货代与报关系统用户操作手册

货代与报关系统用户操作手册内容摘要：

业务 ” ，选【发票】，调出发票编辑窗口； 输入发票号，有多个客户时需选择客户，在下方空格内将需要出发票的明细费用项目内选中复选框，不需打在同一单发票内的费用请取消复选框，保存后单击 “ 打印 ” 选择打印格式，即可完成发票的打印。 单击 “ 刷新 ” ， “ 切换 ” 再 “ 追加 ” 即可做下一客户或下一单的操作。 需作修改时，先选中需更改的发票号，调出发票编辑窗口，取消明细费用项目的复选框，单击 “ 保存 ” 再 “ 切换 ” 到上一窗口，刷新后单击“ 删除 ” 注明修改原因保存即可作相应的修改。 出收据 ： 编辑及打印收据窗口。 单击菜单 “ 系统／财务管理 ” ，选【收据】，调出收据编辑窗口；单击右键可选择客户名称（同一客户有多 个收款名称时用）、输入箱号与箱型、卸载业务号天数。 国际货代与报关管理系统实验操作手册 20 输入收据或发票号，选择业务号可调出系统中某单业务的详细资料及计费金额，进行修改保存后，即可产生与系统无关的收据或发票。 收款对帐通知单 ： 向客户出某段时期的催款通知单窗口。 通过 收款对帐通知单 窗口，系统会直接获取 订舱资料 中的数据和 计费 、 发票 中的应收金额。 向各客户出 收款对帐通知单 (即催款通知单 )，可按照操作员的需求预览和打印各种形式的 收款对帐通知单。 单击 运作管理 /收款对帐通知单 ，调出 收款对帐通知单 窗口；首先选择日期，如：按照业务单日期或应收款日期等；第二步骤选择需调用资料的时间段，如：全部、某月或某几天的数据；第三步骤在客户方框内输入客户代码或单击下方数据 区中有绿色的某客户栏；第四步骤选择出对帐通知单格式： 1：按发票汇总格式 :可反映业务号、出发票日期、发票号、订舱号、提单号、卸货港、箱量、币制、应收余额。 2：按应收款明细格式 :可反映业务号、日期、订舱号、提单号、卸货港、箱量、费用项目、币制、应收余额。 3：按派车帐单格式 :可反映业务号、日期、派车单中的装箱地点、返重地点、箱型、箱号、费用项目、币制、应收余额。 国际货代与报关管理系统实验操作手册 21 4：按应收垫付状态格式 :可反映业务号、日期、订舱号、卸货港、发票号、费用项目、币制、应收余额、应收备注；及已垫付的费用项目、币制、金额、 已付公司。 收付款对帐通知单 按格式 1:可反映业务号、日期、派车单中的装箱地点、返重地点、箱型、箱号、费用项目、币制、应收余额。 单击 打印预览 按钮，即可调出满足上述条件的催款单窗口，进行预览或打印。 对同一客户有应收和应付的相互冲帐 ，与国外代理间的互冲帐清单。 （同一客户的设置必须在客户档案选中作为应付单位保存或与应付单位的 代码关联保存）或不同客户之间应收和应付相互冲帐的对帐单。 通过 收付款对帐通知单 窗口，系统会直接获取 订舱资料 中的数据和 计 费 、 发票 中的应收金额，向各客户出 收付款对帐通知单 选择时期、币种、格式等及相互冲帐的客户代码单击 打印预览 按钮，即可调出满足上述条件的对帐单窗口，进行预览或打印。 收款销帐 ： 财务实际收到款 项、水单、保涵的销帐操作窗口。 单击菜单 “ 运作管理/收款 ” 调出收款窗口，左边窗口收款客户有 AR 字样的客户表示有应收余额；右边窗口反映各客户的某段时期的收款编号、金额等情况；单击右键可进行排序、过滤、设置、卸载及查询未收回水单。 将光标移到某客户的一栏双击左键调出收款编辑窗口，输入币种；选择票据类别、银行、输入实收金额，如果是现金或银行实际收款单据，必须输入收款日期；在摘要框内简要记录特殊说明以便查询。 在左下方框内输入实际收款汇率，在下方各明细的实收金额栏内输入各业务单的收款金额，移动光标后系统将会按照各单的 收款金额同实际收款汇率自动折算各单的销帐金额，各单收款汇总金额应等于实际收款金额，保存后系统将自动产生一个收款编号，以后的修改及查询以此为基础。 明细窗口可上下移动。 选择票据类别现金或银行时，可按现金或银行打印收付对帐通知单。 选择票据类别水单或保涵时，可查询未到帐水单或保涵的清单。 