溧阳市房产档案扫描数据整理实施方案v2

溧阳市房产档案扫描数据整理实施方案v2内容摘要：

FAX： 0574– 82815993 WEB： ： // 4 Email： （ 4） 档案 录入组：根据扫描影像 或实物档案 ，录入产权、抵押、限制档案数据； （ 5） 数据 关联组：限制数据与产权关联、抵押数据与产权关联、产权上下手整理、档案影像与电子数据关联等工作； （ 6）质量保障组 ：对 档案整理组、 扫描组、录入组、关联组 的工作内容进行质量检查，并提出质量优化方案。 房管 局 项目经理：负责与奥维公司、 电信协调沟通，并负责房管局 的 疑问处理组、档案交接组 、数据验收组之间工作协调和保障工作。 （ 1） 疑问处理组 ：配合 档案整理、档案扫描、数据关联 工作 中遇到的疑问档案 ； （ 2） 档案交接组 ： 档案领取、交接工作； （ 3） 业主方数据验收组：负责数据整理 验收工作； 电信 ：监督奥维公司、房管 局 相关工作的规范化，对总体进度进行控制。 （ 问题协调组：由奥维数据中心经理、房管局 项目经理、 电信 组成，负责相关疑难问题及时解决。 ） 奥维 项目组设置 84 人 ，其中管理技术人员 4 人，作业人员 80 人。 分管领导：负责项目总体协调， 1 人； 技术总监：总体负责程序架构， 1 人； 项目经理：全面负责项目各项工作的开展， 1 人； 技术支持：保障项目组所有机器的正常运行及程序的正常运行及时了解客户对软件的需求并做出修改， 1 人； 作业人员：负责档案上下手关系整理、抵押与产权关联整理、限制与产权关联整理、质检等工作， 80 人。 目前房产档案数量约 12 万卷，按关联 300 卷 /人 .天 .、扫描 30 卷 /人 .天 ，档案整理 30 卷 /人 .天 ，录入 100 卷 /人 .天。 按 80 人计算，每月按 25 天计算，整个项目需要 5 个月完成。 另：测绘整理 因缺少测绘图，无法进行图形矢量化。 所以测绘整理主要是建 浙江奥维智能系统集成有限公司 溧阳数字 房 产 档案扫描 整理实施方案 地址：浙江省宁波市鄞州区商会大厦北楼 11 层 TEL： 0574 – 82815990 FAX： 0574– 82815993 WEB： ： // 5 Email： 立楼盘表，并关联产权。 外业、建楼盘、关联等 61 户 /天。 项目进度与时间 第 1 月 第 2 月 第 3 月 第 4 月 第 5 月 硬件设备组装 档案试整理 人员调配 正式投入生产 档案整理 档案扫描 档案录入 数据关联 项目竣工 甲 方提供能同办公场地，房产交易中心至少提供能同时容纳 50 人办公场地，场地要允许 24 小时可以办公。 由于整理过程中要用到实物档案，所以要 能 保证场地的安全及途中运输的安全。 上下班作息时间，实行二班制，暂定第一班 7： 00—— 19： 00，第二班 19：00—— 7： 00，单休，每三天倒一次班，可以根据业主方进度要求和实际工作量情况安排加班。 甲方 设备耗材 办公桌椅、空调、 饮用水设施、 档案搬运 车、 网络接口（连接老 系统的数据库 ）、 档案盒等。 浙江奥维智能系统集成有限公司 溧阳数字 房 产 档案扫描 整理实施方案 地址：浙江省宁波市鄞州区商会大厦北楼 11 层 TEL： 0574 – 82815990 FAX： 0574– 82815993 WEB： ： // 6 Email： 乙方 设备耗材 计算机 45 台、 服务 器 1 台 、 高速扫描仪 5 台 、平板扫描仪 10 台、条码打印机、 网络设备（网线、水晶头、制作网线工具，路由器等）、螺丝刀、外置光驱、接线板、 U 盘、移动硬盘、办公用品 (文件夹、铅笔、回形针、订书机、订书针、各型号夹子、纸怀、纸巾、打印纸等 )、打印设备（打印机、墨盒、鼓心等）等。 配合人员 甲方专门安排 2 名以上人员进行档案的管理、交接工作；专门安排 2 名以上人员对档案整理工作的指导及疑问档案的处理；专门安排 6 人，对数据整理工作进行即时检查验收。 