贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目－技术方案v2

贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目－技术方案v2内容摘要：

中软国际提出了解决方案 — 黔 南社保 档案管理平台。 同时 ,开 展社保档案的 全 面整理及信息化 、 图像化工作。 项目总 体目标 以与业务系统嵌套为主线，辅助档案业务管理。 在实现档案自身业务管理的基础上，实现档案影像化管理；融入社保业务系统，通过自动识别技术，减少工作量，通过实施调阅影像档案，提高经办 效率。 借 此 档案整理 与信息化 项目实施为契机，主要完成如下主要任务（核心目标）： 贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目 未经中 软 国 际 许可不得拷贝 13 of 79 实现 管理 集 中 管控 模式 以 档案 管理 及 应用 为核心，实现 档案 集中 管控； 通过信息化手段，利用 系统 ，实现对下属 机构档案 业务管控； 建立统计查询与业务分析系统，支持日常 档案 业务管理统计分析和 集 中 管控； 建立 整体 平台，形成一体化 档案 管理 系统； 建立核心业务管理平台 围绕着 黔 南州 及下属 市 县 社保 局 的 档案 业务活动，为满足支持集 中管控的需要 建立支持核心 档案 业务活动和集 中 管控的技术、业务平台 以 档案 系统运行管理为中心，建立 档案 建立 、 使用 、查阅 、容灾备 份、 销毁 等业务一体化 系统运行管理平台，形成标准统一、平台统一、服务统一的运行保障体系。 建立的运行系统实现 与各二级单位的支撑系统的无缝衔接，具体体现在流程整合与 数据共享。 构建 管理基本 设计 原则  完整性 档案记录了具有保存和利用价值的各种信息和依据，因此档案 是否完整将直接影响档案 质量。 如果档案缺失，会给档案主体（单位 /人）带来无可估量的损失。 因此 中软国际和社会保障数字档案管理平台 将以完整性作为首要原则。  有效性 中软国际和社会保障数字档案管理平台 将充分考虑档案有效性，让“死档”变成“活档”。 让尘封在档案室中无 法更新、无法查找、无法利用的档案贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目 未经中 软 国 际 许可不得拷贝 14 of 79 得到有效的使用和方便查阅。  真实性 档案的真实记录使档案具有价值，档案的社会服务才得以充分发挥。 中软国际和社会保障数字档案管理平台 将建立在维护档案真实的基础上，保证档案主体（单位 /人）的利益。  快捷性 中软国际和社会保障数字档案管理平台 设计考虑高效快捷，使用方便，改善当前档案查找翻越困难、周期长的现状。  安全性 伴随着档案数量的不断增多，怎样安全存储已成为档案管理不可忽视的重要内容。 中软国际和社会保障数字档案管理平台 会建立周密的安全体系结构和有效的安全体制，抵御可能产生的恶意 攻击。  保密性 后台数据库关键信息必须经过加密效验。 相关开发人员不得对档案平台信息资料进行泄密。  稳定性 中软国际和社会保障数字档案管理平台保证在最大并发用户情况下仍能稳定运行。 项目 要求 “统一规划、统一标准、统一平台、统一管理 ” 统一档案 业务管理口径，实现 档案 业务信息、 档案 管理标准和技术规范的统一规范、制定、下达，奠定 档案集中 管控的基础； 贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目 未经中 软 国 际 许可不得拷贝 15 of 79 落实 档案 业务运营和流程管控的 各项 要求 根据 社保档案 管控要求， 借助信息化平台，落实 业务管控模式 和 业务流程的创新 设计 ，因信息化促进管理提升； 继承 公司 多年 成果和经验，快速 、低成本实施 面向社保 档案 现阶段业务管理关键需求，结合我 公司 多年 档案管理 信息化项目 及档案整理项目的 成功 实施 经验和优秀成果，以 比较低的投资， 快速部署信息 管控平台；  完整的业务流程设计和集成 系统架构和方案设计要 全面考虑 未来 社保 系统 内部各部门 ，以及 与 协作 单位 之间的信息 交流和业务协作凭条 ，实现 社保 系统 内部和上下游 各环节在 档案信息系统中的全面集成 ；  应用先进的理念与成熟的技术 采用先进 业务管理理念，以及成熟的 IT 技术，确保系统能够稳定运行，而且能够满足 社保 系统 未来若干年内 的业务发展和管理的需求；  开放性和标准性 充 分考虑 系统架构的开放性与标准性， 考虑 业务管理系统 、办公自动化系统 的全面集成。  