查询客户：单击菜单 “ 运作管理 /收款 ” 调出收款窗口，单击菜单 “ 查询 ” 调出查询窗口，在空格中输入业务号、订舱号、提单号、发票号、关单号及派车单号中的任何一个号码单击 “ 查询 ” 即可查出相对应的客户及客户代码；选中按应收金额查询，输 入收到的金额，即可查出与输入金额相同的所有客户。 国际货代与报关管理系统实验操作手册 22 付款审核 ： 安排到期需付款的审核窗口。 单击菜单 “ 运作管理 /付款审核 ” 调出付款审核编辑窗口 ,满足设定条件的，系统会自动将当天需要付给船公司等单位的明细款项调出，操作人将光标在各单号上下移动，下方窗口将会显示相应单号的收款及付款情况，由审核人根据具体情况进行审核，可付时，请选中 “ 是否 可付 ”栏；审核后不可付时，请选中 “ 审核 ” 栏保存，单击 “ 打印 ” 选择分类，如：船公司和代理公司，即可打印船公司和代理公司付款审核清单（其他类型如拖车公司等不打印），可按应付单位打印运费付款清单； 如果需要查看以前已审核而未付的款项，请将付款起止日期往前推，单击 “ 刷新 ” 即可调出某段时期内未付的款项，光标选中已审核记录单击右键进行数据过滤，可将已审核而未付的业务单过滤显示，以便再审。 自动显示的应付明细款项需满足的条件为：一》必须是提单制单完成，并要选择 “H/O” 或 “M/O” 类型，如果是 “H/O” 提单，付款日期按头程离港日期当天系统自动产生应付明细；如果是 “M/O” 提单，付款日期按到港日期往前推七天系统会自动产生应付明细；二》在应付计费处各费用项目必须与提单号关联，如果一个业务号只对应一个提单号，并且提单已经制单，则追加应付计费时系统会自动将提单号与各应付明细项目关联；当同一业务号对应多个提单号时，只能手工关联提单号；三》在 “ 订舱资料 ” 中必须输入头程离港日期和到港日期。 操作 “ 付款审核 ” 时，必须严格执行上述三步操作，系统方可自动显示付款明细项目，缺少任何一个操作步骤，系统将无法自动显示应付明细。 付款清单及付款销帐 ： 需付款给船公司及拖车报关等公司 的清单（付款对帐单）和实际付款的操作窗口。 单击菜单 “ 运作管理 /付款 ” 调出付款编辑窗口将光标移到付款客户的一行（既有 AP 的单位，可单击右键进行数据过滤），双击鼠标调出付款编辑窗口，在下方各明细的应销金额栏内输入各单的应付款金额此栏的汇总金额等于应付款金额，保存后将产生一单付款编号，单击 “ 打印 ” 可 调出并打印付款清单。 实际付款时先选择付款编号，在付款编号栏双击左键，调出付款编辑窗口，在相应的币种栏输入付款金额（左右移动光标后系统会自动填入付款日期），选择票据类别、银行、在摘要框内简要记录特殊说明以便查询。 在设置兑换率框内选择实付币种、输入实际付款汇率，单击 “ 实付 ”系统在实付金额明细栏中自动填入各业务单的实付金额，此栏的汇总金额应等于实际付款金额。 明细窗口可上下移动。 在上方窗口，单击右键可打印某段时期内（已付）船公司清单。 国际货代与报关管理系统实验操作手册 23 在下方窗口，单击左菜单 “ 过滤 ” 可按照头程、二程船名航次或日期过滤付款清单， 具体操作为：选择某一船名或航次，再单击 “ 确认 ” 即可产生按某一船名或航次过滤后的付款清单，单击 “ 置数 ” 可一次性将各明细销帐金额填入数据；选择日期可按照业务单日期、离港日期、到港日期、发票日期等进行选择，再选 择某一时间段，再单击 “ 确认 ” 即可产生某一时间段的付款清单，单击 “ 置数 ” 可一次性将各明细销帐金额填入数据。 在下方窗口，单击左菜单 “ 查询 ” 可输入或选择箱号单击 “ 置数 ” 系统可将箱号对应的业务单的费用自动填入，方便对帐。 在付款编辑窗口，单击右键 “ 恢复默认设置 ” 菜单，可将 “ 审核结果 ”栏拖到实付币制旁（方便操作 ），光标移到 “ 审核结果 ” 的某栏，再单击右键 “ 设置费用可付 ” 菜单，可将未经审核的费用设置为可付，再单击右键 “ 数据过滤 ” 菜单，可过滤出所有经过 “ 审核可付 ” 的款项。 单击 “ 实付 ” 可一次性完成销帐操作。 