财务标准化制度

财务标准化制度内容摘要：

一、总则 为了加强差旅费用控制，保障因公出差人员工作和生活的需要，本着既要维护公司形象又要注意勤俭节约的原则，制定本规定。 差旅费是指报销人因为工作需要在本地或外地（含境外）发生的交通费用、住宿费用、自身的伙食费用、订票费、大宗行李寄存费，以及出国人员的公杂费与零用费等；出差期间发生的业务招待费用、通讯费用、办公费等其他费用不包括在内。 差旅费管理的原则是：事前控制、标准控制和总额控制相结合，以事前控制、标准控制为主，总额控制为辅。 二、预算管理 各部门的差旅费支出纳入预算管理。 差旅费预算分解到月度，由财务部负责费用审核的会计对各部门当月发生的差旅费进行控制。 在预算内，报销人按审批程序审批后，须经负责费用审核的会计审核，方可报销入账。 在预算外，由报销人所在部门按追加预算程序申请追加预算，报销人按审批程序审批后，须经负责费用审核的会计审核，方可报销入账。 三 、差旅报销程序 各类人员 (销售系 统人员除外 )出差之前，先按要求填写《出差申请单》，明确出差人员、事由、期限、地点等事项，并经审批人签字后到财务部借款。 公司中层以上管理人员出差必须经总经理审批。 《出差申请单》一式两联。 第一联：财务借款联；第二联：报销联。 出差人员必须严格按照差旅费标准执行，不得随意突破标准。 因公出差要求超标准使用差旅费时，必须出差前在《出差申请单》上的“超标及招待费申请”财务制度汇编 第 22 页 栏内注明超标原因、项目及金额，并经审批人签字后到财务部借款时备案，报销时扣减相应超标事项的补助。 出差人报销时，依照差旅费报销标准填写 《差旅费报销 单》，按交通费、住宿费、其它 等费用项目分类粘贴好报销票据，同时持《出差申请单》第二联到财务部核定报销金额。 财务部严格依据“差旅费标准” 核定报销金额，并与《 出差申请单 》上的内容进行核对。 对于经审批同意而超标的费用，报销时必须由 财务部长 在该票据上签字。 销售系统人员差旅费报销标准参照公司《销售内部管理制度》执行。 与出差无关的票据不得随同报销。 出差人必须在返回公司后一周之内报销差旅费，否则，财务部从借款人工资中先行扣除，然后凭据报销。 四 、 差旅费 开支标准 （见附表） 差旅费开支规范 （ 1）交通费在规定的等级标准内凭据报销。 （ 2） 住宿费按出差实际住宿天数凭据在规定的标准内报销。 （ 3） 伙食补助费、外地市内交通费及电话补助费一般按出差自然天数计算，包干使用。 电话补助费仅限于不纳入手机话费报销范围的人员。 （ 4） 事务费、零星杂费按实际凭据经审批人签字后报销。 差旅费开支相关规定 （ 1） 差旅费标准中 3 类人员乘坐其它交通工具不包括出租小汽车。 （ 2） 乘坐火车、汽车、轮船，从晚八时至次日晨七时之间、在车上过夜六小时以上的，或连续乘车时间超过十二小时的可购卧铺票。 可 以使用而 没有使用卧铺的按硬座票价（不包括加收的空调费用）的相应比例给予补助。 补助比例视不同列车车型而不同，具体比例见下表： 列 车 车 型 补助比例 慢车、直快 60% 特快 50% 新型空调特快、新型空调直达特快 30% （ 3） （ 4） （ 5） 因公出差期间自己解决住宿问题，回来后不报销住宿费的，按本人对应标准的 30%给予补助。 财务制度汇编 第 23 页 （ 6） 差旅费标准中 1 类人员出差因工作需要，其随行人员可享受 1 类级别的住宿费标准，其他补助及包干标准按该随行人员对应级别执行。 （ 7） 因公出差期间因私绕行的交通费不得报销，同 时也不得报销由此而发生的住宿费及各项差旅补助。 出差在外因公临时改变出差日程的，回公司后须立即按变更后的日程重新补办出差申请。 （ 8） 外出参加会议、学习和各种培训班的人员，主办单位安排食宿、交通的，不报销住宿费、伙食补助费，只报销来回两天的交通补助费；主办单位要求收费的，凭收据报销并附上会议通知。 （ 9） 经公司批准赴外地学习、实习 15 天以上的，只报销来回两天的交通补助费，伙食及通讯补助费按 5 元 /天的标准补助。 （ 10） 自带交通工具的不补助交通费。 （ 11） （ 12） 公司副总以下人员原则上不准报销招待费。 确有 交际应酬的，应在出差前提出申请，经审批人批准后报财务部备案，方可凭据报销。 若有特殊情况临时需招待的，可电话向主管领导请示，回来后补办手续。 已报销招侍费的，应按招待餐数扣减伙食补助费。 招待一餐扣减一天伙食补助费的 50%。 异地招待费发票应与其出差地差旅费一并予以报销；单独申请的异地招待费不予报销。 （ 13） 零星杂费如：机场建设费、保险费、行李托运费和其它检查费实报实销；经批准乘坐飞机的出差人员，乘坐往返机场的专用客车费用，在交通补助费包干之外，据实报销。 （ 14） （ 15） 符合公司规定经人力资源部批准的探亲 人员，按探亲审批报告中的探亲地点报销往返直线车船费。 所有人员统一标准为火车硬卧、轮船三等舱和长途汽车客、卧票。 其它交通工具不予报销，同时不报销住宿费和伙食补助费等其他补助费。 （ 16） 报销车船费、住宿费须具有正式发票，无发票或非规范票据不得报销。 （ 17） 出差享有补助天数以运输部门提供有效票据所注时间为准，返程可加路途时间。 司机出车补助及其它费用 小车司机补助 （ 1） 市内出车，确因工作需要加班按要求登记 加班表 审批表 ，由主管领导审财务制度汇编 第 24 页 批后，每月末统一造表发放。 （ 2） 武汉市 以外出车， 按自然天数享 受 30 元 /天的出车补助。 须随出差报销单一起报销，单独申请的不予报销。 （ 3） 停车费、过路费等据实报销，违章罚款一律不准报销。 五、纪律 凡出差人员（不包括市内出差），都必须事先填写《出差申请单》，并经上一级领导批准签字。 没有《出差申请单》以及中层以上人员没有到总经理办公室备案的，负责费用审核的会计一律不予借款或报销。 差旅费借款前款未清，后款不借。 公司出差人员应在出差返回后一周内到财务报销清账。 负责费用审核的会计应定期清查各部门未清账的差旅费借款，及时催促清账。 对报销清账拖欠（从出差返回当日起计）达一个月起者，按每日 2‰加收利息，借款及利息从出差人工资中予以扣回，当月工资不足的，下月继续抵扣，直至清账。 非合法票据如白条、收据（除行政事业单位收据）、虚开发票，一律不得报销入账。 一经查出，对虚开发票的经办人处以虚开金额 510 倍 的罚款，情节严重者，移交相关部门处理；对以未经批准的白条、收据入账的，负责费用审核的会计承担非合法票据金额的 33%罚款。 严格按公司规定的差旅费标准进行报销。 超标准差旅费支出未经或未获总经理批准的，其超标准部分一律由报销人自行承担。 六、附则 本制度适用于公司对差旅费的管理。 本制度由公司财务部负责解释。 本制度自发布之日起执行。 附件： 差旅费报销标准。 出差申请单。 财务制度汇编 第 25 页 附件 1 差 旅 费 报 销 标 准 人员类别 项目 标准 职级 交通工具 住宿限额标准 （元 /天） 伙食补助标准 （元 /天） 外地市内交通费（元 /天） 电话补助费（元 /天） 火车 轮船 飞机 其他 特区、直辖市、省会城市 其他城镇 特区、 直辖市、省会城市 其他城镇 1 公司总经理、副总经理及相当职级人员 软卧 二等 舱 普通舱 据实 报销 300 180 70 60 据实 报销 / 2 公司正副部长及相当职级人员 硬卧 三等舱 特批 据实 报销 150 120 60 40 30 5 3 一般员工 硬卧 三等舱 特批 据实 报销 120 100 50 30 20 5 特区包括：深圳、珠海、厦门、汕头、海南 直辖市：北京、上海、天津、重庆财务制度汇编 第 26 页 附件 2 武汉康乐药业股份有限公司 出 差 申 请 单 出 差 人 职务或职称 部 门 出差日期 20 年 月 日至 20 年 月 日 共 天 出差地点 预借旅费 大写 万 千 百 拾 元整 小 写￥ 出差事由 超标及 招待费 申 请 财务部长： 总经理： 申请人： 部门负责人： 主管副总经理： 财务部长： 总经理： 注：出差事由必须具体、详细。 