在数据整理过程中，作业人员无法判断的 作为疑问提交，每天生成清册提交业 主确认，在业主方确认 之后，作业人员再重新进行 整理。 6 实施流程 进行档案数字化项目的流程，包括项目前期准备工作、试整理、正式整理、项目验收等工作。 项目前期准备工作包括制定项目实施方案、办公网络环境设备等准备、甲乙方人员的安排培训、确定验收标准等工作。 甲已方培训的方式主要是： 先进行统一的培训，包括软件的功能、具体的操作、操作案例等。 然后进行实际操作，在实际操作中，遇到的问题再进行解答。 同时，分发相关的培训文档到各人手中学习。 培训完成后，编制培训确认单，请参与人员签字确认。 浙江奥维智能系统集成有限公司 溧阳数字 房 产 档案扫描 整理实施方案 地址：浙江省宁波市鄞州区商会大厦北楼 11 层 TEL： 0574 – 82815990 FAX： 0574– 82815993 WEB： ： // 7 Email： 理 前期准备工作：甲乙双方人员培训完成后，从甲方领取一批档案，按照数据整理验收标准进行试整理。 试整理完成后，即请甲方进行验收确认。 数据整理工作就以此为标准进行。 档案整理 档案整理的主要 工作为档案合卷、档案 拆除、档案分页、 粘贴排序 、档案编码、整理收件目录、档案装订 、 整理质检、 档案上架 等工作。 档案合卷 1 先去档案室领取档案， 由档案管理员负责与甲方档案管理员进行档案数据出入库移交工作 ； 2 根据产权证、产权证号 、坐落 等 在老系统中搜索，查看该档案的档案号； 3 根据档案号，在 记录档案位置的 表中进行查找，查看该档案的档案号，并用铅笔抄写在档案上； 4 按批次，逐本在另一个档案库房中，根据档案位置查找 对应的档案； 5 从档案库房中找出对应的档案后，把这二个档案合并放在同一个档案袋。 档案拆除 对已装订的档案进行拆除 ， 去除档案中的杂物与 别针、 大头针、订书针等金属物，以保证扫描质量。 档案分页 对原先粘贴在一起的档案卷进行分页 ， 如装订在一本的合同等。 分页的过程中要小心仔细，不得出现撕毁档案现象，对于粘贴过紧难于分离 浙江奥维智能系统集成有限公司 溧阳数字 房 产 档案扫描 整理实施方案 地址：浙江省宁波市鄞州区商会大厦北楼 11 层 TEL： 0574 – 82815990 FAX： 0574– 82815993 WEB： ： // 8 Email： 的页面交由组长处理；将分好页的档案要妥善存放， 分页的过程中要特别小心，防止多卷档案混放在一起，杜绝档案丢页的情况发生。 整理收件目录 对每一卷档案按照 卷内目录 进行排序 ，档案编码完成后，在 档案目录页， 详细记录档案整理后每份的起始 页码 和页数。 粘贴排序 对于小于 B5(16 开 )的不规范页（如发票，半页的身份证复印件）裱糊在 A4或 B5（ 16 开）的白纸上，裱糊时档案页面字头要根据实际情况向上或向 左 ；对源文件粘贴时相互覆盖内容的，要撕下重新裱糊，确保档案内容无相互覆盖，保证档案的完整性。 档案编码 对于按目录顺序排列 好 的档 案卷进行检查并编制 页码 (或使用打号机进行打号 ),编制页码一般使用 4B 铅笔。 档案装订 1 将已整齐的纸质档案卷应用线绳装订，采用三孔一线法在文件左侧装订。 2 文件材料应向左下角对齐，装订孔中心线距文件左边际应为 ； 3 卷内文件大于 A4 幅面的，应按 A4 大小折叠整齐，并注意预留出装订边际，便于展开翻阅； 4 卷内文件材料与卷皮装订在一起的，应做到整齐美观，不压字、不掉页、不妨碍翻阅。 5 档案装订完成后， 10 卷 装一盒。 浙江奥维智能系统集成有限公司 溧阳数字 房 产 档案扫描 整理实施方案 地址：浙江省宁波市鄞州区商会大厦北楼 11 层 TEL： 0574 – 82815990 FAX： 0574– 82815993 WEB： ： // 9 Email： 整理质检 对档案整理完成的档案进行质检，包括检查合卷 、 档案拆 除分页、 粘贴排序 、档案编码、收件目录、档案装订等是否正确。 