修改收款 ： 收款销帐操作错误时，在此窗口进行修改。 首先进入 “ 收款销帐 ” 窗口选中某客户的右方框中需修改的收款编号单击键盘 Ctrl+C（复制） 或通过 “ 查询 /业务关联查询 ” 查到收款销帐编号，再回到 “ 修改收款 ” 窗口单击菜单 “ 运作管理 /修改收款 ” 在空白方框中单击键盘 Ctrl+V（粘贴），将光标移到下方即可调出需修改的明细项目进行删除和修改。 价格管理 ： 在此窗口输入各船公司、代理公司及各装卸港口的底价、报价、中转价等 报价 ： 查询及编制对外报价单，选择系统档案中客户的传真信息，可同时向多个客户自动传真及Emil 报价表 第三章 整箱业务 整箱业务是完成整柜业务操作、制作业务单证、管理业务数据的导航窗口。 如客户委托资料的录入，制作提单等工作。 主要业务流程包括： 国际货代与报关管理系统实验操作手册 24 功能模块 说明 客户托运单 编辑客户委托资料，是进行系统操作的开始。 即启用本系统后整箱业务是从 “客户托运单 ”开始的。 订舱资料 编辑船公司或货代公司的订舱补料，系统会自动提取 “客户托运单 ”或 “订舱 ”中的数据。 派车单 系统自动提取 “客户托运单 ”或 “订舱 ”中的数据后，可制作派 车单委托拖车公司安排拖车 业务关单 从 “客户托运单 ”或 “订舱资料 ”提取数据，生成报关单。 退税核销 管理客户的核销单证，记录核销单的流向动态，如取得时间，交海关时，退回时间等。 提单 编辑制作提单，生成 ，系统会自动提取 “客户托运单 ”或 “订舱资料 ”中的数据，只需确认修改后，即可生成提单。 输出 Debit/Credit Note 提单电放 提单 ()编辑完成后，制作电放单；并记录电放信息。 计费 记录某票业务的 应收、应付情况，包括应收单位、应付单位、金额及币制 发票 制作和管理公司的发票。 制作发票时，系统会自动提取 “计费 ”中的应收部分。 业务关联查询 可根据任一指定条件，模糊查询出与条件相关的整票业务的资料，包括委托信息、单证信息及财务信息等。 数据修改查询 查询 “客户委托单 ”、 “提单 ”、 “应收 ”、 “应付 ”的历史修改记录或删除记录。 包括单证的修改栏目、次数及操作人。 客户托云单 操作之前 : 必须在 档案管理 中输入操作员 .业务员 .客户等详细资料 ,操作员与业务员关联 ,业务员与客户关联。 (建立操作员档案只有系统管理员 Admin有操作权限，在 “ 系统 \系统设置 \用户管理 ” 中操作） 在工具 \客户托运单打印格式设计好打印格式。 如第一次使用本系统应在系统设置 \设置自动编码规则中设置业务号的自动编码规则。 新建业务单 从菜单 “ 系统 ” 中选择您操作的业务类型 (整箱 )，打开操作导航窗口： 例如新增整箱业务的客户委托单，从 “ 系统／整箱业务 ” 进入整箱业务 [操作导航 ]。 国际货代与报关管理系统实验操作手册 25 双击 “ 客户托运单 ” 图标，进入客户托运单编辑页面，单击 “ 追加 ”或 “ 复制 ” 命令按钮输入客户委托资料，然后单击 “ 保存 ” 即可。 保存后系统会自动产生一单业务号，若采用手工编号方式时需要手工编号，(业务号处红色表示新业务单尚未保存，保存后红色消失 ),在此编辑窗口输入的资料越全面，后续工作直接获取的信息越多。 上述资料保存后，直接单击 “ 追加 ” 开始一单新业务。 国际货代与报关管理系统实验操作手册 26 编辑时，下拉框中选择项是 “ 档案管理 ” 里设置的。 如果没有需要选择的资料，请单击 旁边的 “?” 按钮进入 “ 档案管理 ” 中追加。 查询和修改业务单 进入 [操作导航 ]页面，在搜索框中输入要修改的业务单号，确认后系统会自动指向该单，双击该业务号， 即可进入客户委托资料的编辑页面进行修改。 打印预览 (FAX/EMAIL) 客户托运资料输入完成后，单击 “ 打印 ” 命令按钮，调出格式选择窗口，然后选择相应的打印格式和输出方式 (打印 /传真 /电子邮件 )。 打印格式是在 “ 客户托运单打印设计 ” 里面设计好的。 可选项 [发货人是本公。