ps100采购业务操作手册浪潮erp、gs、ps等

ps100采购业务操作手册浪潮erp、gs、ps等内容摘要：

为当前业务日期为进入系统时输入的登录日期，可修改为上一次月结后的任意日期。 通过按右键帮助参照日历；也可以手工录入，录入必须符合日期格式，即“ YYYYMMDD”。 【存货业务日期】：是指存货实际业务发生的日期，由此决定了，该笔业务必须在业务日期所在的会计期间记账，相关的查询也是按照业务日期进行查询的。 【单据日期】：即制单日期，系统默认为当前财务日期，指定了该笔业务实际录入的日期，可以修改。 仅起记录作用。 【单据编号】：录入或自动生成。 用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据编号保证唯一性。 单据编号定义方法在“基础→单据设置→单据编号设置”中设置。 【实收数量】：应收数量填写实际验收入库的数量。 18 【应收数量】、【合理损耗】：实际业务中，由于运输途中 的损耗及入库前的挑选整理，会造成到货数与实际入库数不等，这样可以把二者之间的差额记到合理损耗中，以反映实际情况。 当入库 单与发票核销时，以及入库单登记参照时，入库单数量是指实收数量 +合理损耗。 【单价、金额】：不含税单价，不含税金额 =不含税单价实收数量 【税率】：按照物料卡片上的税率填写，可以修改。 【含税单价、含税金额】：根据不含税单价和税率自动换算。 在采购入库单上单价金额不是必输内容，如果输入，会代入存货模块，如果不输，可以在存货模块进行确认。 制作一张采购入库单 选择“增加”按钮，系统会显示一张空白 的采购入库单。 依次录入各数据项目，可以按Tab或 Enter键跳到下一项目，有些数据项目有对应目录，可以输入编号或右键帮助。 录入完单据表头项目后将转到单据分录，可以增加、插入、删除和清除分录。 所有这些操作可以通过“ 分录 ”功能完成。 如果采购入库单是参照而成，点击“参照”，选择需要参照 采购到货单。 弹出窗口如图132所示 ： 图 132 在筛选条件处输入相应的条件，点击“ 刷新 ”，找到相应单据，点击确定就可将该单据的基本信息参照过来。 若“ 采购计划 ”已经被其他单据如“ 采购订单 ”所参照，则无法被 更下游的单据所参照。 使一张采购入库单进入审批状态 单据制作完毕检查无误后保存，后点击“审批”按钮中“提交审批”功能，单据才能进入审批状态。 此时审批状态为“ 正在审批 ”。 可以通过设置“ 审批对象属性 ”，来简化操作。 如果在“ 审批对象属性 ”中设置为“ 自动提交 ”，单据在保存后，自动执行“ 提交审批 ”功能，使单据进入审批状态，省去了执行“审批”按钮中“ 提交审批 ”步骤。 对于免审的单据和根据审批条件判断为不需要审批的单据，提交审批后单据的状态为“ 审批通过 ”。 查找已保存的采购入库单 19 1． 在制单界面用“ 查找 ”功能或导航工具条 通过过滤条件查找。 2． 在“ 采购入库单列表 ” 通过过滤条件查到该单据。 3． 通过“ 账表 原始单据查询 ”直接查询。 4． 通过库存账页穿透式联查到单据。 5． 在入库单记账界面联查到单据。 修改一张制作完毕的采购入库单 一张采购入库单制作完毕后，若修要对其进行修改，则首先需要找到该单据，查找到该单据后，若单据已经记账则需要 取消记账，然后若单据已经审批，则需要审批人员撤销审批结果，制单人取消提交审批后，才能修改，选择 “修改 ”功能，实现对采购请购单的修改。 删除一张采购入库单 一张采购入库单制作完毕后，若修要对其进行删除，则 首先需要找到该单据，查找到该单据后，若单据已经记账则需要取消记账，然后若单据已经审批，则需要审批人员撤销审批结果，制单人取消提交审批后，才能修改，选择 “ 删除 ” 功能，实现对采购请购单的删除。 制作一张采购入库单红单 首先增加一张新单据，单据类型选择为“ 红单 ”，在表头“冲销编号”字段右键单击，在弹出的单据查找端口，找到相应蓝单，点击确定。 系统会就自动生成一张与原蓝单信息相同，数据为负的红单。 