通用财会软件使用手册

通用财会软件使用手册内容摘要：

操作：对1月份所有的凭证进行审核。 1．单击凭证处理窗口中的凭证审核图标，打开凭证审核窗口。 2．单击“凭证查询”按钮，出现未记账凭证查询条件对话框，如图Ⅲ—33。 图Ⅲ—333．单击“按会计期查询”，在“会计期”输入“01，单击“确定”按钮，系统将01月的所有未记账凭证提取出来，当前凭证是01月的第一张凭证。 4．单击〖审核〗按钮，可对当前凭证进行审核，审核时，在“审核”栏写入当前用户名，表明该凭证已通过审核。 5．用〖下张凭证按钮〗，依次调出满足条件的凭证进行审核。 6．凭证审核后，单击〖消审〗按钮可取消审核，“审核”栏清空。 7．单击【编辑】菜单，选择【全审】，出现提示信息：“本功能将对所有非您制单的凭证进行审核，是否继续。 ”，单击“是”，系统将审核本月的所有凭证。 8．单击【编辑】菜单，选择【全消】即可取消本月所有的凭证审核。 注：系统要求审核与制单不能为同一用户。 凭证消审与凭证审核也必须为同一用户。 五、凭证查询凭证查询可对已输入的凭证按一定条件进行检索，并将检索的结果显示或打印输出。 凭证查询功能与凭证录入中的凭证查询以及凭证审核中的凭证查询比较，其操作方法一样，但功能有区别。 1．凭证录入中查询可查到所有的凭证，其中，已审核记账的凭证不可以修改。 供凭证冲销时查看；未审核、记账的凭证可以修改。 2．凭证审核中查询到的凭证是未记账的凭证，不能修改。 3．凭证查询可查到所有的凭证，所查到的凭证不能修改。 六、凭证汇总凭证汇总实现对所有录入的记账凭证按一定条件范围进行汇总，并生成和输出记账凭证汇总表。 以便了解某时间段内某一科目的业务发生量。 凭证汇总表也可以作为凭证装订成册。 操作：汇总01月的所有凭证，汇总至1级科目。 1．单击“凭证汇总”图标，打开凭证汇总窗口，如下图所示Ⅲ—34：图Ⅲ—342．在会计期间输入“01”，科目级次选“2”，单击“确定”按钮，生成的记账凭证汇总表如下图Ⅲ—35：图Ⅲ—35凭证汇总窗口说明：会计期间 输入进行凭证汇总的起始日期和终止日期。 凭证字 选择指定凭证的类型。 若不选，则默认汇总所有类型的凭证。 凭证号 需汇总凭证的编号范围，包括起始编号和终止编号。 科目级次 输入汇总科目的明细程度。 凭证汇总自一级科目起，汇总至指定级别的科目为止。 汇总范围 包括所有凭证、未记账凭证、已记账凭证。 确定 选择此按钮，可将按指定条件范围汇总生成的记账凭证汇总表在屏幕上显示出来。 用户可以查阅某一具体科目的汇总情况。 取消 退出凭证汇总功能。 七、凭证记账凭证记账对本月所有审核过的凭证进行登账处理，产生记账凭证的明细账、总账和汇总表。 执行“记账”后，生成各种明细账、总账，同时凭证中的银行分录项，将可以供对账使用；对于凭证中的往来分录项，将可以供往来核销使用；如果没有凭证可以登账，系统将给予提示。 处理完成之后，退出凭证记账功能。 操作：01月凭证记账。 1．单击凭证记账图标，屏幕弹出凭证记账窗口，如下图Ⅲ—36：图Ⅲ—362．单击“记账”按钮即可。 注：凭证一旦记账，不能再被修改，如有错误，只能用红字凭证冲销。 但如在当前会计期内，也可以通过反记账，将凭证记账取消后，再取消审核，然后在凭证录入模块中进行修改。 四、余额表本系统中余额表包括科目余额表、数量余额表、核算项科目余额表、核算项数量余额表、科目核算项余额表。 科目余额表账页结构为“年初余额”、 “期初余额”、“本期发生额”、“累计发生额”和“期末余额”五栏，均为可选项，各栏目下面包括“借方”和“贷方”两个栏目。 并且，科目范围和科目级次可选。 （一）科目余额表科目余额表是指按所选择的科目范围进行汇总，生成科目余额表，生成科目余额表时，可选择相应的科目级次。 （二）数量余额表数量余额表一般适用于不仅需要金额核算，而且需要进行数量核算的各项财产物资科目，如“库存物品”等。 