上海房地产经纪公司秘书实务手册

上海房地产经纪公司秘书实务手册内容摘要：

档并返回填写业绩 志志 远远 房房 产产 秘秘 书书 实实 务务 手手 册册 20 签 约 金 检 核 ●操作说明 签约金检核截止日为月底最后一 天 22:00 以前。 (12 月最后一天的截止时间是 24：00) 检核时结合：成交输入表、 折佣签呈 (如有 ) 对照“成交输入表”核对： a、 委托编号、案名（确认输入的是成交输入表上的案子）； b、 签约金金额（买 /承租方、卖 /出租方所缴佣金金额）； c、 开发、销售人员及其分配比例和分配金额 步骤一：登录 CBNET，进入〖业绩系统〗→〖签约金检核表〗→ 以“完整版”形式点击“查询”。 步骤二：登录志远 NET，进入 〖业绩系统〗→〖分店业绩〗→查询本店业绩 注： 在 CB 中检核发现有误，应及时与区部秘书联系 ，请其改正成交输入的错误。 在志远中检核发现有误，应及时与资讯部联系修改 如果发生 CB 的签约金与志远的签约金不一致时，需要填写签约金检核表，由秘书、店长 签字 确认后传真至财务部（以月末业绩截止时间为准） 附：签约金检核表 志志 远远 房房 产产 秘秘 书书 实实 务务 手手 册册 21 签约金核操作示意图 （参考表） ● CB 签约金检核表 ● 志远签约金检核 志志 远远 房房 产产 秘秘 书书 实实 务务 手手 册册 22 契 据 管 理 ● 各契据类别： ● 各流程作业说明： ◇ 检核说明 秘书检核所领契据与志远 NET〖新契据管理〗中法务发放契据编号是否相符。 ◇ 保管说明 契据存放于带锁文件柜中，契据柜之 KEY 仅由秘书和店长保管。 ◇ 申领说明 秘书定期检查契据的存量，及时向法务部申领新的契据。 ◇ 发放登记说明 每日由秘书查看人员契据，根据持有量及时发放补充。 人员领用契据应在志远 NET 中〖代书系统〗→〖新契据管理〗→已处理申请中按照编号登记领用人名。 经纪人契据如借予他人使用，应告知秘书做电脑转移。 转移： 进入志远 NET → 〖代书系统〗→ 〖新契据管理〗→ 依照〖调店契据〗将契据转移至领用人员名下。 ※作 业规定 类别 代码 名 称 联数 买卖 AM 居住用房买卖经纪合同 3 SM 非居住用房买卖经济合同 3 YM 买卖意向金收据 3 DM 买卖定金协议 3 租赁 AZ 居住用房租赁经纪合同 3 AL 非居信用房租赁经纪合同 3 YZ 租赁意向金收据 3 DZ 租赁定金协议 3 其他 QZ 租赁（招商）经纪确认书 2 QM 房地产经纪确认书 3 SZ 服务费确认单 3 志志 远远 房房 产产 秘秘 书书 实实 务务 手手 册册 23 契据发放仅由秘书负责。 契据领用时，务必电脑登记。 ◇ 盘点说明 每日发放契据时，应盘点人员契据 ，如有作废时，应立即回收。 每月做全店契据盘点。 盘点时若契据遗失，由该人员填写“契据遗失保证书”并签字，由店长签核后传真于法务，同时在志远 NET 中做回收。 客户遗失契据，请客户出具“遗失证明”。 “契据遗失保证书”和“客户遗失证明”店头复印，留底备查。 ※作业规定 盘点前自志远 NET 列印每位经纪人的契据清单。 契据遗失罚款：每张契据 10 元。 客户遗失之契据不需罚款。 契据遗失，应立即做回收处理。 ◇ 回收说明 秘书处设置“契据回收袋”，放置经纪人交回之契据。 每周做契据 回收：进入志远 NET → 〖代书系统〗→ 〖新契据管理〗→ 将契据分类，并按编号顺序回收 → 点击“正常回收” ※作业规定 回收原因： 回收原因 认定标准 法务保存期限 正常回收 委托人及经纪人签字均完整者 售 :5 年 /租 :3 年 中介失败 委托完整未及时 KEY 入即解约者 收意向 (定 )后 ,买方不买或卖方不卖者 不保存 盘点作废 因经纪人填写错误、空白污损，无效契据，旧契据 同一买方因重订买卖条件而无效的同种类种类收据 不保存 志志 远远 房房 产产 秘秘 书书 实实 务务 手手 册册 24 ● 电脑操作示意图 ： 申领契据操作如下 ： 进入志远 NET→〖代书 系统〗→〖新契据管理〗→ 领取、登记、回收操作说明： 进入志远 NET→〖代书系统〗→〖新契据管理〗→ 根据需求选择相应内容即可 志志 远远 房房 产产 秘秘 书书 实实 务务 手手 册册 25 志志 远远 房房 产产 秘秘 书书 实实 务务 手手 册册 26 选择各处理情况后点击〖处理〗即完成了契据的领取、登记、回收。 注：可同时选多个或全选一起处理 志志 远远 房房 产产 秘秘 书书 实实 务务 手手 册册 27 钥 匙 管 理 建立标准化的钥匙管理系统，使所有店头钥匙依循统一之管理程序，便于检核及保管工作。 对于各店的钥匙动态能正确地掌握以便做 适当追踪，确保钥匙流通无误。 鉴于钥匙属客户的私人物品 ,不宜公开 ,故对钥匙的管理权责仅限于店头秘书及店长。 ● 登录、制作标签 ◇ 作业说明 制作、填写“钥匙借用表” 统一悬挂钥匙箱专用钥匙圈。 标签内容：填写代码，如： 2…… ※代码相对应的内容：案名、店别、经纪人、租或售、还可适当标明面积和价格 ◇ 作业规定 不定期更新“借用表”。 ● 每日下班前检核 ◇ 作业说明 参照“借用表”登记内容每日下班前检核并追踪钥匙动态。 秘书不在，由值班人员代理。 秘书逢周末下班前和周一的早上将所有登记的钥匙整理 一遍，如有“失踪”的钥匙则及时询问周末值班的同仁，进行追讨。 ● 拿钥匙者登记 ◇ 作业说明 公司内部同仁拿钥匙实行签名制。 其他公司经纪人拿钥匙，须先与此钥匙房的经纪人确认，让对方留下有效证件、名片及借条方可让其拿钥匙。 拿钥匙的同时需问清其还钥匙的大致时间。 ◇作业规定 需统一使用钥匙借用管制表 管制表由秘书、店长保管，经纪人需要时向秘书或店长报备领取。 ● 交回钥匙 ◇ 作业说明 正常交回钥匙只须在“借用表”中签注即可。 超过当初拿钥匙时承诺归还的时间，则应及时打对方电话询问情况，进行追讨。 本店同仁借友店的钥匙看房后，将钥匙带会本店的情况： a） 紧急带看，本店秘书负责将钥匙让顺路的经纪人交还友店； b） 如友店有紧急带看，则由本店出快递费将钥匙第一时间交回友店 附件：〖钥匙借用管管制表〗 志志 远远 房房 产产 秘秘 书书 实实 务务 手手 册册 28 店钥匙借用管制表 （请您在取用钥匙前务必填写此表 ） 编号 案 名（经纪人名） 借用人 /出借日 是否归还 借用人 /出借日 是否归还 借用人 /出借日 是否归还 借用人 /出借日 是否归还 1 如：明园世纪城 A1201 200 万（是峰） 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 志志 远远 房房 产产 秘秘 书书 实实 务务 手手 册册 29 行政事务管理 ● 办公用品订购 及日常事务 ◇ 办公用品订购：分店可根据店头情况自行订购办公用品，由统一的供应商送货 注： 不需当场结款，待月底时，由人事部总务统一结账。 ◇办公设备请购：填写“办公设备物品请购单”（志远 NET/个人工具 /资料下载 /表单库/人事部中下载） ◇名片订购：分店视店头情况印制名片。 将需要印名片的经纪人姓名、电话传真至广告公司，待广告公司回传名片格式校样稿后必须经秘书确认后签字回传广告公司，完成的名片由广告公司快递上门。 ◇日用品采购：店头日用品自行采购（清洁用品、洗涤用品、卫生用品等），采购完毕后分别用零用 金和福利报销。 ◇维修： A、电脑、打印机等出现故障，联络资讯部，资讯部会由专门网络维修人员上门维修。 B、办公桌、考勤钟、复印机等办公用品出现故障，联络人事部总务，人事部会通知专人上门维修。 C、 告灯箱等出现故障，联络行销部，行销部会安排专人上门维修。 ● 内、外部沟通与协调 ◇内部（公司各部门）沟通、协调： a) 秘书要与所服务的店长及经纪人建立经常性的沟通，了解店头近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。 准确理解店长的授意、做好上情下达的工作。 b) 秘书应以主动谦虚的态度与店头经纪同仁充分沟通，尽可能及时了 解其各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给店长，有效地协助店长推进工作 c) 作为秘书，在日常的工作中，注意与其它部门和同仁的协作，要把对方看作是自己的资源，通过一点一滴的交往，协调与各部门之间的关系，对任何部门、任何一位同仁都应有极强的客户意识，尊敬对方、尊重对方，注意及时向那些给予你支持的部门和人员表达谢意。 d) 向公司申购办公用具或报修等时，必须联络专门此事的人员并及时跟催。 ◇外部（工商、税务、街道、各维修部门等）沟通、协调： 当有工商行政人员或其它国家部门行政人员上门检查时，必须友好接 待，问清情况，有疑难立即向法务部或其它相关部门人员寻求帮助、支持。 ● 店头各类管理 ◇店头文件管理： 为店头每位经纪人建档，每人有自己的文件夹，文件包，专人专用；为店头各类资料（案源、人事、规章等）建档，方便同仁查询。 ◇ 5S 管理： 维护店头 5S（整理、整顿、清扫、清洁，修养 /纪律） ,督促同仁注意店头的清洁卫生 ,不讲粗话，维护店内外良好环境，秘书应配合店长及时了解经纪人的心理动向，志志 远远 房房 产产 秘秘 书书 实实 务务 手手 册册 30 及时疏导，加强沟通，活跃气氛，保持店内良好、和谐的工作环境。 ◇信息管理： 适有 公司集会 /集训、新出台的政策 /制度、友店传真 /mail 的房源信息或其它信息，要求一定宣导到每位同仁，保证信息流通的及时性、有效性。 ● 新开店准备事项： ◇ 协助店长做好各项请购事宜 开店办公设施由“开店筹备小组”根据标准配备及店长特殊需求请购： 办公桌椅、文件柜、电脑、传真机、电话机、复印机、考勤钟、电话机、 报架栏、派报架、饮水机（桶）、钥匙箱等。 采购分店办公文具（复印纸、白板、文件座、考勤卡、饮水杯、各类文件夹、笔筒、水笔、圆珠笔、铅笔、剪刀、钉书机（针）、美工刀、涂改液、橡皮等 办公用品）。 由 资讯部联系安排电脑公司安装和调试电脑。 填写零用金申领 签呈 （￥ 2020 元），由秘书负责 领取、保管， 同时填写暂支单，暂支福利金￥ 500 元 到总公司法务部领取契据和新店公章，并确认新店注册经纪人的资料（姓名、经纪。