可靠性和稳定性 在考虑技术先进性和开放性的同时，还应从系统结构、技术措施、设备性能、系统管理、厂商技术支持及维护能力等方面入手，确保系统运行的可靠性和稳定性 ；  安全性和保密性 既考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护和隔离，因此系统 在实贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目 未经中 软 国 际 许可不得拷贝 16 of 79 施过程中应充分考虑 系统安全机制、数据存取、 查阅的权限控制等， 确保系统数据 安全。 具体实施 与 功能 中软国 际 和社会保障数字档案管理平台将参保人员的社保相关业务资料（包括基金征缴单据；待遇发放等 单据；离退休人员档案资料等）进行影像化处理后，保存其影像档案， 以供社保业务办理时可随时进行相关档案的查阅。 在管理影像档案的同时 ，将原始纸质档案进行妥善管理，记录其存档的准确物理位置，便于原始档案的方便查找困难、效率低、投入见效难、管理审计困难等现状，减轻档案管理的工作强度，提高档案管理效率，便于档案查阅。 中软国际和社会保障数字档案管理平台可嵌入社保业务经办系统，服务业务经办，融入流程管理，提高经办效率。 中软国际和社会保障数字档案管理平台与金保工程相关系统（例如：公共服务系统）相关联，通过接口服务为金保工 程其他相关系统提供档案查询服务，提高社会保险服务效率。 具体实现功能如下：  实现电子文件归档；  实现业务经办过程中对档案的快速查找；  实现电子档案的使用权限设置；  实现对权限内电子档案的进行修改及其打印；  实现对档案的鉴定和销毁；  实现对档案的日志检查；  减少对纸质档案的查阅； 贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目 未经中 软 国 际 许可不得拷贝 17 of 79  提高查找纸质档案的效率；  规范纸质档案管理，保障档案安全；  解决分布档案的查询困难的问题；  将数字档案嵌入应用业务系统办理，提高经办效率；  数字档案融入应用业务系统管理，加强基金监管；  金保工程其他相关系统通过调用接口服务查询单。 相关 基本 法律 及规定 本档案 管理 遵循 ： 《中华 人民共和国档案法 》 《中 华 人 民共和国档案法实施办法 》 《社会 保险业务档案管理规定 》 《会计 档案管理办法 》 贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目 未经中 软 国 际 许可不得拷贝 18 of 79 3 档案 管 理 工作总 体规划 档案管理 基础 设施 档案室应按照库房、阅览、 办公三分开的原则规划设计，三个区域间保持一定的分隔和联系 ，保证通畅。 自然环境达到 标准 温 度为 14 ~20℃，相对湿皮为 50 %~ 65%。 配置设施 实现九 防 实现 档案管理中防高温、防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防 盗 、防磁。 库房 面积。 应参照建设部和国家发改委《档案馆建设标准》 等有关标准，根据室藏档案数量确定库房面积，充分考虑社会保险事业发展趋势，测算档案室建筑面积。 承重。 采用密集架时，楼面荷载应不小于 12 千牛／平方米。 消防。 库房内因管道通过等形成的墙面或楼、地面孔洞，均应采用不燃材料填塞密实。 门窗、装修材料和装具家具均应采用耐火材料，绝不能有明火设施，并采用气体或干粉灭火系统。 阅览室 面积。 房 间 面积至少应达到 12平方米。 有条件的可根据利用者人数确定阅览室面积，计算阅览桌椅及复印设备所占用空间后，以人均 2 平方米为宜。 位置。 应设在档案利用者易于到达的位置，有条件时应开辟工作 人员专用贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目 未经中 软 国 际 许可不得拷贝 19 of 79 通道。 采光。 