一个科目是否能输出数量余额表，由用户设置科目数量核算时设定，当用户选择会计期后，系统自动输出账页，包括期初结存、本期收入、本期发生、期末结存栏目。 （三）核算项科目余额表核算项科目余额表用于根据某一核算类别或多个核算类别，查询一个科目或多个科目的余额，用户进行核算项科目余额设置后，系统按设置输出账页。 设置操作同核算项科目明细账。 账簿格式显示如下图Ⅲ—61：图Ⅲ—61（四）核算项数量余额表核算项数量余额表用于显示带数量辅助核算的核算项科目余额表。 设置操作同核算项科目明细账。 账簿格式显示如下图Ⅲ—62：图Ⅲ—62五）科目核算项余额表与核算项科目余额表相对应，用于根据科目查询各核算类别的余额。 操作同核算项科目明细账。 账簿格式显示如下图Ⅲ—63：第四节 期末处理一、期末调汇期末调汇指对一些核算外币的科目进行期末汇兑损益调整。 主要包括核算外币的现金、银行存款、应收应付科目，一个科目是否是期末调汇科目，由用户在会计科目设置中设置。 当核算外币时，要对外币按一定的汇率换算成本位币，由于汇率的变动，在核算过程中会产生损益的变动，因此要进行汇兑调整。 操作：对美元核算的科目进行汇兑损益调整。 1．单击期末处理按钮，打开期末处理窗口。 2．单击期末调汇图标，打开期末调汇窗口，如图Ⅲ—72：图Ⅲ—723．输入期末美元汇率，选择调汇货币为“美元”。 4．选择汇兑损益科目，单击“确定”即可生成一张汇兑损益的凭证。 5．退出期末调汇窗口。 所生成的汇兑损益凭证可通过凭证查询进行查看。 期末调汇窗口输入期末汇率货币名称 输入外币名称。 期初汇率 显示期初汇率，不可修改。 期末汇率 默认为期初汇率，用户可修改为期末汇率。 调汇货币 需要调汇的货币。 转账凭证设置汇兑损益科目 选择所设置的损益科目。 科目名称 显示项。 凭证字 凭证类型三、结转收支结转收操作：将所有收支科目余额结转到结余科目。 1．单击结转收支图支用于将收支类科目的余额结转到结余科目。 标，打开结转收支凭证窗口，如图Ⅲ—77：图Ⅲ—772．单击【编辑】菜单中【增加】或工具条中〖增加〗按钮，屏幕弹出结转收支凭证设置窗口。 2．名称输入“结转收入和支出”，选择结余科目为“331”，凭证字选为“记”，录入摘要“将本年收入和支出转结余”。 如图Ⅲ—78：图Ⅲ—784．单击“设置”按钮，屏幕上弹出选择结转的收支科目窗口，如Ⅲ—79：图Ⅲ—79 5．选择结转的收支科目：在各科目前的小方框内单击，出现符号“√”，表示该科目被选上。 或单击“全选”，选择完毕，单击“确定”按钮，返回结转收支凭证设置窗口。 6．单击“确定”回到结转收支凭证窗口，以上设置已保存。 7．单击“选择”项，或选中此转账设置后单击【编辑】菜单中【转账凭证选择】或工具条中〖选择〗按钮，则“选择”项中出现“√”。 系统自动生成结转收支(损益)凭证此时用户可对此凭证进行修改，单击“保存”图标，则凭证被保存。 8．如果生成了错误的凭证，可以将所生成的凭证撤消，在图Ⅲ— 77结转收支设置窗口中单击〖撤消〗按钮，屏幕上弹出结转收支凭证窗口，图Ⅲ—80：图Ⅲ—809．选择凭证。 单击10号凭证前的小方框，小方框中出现符号“√”，表示选上该凭证。 10．查看凭证内容。 在凭证撤消前，一般查看一下凭证的内容，单击“凭证”按钮，即可在屏幕上调入账务处理中凭证查询的窗口，并将所查的凭证显示出来。 这时，用户可浏览一下，看看这张凭证是不是应该撤消的凭证。 如果是，则返回结转收支凭证窗口。 11．单击“撤消”按钮，屏幕弹出提示信息，单击“是”即可将所选的凭证撤消。 注：期末结转收支凭证设置同自动转账设置一样，可以有多条设置。 四、期末结账日常业务进行到月底，应进行月末结账。 结账处理主要是把各科目的余额结转成下月月初余额，结账后，本月的账上不能再增加任何业务内容。 单击期末结账图标，屏幕弹出期末结账窗口：图Ⅲ—81日常业务进行到年底，应进行年末结账。 主要是将各科目余额。