超标及招待费申请须注明超标原因、项目及金额。 财务制度汇编 第 27 页 第九章 印章管理制度 关键词： 印章领取、使用及保管、责任 一、总则 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本管理制度。 公司董事长授权由行政管理部全面负责公司的印章管理工作。 包括印章的雕刻、发放、回收、销毁并监督印章的保管和使用。 本制度所指印章包括行政公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、法人代表印章、现金收讫章、现金付 讫章，以及工作用个人印鉴章等。 二、 印章的领取和保管 初始领取 现有公司由于历史关系，早已成立，没有初始领取。 新成立的子公司，均由子公司董事长书面委托行政管理部负责人亲自到工商机关指定的刻制机构去领取公章。 领取公章后作原始留样，列入档案管理。 印章更换、重新雕刻，由行政管理部负责人亲自办理。 使用领取 根据工作需要，相关责任人到行政管理部领取印章，并填写《印章领用申请表》，该表一式三份，领取人一份，总经理办公室二份，其中一份交档案室。 保管 保管人 行政公章 法人代表章 合同专用章 财务专用章 发票专用章 财务人员私章 现金收、付讫章 责任人 行政管理部 部长 行政管理部 部长 行政管理部 部长 财务部长 往来 \收入核算 会计 各财务人员 出纳 保管人 行政管理部指定人员 行政管理部指定人员 行政管理部指定人员 同上 同上 同上 同上 自领用之日起，保管人承担保管相关的法律责任，责任人承担连带责任。 财务制度汇编 第 28 页 印章持有情况纳入员工岗位变动时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理岗位变动手续。 换取 印章因使用过多而毁损或因工作需要须报废时，由保管人填写《印章销毁申请表》，报行政管理部按国家规定进行销毁。 行政管理部办理重新雕刻的相关手续。 三、印章的使用 印章保管人建立《印章使用登记簿》，内容有时间、事由、使用人个人签字和保管人个人签字等项目，行政专用章、合同专用章的使用必须 逐笔 登记 ，财务专用章如用于非银行票据签章使用的，必须逐笔登记。 印章保管人必须在规定权限和使用范围内使用印章。 超过使用范围的，使用人必须填写“印章使用单”，将其与所需签章的文件一并逐级上报，经公司具有该印章使用决定权的人员批准后方可签章。 印章保管人应对文件内容和“印章使用单”上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。 在逐级审核过程中被否决的文件，予以退回。 “印章使用单”作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交行政管理部归档。 涉及法律等重要事项需使用印章的，须经法务专员审核签字和公司会签程序履行完毕后，方可使用印章。 印章原则上不允许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写“印章使用单”，载明事项，经公司总经理或其 授权人批准后由两人以上共同携带使用。 印章保管人因故不能保管印章时，经部门负责人同意，可以授权他人代理，但必须有书面授权书，注明权限和使用范围，并由部门负责人监督。 四、责任 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司行政管理部报告。 任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用。 违反本制度的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，财务制度汇编 第 29 页 造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。 五、附则 本制度适用于公。