自然采光的窗地面积比应不小于 l： 5，应避免阳光直射和眩光。 办公室 办公室应划分档案整理区和办公区。 档案整理区内应设计摆放裁纸机、装订机、扫描仪等设备及档案整理案台位置；办公区应考虑档案编研、统计等工作需要。 档案 整理标准 档案 盒 档案 盒 采用 具 有相关 部门认证厂家生产，标准无酸纸 （ pH值符合国家标准的无酸牛皮卡 纸） 纸 张 制作 印制， 厚度 为 4CM 或 5CM 的标准 档案盒。 档案 盒印 刷 为 深 蓝色字迹。 档案 盒 标识 档案盒 个标识如下内容：全宗号、年度、保管期限、 类别 、起止件号 、 流水号。 其中， 流水号为 对 应全宗号 和 保管期限下跨年度、跨类 别 大流水编码。 起编 码为 000001。 标识 必须 使用 黑色碳素书写。 附 有 二维 码用于信息化，二维码上有基本信息标 识。 本 二维码 信息 均另有标识，丢失或掉落并不影响 档案 信息完整性。 卷 内 目录 以 下为 卷 内 目 录样表： ――――贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目 未经中 软 国 际 许可不得拷贝 20 of 79 社会保险业务档案卷内目录 年度； 2020 期限 ： 10年 档案类别 ： 01社会 保险 征缴 类 影像 化 ： 是 盒 号： 件 数： 46 起 止 件 号： 11－ 56 总页数 ： 260 件 号 责任人 题名 形成 时间 页数 备注 二 维码 1234 单位 或 个人 文件 描述 归 类材料描述 +附加描述 20200405 23 （ 接下页） 案 卷目录 格式 参见卷内目录。 提供 电子版本及纸质版本。 贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目 未经中 软 国 际 许可不得拷贝 21 of 79 装订 采用 铆管 装订 全册，最厚不超过 5CM。 部分 档案成 小 卷。 扫描质量 图像质量 为 200DPI， PDF 格式 ，单 页 存 放 索引 提供 纸质 信息索引， 及信息系统索引。 将包含档案的基本索引信息。 并 适当 情 况下，提供全文搜索。 备 考表 碳素 墨水书写。 必 须 签 名及 书 写 日期。 档案分 类 挡案整理工作应按照档案形成的特点和规律，保持文件材料之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。 档案 分为以下 9 个 类别： 社会保险管理类 、 社会保险费征缴类 、 养老保险待遇类 、 医疗保险待遇类 、 失业保险待遇类 、 工伤保险待遇类 、 生育保险待遇类 、 社会保险业务统计报表类 、 社会保险稽核监管类。 档案 分 类 具 体 细则标准一览表 类别 属类 业务环节 归档材料 保管期限 1社会保险管理类 参保单位登记材料 参保登记 1.《社会保险登记表》 永久 、事 业单位法人登记证、社会团体法人登记证、民办非企业单位登记证、批准成立证件或其他贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目 未经中 软 国 际 许可不得拷贝 22 of 79 核准执业证件复印件 ，转出地社会保险经办机构开具的社会保险关系转移文本和单位及职工的参保信息 《银行代扣协议》 构规定的其他材料 变更登记 1.《社会保险变更登记表 》 、事业单位法人登记证、社会团体法人登记证、民办非企业单位登记证、批准成立证件或其他核准执业证件复印件 构规定的其他材料 注销登记 1.《社会保险注销登记表》 门批准解散、撤销、合并、终止的有关文件 办机构同意接收的证明 贵州省黔南州社保局档案整理与信息化项目 未经中 软 国 际 许可不得拷贝 23 of 79 构规定的其他材料 参保人员登记材料 单位人员参保登记 1.《社会保险参保人员登记表》 100 年 3.《劳动合同》（相关页）复印件 、大中专院校毕业生派遣证和报到证、《劳动合同》等有关用工手续复印件 5.《退休审批表》 地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料 城镇个人参保登记 1.《城镇个人参加社会保险登记表》（贴照片） 《银行代扣协议》 构规定的其他材料 城乡居民参保登记 1.《城镇（或农村）居民参加社会保险登记表》（贴照片） 《银行代扣协议》 《低保证》《残疾证》等相关证明材料。