1 对 档案页前后顺序颠倒的，进行打回处理； 2 对漏写 页码 或错误 页码 的打回处理； 3 检查档案整理过程中有无放错盒，或将两卷档案交叉整理的现象； 4 每天检查档案整理员从档案中拆出扔掉纸张，防止整理过程中将有用档案页误拆出扔掉。 5 检查装订好的档案是否牢固，是否有掉页、漏页、页面不齐、装订线过松、多卷装订成一卷等情况；核对装订后的档案卷数是否与整理 前 记录的卷数一致，确保档案无丢失。 档案上架 把档案按照流水号进行上架， 这样合理地利用了档案架的 空间，能做到每盒档案装满，档案架每层装满，以此来有效地压缩档案的存储空间。 档案扫描 本项目在执行中，我们将按照以下 扫描工作流程 进行项目实施， 基本环节主要包括：档案 移交 、目录建库、档案扫描、图像处理、 数据挂接 、档案顺页、 数据质检、 数据抽检、 档案返还 等。 具体流程 如 下 图所示 档 案 移 交目 录 建 库档 案 扫 描 图 像 处 理数 据 挂 接档 案 顺 页质 量 检 查档 案 返 还 扫描工作流程图 浙江奥维智能系统集成有限公司 溧阳数字 房 产 档案扫描 整理实施方案 地址：浙江省宁波市鄞州区商会大厦北楼 11 层 TEL： 0574 – 82815990 FAX： 0574– 82815993 WEB： ： // 10 Email： 档案移交 设专门的档案管理员，由档案管理员负责与甲方档案管理员进行档案数据出入库移交工作，并建立《档案交接单》 ， 双方在交接单上签字确认。 如 档案存放地与加工现场不在同一地点时，档案搬运过程中将采用 档案 箱进行运送。 公司在内部的档案流转进行严格的 管理制度。 设立专门档案管理员，做档案内部外部交接、档案流转安排等工作。 各环节档案的交接根据 交接单上的完成情况，领取相应的档案， 并在相应档案交接单上签字。 档案 交接单上详细记录工作完成情况，如完成人、日期、数量等，可以做到档案责任到人。 目录建库 根据相关 信息搜索出 电子档案， 选择业务类型 ，录入截止页。 系统根据业务类型生成默认收件列表。 然后录入人员根据纸质档案的目录页， 正确选择目录项的类型、录入起始页码， 建立档案目录数据库 ，实现电子档案与档案目录数据库关联。 档案扫描 1 扫描方式 根据档案幅面的大小及纸张情况，选择相应规格的扫描仪。 纸张状况好的档案可采用高速扫描方式 ； 纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；工程图纸等大幅面档案，使用 0 号 扫描仪扫描 ，或者 采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 2 扫描色彩模式 1 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的 档案，可采用黑白二值模式进行扫描； 2 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页 面为多色文字的档案，可 需要 采用灰度模式扫描 ； 3 页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视 浙江奥维智能系统集成有限公司 溧阳数字 房 产 档案扫描 整理实施方案 地址：浙江省宁波市鄞州区商会大厦北楼 11 层 TEL： 0574 – 82815990 FAX： 0574– 82815993 WEB： ： // 11 Email： 需要采用彩色模式进行扫描。 3 扫描分辨率 扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。 扫描分辨率一般为≥ 200dpi。 4 存储格式 采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF(G4。