准规定，存档时间在 200 年以上的一般耐久纸，其用纸的pH 值应为 7． 5— 9． 5。 出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。 5 公文用纸幅面及版面尺寸 5． 1 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GB／ T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为： 210mm179。 297mm ，尺寸的允许偏差见 GB／ T 148。 5． 2 公文页边与版心足寸 公文用纸天头 (上白边 )为： 37mm177。 lmm 公文用纸订 口 (左白边 )为： 28mm177。 1mm 13 版心尺寸为： 156mm179。 225mm( 不含页码 ) 本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的 16开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型 A4 型。 作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。 作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑： (1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势 国际标准化组织 (ISO)早在 1975 年就制定了书写纸 (书写用纸即日常的办公用纸 )的规格标准，即 ISO 262： 1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为 A4 型 (2l0mm179。 297mm)。 这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。 目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以 A4 型标准作为基本纸型的。 鉴于 A4 型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用 A4型纸。 国际会议也无一不是采用 A4型纸作为会议文件用纸。 在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例 中，无一不是采用 A4 型纸作为公文用纸。 (2)我国已基本具备采用国际标准 A4 型公文用纸的条件 我国在 1987年和 1988 年分别等效 ISO 6716 和 ISO 216 制定了我国国家标准 GB／ T 788 和 GB／ T 148。 但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准 16 开型。 随着国际标准 A4型的普及，各国普遍将 A4 型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理 A4型纸的功能，使 A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。 为此 GB／ T 148 和 GB／ T 788 已作了 修订，明确规定国际标准 A 系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准 A4 型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。 (3)淘汰 16开型纸的必要性及基本条件分析 长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用 16 开型。 这种纸型标准实际是日本早期用的标准。 现今日本已不再使用该种纸型。 用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。 16 开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用 B5 型纸与 l 6 开型纸混用的。 纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一 ，公文质量受到影响，也不严肃。 而国际标准 A4 型规格比较严格，无论在哪里买到的 A 4 型纸其误差不会超过 lmm，可保证文件用纸纸型的统一。 因此淘汰 l 6 开型公文用纸纸型，采用国际标准 A4 型作为公文用纸是十分必要的。 14 将公文用纸由 l 6 开型改为国际标准 A4 型，是我国公文用纸的一场革命性转变。 从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准 A 系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。 而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以 A4 型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行 了更新，可以印制 A4型公文。 目前，淘汰 16开型纸，采用 A4 型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。 所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准 A4 型。 6 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。 为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。 7 排版规格与印制装订要求 7． 1 排版规格 正文用 3 号仿宋体字，文中如 有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，一般每面排 22行，每行排 28 个字。 7． 2 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 lmm。 7． 3 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。 黑色油墨应达到色谱所标 BLl00％，红色油墨应达到色谱所标 Y80％， M80％。 印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 7． 4 装订要求 公文应左侧装订，不掉页。 包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。 两页页码之间误差不超过 4mm。 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下 各 l／ 4 处，允许误差 177。 4mm。 平订钉锯与书脊间的距离为 3mm 一 5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。 裁切成品尺寸误差 177。 lmm ，四角成 90 度，无毛茬或缺损。 长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。 因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。 所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。 (1)在标准中给出排版规格是保证公 文行数和字数的统一。 此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。 在正常一面满排公 15 文正文的情况下，应按照这一规定执行。 但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数， 以保证下一面有公文的正文内容。 这种情况就属特殊情况。 所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。 (2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。 (3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。 关于印刷制品的质 量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待是很容易实现的。 值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致。 (4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。 由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。 在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发 生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。 本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。 8 公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 置于公文首页红色反线 (宽度同版心，即 156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线 (不含 )以下至主题词 (不含 )之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的 建议而确定的。 其中 “ 眉首 ” 、 “ 版记 ” 两个概念在公文印制行业已多年使用， “ 主体 ” 是本标准提出的新概念。 之所以这样划分，是为叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有相对的独立性，界限比较明显。 眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首所合。