完成队员单据的冲销。 采购发票 操作 采购发票 主要完成采购发票的输入、修改或删除等业务。 选择该功能后显 示如图 141 所示窗口中： 20 图 141 采购发票表头主要栏目信息，其中蓝色为必填项 【单据类型】：进行该界面单据类型自动显示为采购业务发票，不允许手工修改，采购业务发票是指实际购买物料的发票，一般是由供货方开制的销售发票。 【业务日期】：指定了该笔业务所归属的会计日期。 由此决定了，该笔业务必须在业务日期所在的会计期间记账，相关的查询也是按照业务日期进行查询的。 【单据日期】：即制单日期，指定了该笔业务实际录入的日期。 系统默认为当前财务日期，可以修改。 【单据编号】：录入或自动生成。 用户可以 设定单据生成规则，同一类型的单据编号保证唯一性。 参见单据编号定义。 【订单接收方】：相当于供应商的销售结构或者代理商。 单据右键选择该张发票对应的采购订单的接收单位。 如果该供应商没有定义关联单位，则默认的收款方、开票方、货物提供方、原料制造方与订单接收方相同，如果在供应商字典中定义了合作伙伴，会在相应位置显示其关联单位。 【货物提供方】：供应商的生产机构，提供订单中所涉及物料的单位。 【收款方】：绝大部分情况下就是开票方，跟付款相关。 【开票方】：一般是供应商的财务部门或专门的财务结算公司，跟开票结算相关。 【对账业务号】：发票与付款单核销时使用。 【发票类别】：必须先输入，用于确定分录中物料的税率。 【单价】、【金额】：为不含税单价和不含税金额，可以手工录入或自动计算，如果系统参数设置的金额换算方式以含税单价为基准，则当数量变化时，以含税单价 *数量计算出含税金额，再根据税率换算出金额，即不含税金额，最后由不含税金额 /数量换算出单价。 【含税单价】、【含税金额】：为含税单价和含税金额，可以手工录入或自动计算，如果系统 21 参数设置的金额换算方式以不含税单价为基准，则当数量变化时，以不含税单价 *数量计算出不含税金额，再 根据税率换算出含税金额，最后由含税金额 /数量换算出含税单价。 【核销金额】：发票和付款单核销之后，回填的含税金额。 操作说明： ：蓝字的采购发票可以参照采购入库单、采购订单、以及设备到货单生成；采购发票红单可以参照采购订单、参照蓝发票生成，当参照蓝采购订单生成时，登记开票数量为负数，当参照蓝采票生成时，红发票保存时回登蓝发票的退货数量。 是否参与核销或分摊 ：标志出该发票是否参与入库单的核销或费用分摊，对于采购发票，控制发票是否与入库单核销，对于费用发票控制发票与采购入库单的分摊。 与付款单核销完毕 ： 不打勾，表示该发票将与付款单核销；打上勾，系统视为该发票已经与付款单核销完成，不再参与和付款单的核销。 草稿 ：将草稿选项打上勾，将表示该发票为草稿状态，不参与审批、记账和不能被其他单据参照。 查询 作 业 采购订单 查询 可以查询某个时间段采购请购单的单据信息，同时可通过单据联查功能联查单据的详细信息。 项目说明 选择该功能，首先显示查询窗口如图 1511 界面： 图 1511 22 普通订单】、【寄存订单】、 【设备订单】：三个选项可以同时选择，也可以选择单独选择一个或二个， 但不能为空。 如果只选择一个例如 普通订单 ，那么在查询时系统只显示采购订单的单据类型为普通订单的单据，如果全部选择，则显示的是在指定日期范围内所有的采购订单。 【日期范围为物料应到日期】：如果选择此项，日期范围则按采购订单分录上的 应到日期 进行统计查询；如果不选择此项，指按订单的业务日期进行统计查询。 输完查询条件之后，单击 确认 ，显示如图 1512所示界面： 图 1512 采购到货 查询 以查询某个时间段采购到货单的单据信息，同时可通过单据联查功能联查单据的详细信息，并对其修改等操作。 项目说明 选择该功能，首先显示查询窗口如图 1521界面： 23 图 1521 输完查询条件之后，单击 确认 ，显示如图 1522所示界面： 图 1522 采购发票查询 项目说明 24 选择该功能，首先显示查询窗口如图 1531界面： 图 1531 【单据类型】：可以按 采购业务发票 、 采购费用发票 作为查询内容。 