惠州大亚湾星华文件控制人员培训教材(编辑修改稿)

惠州大亚湾星华文件控制人员培训教材(编辑修改稿)内容摘要：

过程都有输入 、 操作流程 、 输出 、 说明 、 目的及目标 、 接口文件。 运作流程清晰 、 一目了然。 XH 惠州大亚湾星华实业 有限公司 ３ . 文件管理 ：程序文件的记录表格与文件文字部分分开 管理，并增加了表格填写规范。 这样增强了文件的 可操作性、同时也减少了培训的工作量，任何人在 填写表格之前先看填写规范，即可明白填写要求， 使全公司的表单运用、文件管理更加规范化、统一 化。 ４ . 数量 : 数量增多 ,由 C版 34个程序文件增加到 43个程序 文件 ， 主要增加的是有关环境管理体系的程序文件。 XH 惠州大亚湾星华实业 有限公司 QEP0401文件、资料控制程序 一 . A) 管理手册编码 D / QEM X 版本号，按英文大写字母 A、 B、 C…… 递增表示， A为首版 章节号，以阿拉伯数字表示 质量 amp。 环境手册代号 惠州大亚湾光弘科技电子有限公司的英文缩写 DBG的第一个字母 XH 惠州大亚湾星华实业 有限公司 QP0401 质量手册和程序文件 控制程序 B)程序文件 编码 D / QEP XXXX X 版本号，按英文大写字母 A、 B、 C…… 递增表示 A为首版 表示同一章节所属的程序文件的顺序号 以 01,02,03…… 递增表示 表示程序文件的章节 ,以 “ 04~08”表示 质量 amp。 环境程序文件代号 惠州大亚湾光弘科技电子有限公司的英文缩写 DBG的第一个字母 XH 惠州大亚湾星华实业 有限公司 QEP0401 文件、资料控制程序 C)管理手册和程序文件修订状态 编码及生效日期 REV. X XXXX . XX . XX 日期，用 “ 01~31”表示 月份，用 “ 01~12”表示 公元年，用 “ 0~9”中相应数字表示 共 4位数 修改状态，用 “ 0， 1， 2……” 递增表示 英文 “ REVISE”（修订）一词缩写 注：该修改状态编码及生效日期表示方法同样适用于其它各类管理体系文件。 文件的审批日期应在生效日期之前或生效日期的当天。 XH 惠州大亚湾星华实业 有限公司 QEP0401 文件、资料控制程序 ： XH 惠州大亚湾星华实业 有限公司 二 . : 1)谁编 ? 管理手册和程序文件由品管部主导 ,第三层次文件由熟悉该项工作的人员进行文件编制 . 2)怎样编 ? :说得到 、 做得到 :与其它文件的相关性 ,相关性表现在是否与程序文件 、 第三层次文件相冲突或重复等现象。 若有重复则进行整合 ， 不必再编；若有冲突则反馈上级主管进行评审 ， 评审的结果是之前的文件不适用 ，则知会原文件编制部门进行修改。 若是目前新编的文件不适用 ,则立即修改 . 3） 格式： （ 竖式 ） 或上方 （ 横式 ）预留 ,便于装订不影响内容和美观。 XH 惠州大亚湾星华实业 有限公司 、输出等流程图方式，不方便用流程图的则按之前的文字叙述形式。 ,每一份表格对应一份填写规范。 表格及填写规范右下角有 DBG的 Logo . : 1)文件的发放可分为书面与电子档两种形式 .电子档转成 PDF档后内部网共享 .书面的文件发放与回收使用 《 文件收发登记表 》。 发新文件时，发放者一定要亲自将作废旧版回收，而不可假手于人。 文件接收者应对所收的文件进行浏览，明显不符合要求的文件有权拒收。 2）接收文件者用 《 作业指导书一览表 》 进行登记管控。 部门栏填写文件所属部门（即：编制文件的部门）。 若是新格式的文件，页码栏只需填写文件文字部分页数（文字部分页码与表格分开）；旧格式的文件，页码栏填写总页数（文字部分与表格页码合在一起）。 XH 惠州大亚湾星华实业 有限公司 3）文件接收者不应只是将文件接收后放入文件夹，而应向部门负责人报告以判定文件的传阅范围，推荐采用 《 文件、资料传阅表 》 ，书面非正式文件，如传真 /联络等，也可采用盖章或背签等多种方式体现文件资料的传阅记录。 4）当需使用文件部门未领到文件时，或文件破损严重 /丢失时，应填写 《 文件发放申请表 》 ，到原文件发放部门办理领用手续。 文件破损补发新文件时，破损文件销毁，发放编号仍沿用破损文件发放编号；文件丢失发新文件时应给予新的发放编号，并注明丢失文件的发放编号作废。 : 1)文件（包含文件的正文部分、表格及表格填写规范）修改时需作成 《 文件修改申请表 》。 XH 惠州大亚湾星华实业 有限公司 2）文件修改申请表的填写： : XX－ XXX 顺序号 :从 001依此递增。