在查询时，可以根据查询需要来进行选择，这两项可以任意选择一项或者全都选择，不允许为空。 【包含明细】：如果不选择此项，则查询的内容主要是发票上 的表头的信息；如果选择此项，则查询的内容包含表头信息，也包含表体的分录信息。 输完查询条件之后，单击 确认 ，显示如图 1532所示界面： 图 1532 25 统计分析 采购订单完成统计 查询采购订单的到货、入库完成情况，以下几种业务发生后系统会自动根据采购到货单和采购入库单判断到货数量、到货金 额、已入库数量、已入库金额和入库比例，前提是： 采购入库单参照订单；采购到货单参照订单； 采购入库单参照到货单且到货单参照订单。 项目说明 选择该功能，首先显示查询窗口如图 1611界面： 图 1611 【日期范围为物料到货日期】：如果选择此项，则按采购订单分录上的到货日期进行统计查询；如果不选择此项，指按订单的业务日期进行统计查询。 【汇总依据】：可以按 订单接收方 、 物料 、 采购部门 和 采购员 作为汇总依据。 这几项可以选择一项或任意选择其中几项或者全都选择，不允许为空。 在查询时，可以根据查询需要来设定条件，假如按采购员进行汇总统计，需要将 采购员 打勾即可，查询的内容则按 采购员 为分组进行统计查询；假如要统计的更明细一些，可以将 订单接收方 、 物料 、采购部门 和 采购员 全部打勾即 可。 输完查询条件之后，单击 确认 ，显示如图 1612所示界面： 26 图 1612 【数量】：指订单数量，直接归集的符合条件的采购订单表体分录上的订单数量。 【金额】：指订单金额，直接归集的符合条件的采购订单表体分录上的订单金额。 【已到货数量】：当到货单参照采购订单保存完成时，到货单上的数量会自动回添到采购订单分录上，查询时归集此数量。 【已到货金额】：当到货单参照采购订单保存完成时，到货单上的到货金额会自动回添到采购订单分录上，查询时归集此金额。 【到库比例】：根据订单数量与到货数量计算执行比 例，即到货数量 /订单数量。 【已入库数量】：采购入库单保后可以归集到入库数量，即已入库数量。 前提是采购入库单是由采购订单参照生成的，或由到货单参照生成且到货单也是由采购订单参照生成的。 【已入库金额】：采购入库单保后可以归集到入库金额，即已入库金额。 前提是采购入库单是由采购订单参照生成的，或由到货单参照生成且到货单也是由采购订单参照生成的。 【入库比例】：根据订单数量与实到数量计算执行比例，即入库数量 /订单数量。 货到票未到查询 查询与采购发票未核销的采购入库单上的物料，查询数据包括 未核销的入库 单、已部分核销的入库单及入库单红单。 项目说明 选择该功能，首先显示查询窗口 图 1621，输入好日期范围之后，单击 确认 ，显示如图1622所示界面 ： 27 图 1621 图 1622 【数量】：等于采购入库单的实收数量减核销数量。 【单价】：直接归集采购入库单单据上的单价。 【金额】：直接归集采购入库单单据上的金额。 【含税单价】：直接归集采购入库单的含税单价。 【含税金额】：直接归集采购入库单的含税金额。 【税额】：根据含税金额减金额。 在途物料 查询 在途物料统计表主要是统计已经收到发票却货物尚未到达的物料。 查询结果中的数量为发票上物料的未核销数量。 可以根据 查询需要，是否显示供应商信息。 项目说明 选择该功能，首先显示查询窗口如图 1631界面： 28 图 1631 【包含订单接收方信息】：如果选择此项，则查询内容包括供应商的信息；如果不选择此项，则不显示。 输完查询条件之后，单击 确认 ，显示如图 1632所示界面 ： 图 1632 【数量】： 归集发票分录上的数量减已核销数量。 2． 采购 部门经理 物资 部门经理浪潮 ERP 操作说明 浪潮 ERP 软件 采购 业务，各 采购 部经理职责： 采购计划审批和采购发票审批。 29 采购计划单审批 打开 采购计划 单列表 采购计划以列表的形式显示，可以在列表状态下对采购计划成批进行提交，取消审批。