办公室工作手册--193761308

办公室工作手册--193761308内容摘要：

（九）注办 17 收文处理完毕，要在《收文处理单》上注明办理结果：传阅的文件，要有传阅人签名；承办完毕的文件，要有承办部门或人员签注的承办结果及办结时间。 （十）查办 办公室要对上级单位来文的落实情况进行督促检查，查办项目包括针对来文的办理情况，文件要求的落实情况，回复报告及统计数字的真实性和客观性。 （十一）清退 重要文件或保密文件待处理完毕或承办完毕后，主办单位应将其退回办公室，办理清退手续。 （十二）立卷 局机关采用分散式立卷，即机关收文 、综合性的文件及综合性的会议文件材料由办公室立卷；业务性文件、以部门名义发文的存本和定稿、以局名义召开的专业会议文件由业务部门立卷；会计核算文件材料由财务会计部门立卷；科技文件材料及其他业务文件，由有关业务部门立卷。 （十三）归档和销毁 文件归档和销毁详见制度汇编有关档案管理规定。 四、发文处理程序 （一）草拟 文件起草工作包括交拟、议拟和撰拟三个程序： 1．交拟：根据管理工作的客观需要，文件主办部门要认真领会和记录领导交待的写作意图和重要问题、措施等。 2．议拟：查找与该文件有关的文件、法律法规、企业相 关规定等，通过调研收集相关材料和信息，形成文件提纲。 3．撰拟：对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责人应当面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门可列举各方理由和依据，提出建设性意见，并于有关部门会面后，报请上级机关协调和裁定。 （二）修改 文件起草后，应字斟句酌认真修改， 修改的标记及文字 应用彩色笔拉出版心，明显标注，修改完毕填写《发文稿纸》中拟稿人、文件标题、附件、文件类别、主送、抄送等内容，请部门负责人审阅文稿并签署意见。 领导要求提前 审阅的文件及只需报领导阅批不需要发文的报告、请示等，填写《签报》后由主办部门直接送领导。 （三）审核 18 公文送负责人签发前，应由办公室进行审核，审核重点： 1．行文必要性、合法性，与企业现行规章制度的协调性； 2．政策界限清晰，措施方法可行，执行期限妥当，涉及的相关问题能够妥善安排； 3．公文格式、标题、语体、文字、标点符号、层次序号、数字、引文、简称、译名、密级、缓急等是否符合规范； 4．主送和抄送是否得当，阅读和发放范围是否合适等； 5．核稿人提出修改意见，拟稿人修改后拟稿人签字并确定关键词、密级、缓急程 度及签发人等。 （四）签发 1．以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发； 2．以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或其授权的其他负责人签发； 3．同级机关方可联合行文，联合发文应经联合行文的相关机关会签方能生效。 （五）复核 公文正式印制前，办公室应进行复核，复核重点： 1．发文名义是否妥当，审批和签发手续是否完备，附件材料是否齐全、规范； 2．联合发文是否经过了会商和会签，发文机关是否同级，排列是否妥当； 3．复核后对文稿进行了实质性修改的，应按程序进行复审。 （六）注册 发文注册指按发文顺序给每份文件编著发文字号。 1．按发文的先后顺序编注发文字号； 2．联合发文只编注主办机关发文字号； 3．发文字号结构为：发文机关代字 +﹝ 年度 ﹞ +发文顺序号； 4．不得一文多号，也不得一号多文； 5．确定发送范围和印制数量； 6．带密级文件应编注发文份号。 （七）缮印与校对 经过签发程序，无须任何修改的文件，按照公文格式要求印制一份供主办部门校对清稿，校对人员在正确无误的校样上签字后，按照文件数量要求印制相应份数。 （八）用印 企业印章应由专人管理，用印应严格履行程序，合乎规范要求。 文件用 印规范请详见“印信管理程序”。 （九）装订装封 19 按照文件装订要求进行装订，向外发出的文件应装入信封，发文装封应注意： 1．多级行文、普发文件应编写文件信封号码； 2．有密级的文件，应在信封上标识密级，封口处贴密封条； 3．有缓急程度的文件，应在信封上标识缓急程度。 （十）登记发送 文件发送，应在《发文登记簿》上登记，文件发送的方式有：专人递送、收文单位专人领取、公文交换站递送、邮寄、网络传送、传真、电传等。 （十一）发文催办 发文催办为对外催办，即向收到文件的所属单位或外机关单位发出催促办理文件的意见。 1．重要公文确认接收后 3 个工作日未办理的，根据需要可用电话、传真等快捷方式向对方查询办理情况； 2．紧急公文或电话催办多次未果的事项，需要催办； 3．填写《重要事项催办单》，发送至承办单位，要求立即给与答复； 4．《重要事项催办单》发出 3 日后未见回音，主办部门查办该文件。 （十二）归档和销毁 文件归档和销毁详见制度汇编有关档案管理规定。 为便于归档，保证档案的完整性和节约存放空间，收文登记簿、收文分发分送簿、发文登记簿等 均使用活页笔记本。 五、公文管理 1．各单位及各部门应设专人管理文件。 2．上级 单位带有密级的公文，除绝密级和注明不能翻印的公文严禁翻印以外，必须经下一级负责人或办公室主任批准，方可翻印。 中央、国务院文件的翻印须经办公室主任批准。 翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和引发范围。 3．公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。 4．公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 5．部门合并时，全部公文应随之合并管理。 公司或机构撤销时，需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案部门。 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交 、清退。 6．与质量体系有关的文件，按照局程序文件《文件和资料的控制程序》执行。 7．电子版公文管理工作按照《中国建筑第二工程局电子文件归档与管理规范》（建二 办 ﹝ 2020﹞ 6 号） 执行。 20 附件： 1．收文登记簿 2．收文分发分送簿 3．收文处理单 4．发文稿纸 5．签报 6．发文登记簿 7．重要事项催办单 21 附件 1： 收文登记簿 收文日期 文号 /编号 来文单位 文件名称 密级 缓急 份数 流水号 备注 22 附件 2： 收文分发分送簿 文号 来文单位 文件名称 密级 缓急 分发分送对象 签名 备注 23 附件 3： 收文处理 单 领 导 批 示 阅者意见 承办情况 办 公 室 拟办意见 来文单位 收文日期 文件标题 来文文号 24 附件 4： 发 文 稿 纸 密级： 缓急程度： 领导批示： 月 日 部门会签： 月 日 拟稿人： 电话： 月 日 部门负责人： 月 日 办公室核稿： 月 日 文件标题： 附件： 文件类别： 文件、报告、请示、决定、决议、通知、通报、纪要、批复、函、简报 主题词： 主送： 打字： 校对： 抄报： 抄送： 发文编号： ﹝ 20 ﹞ （共印 份） 25 附件 5： 中国建筑第二工程局 有限公司 签 报 领 导 批 示 标 题 （或事由） 主办部门负责人 签 发 请 同志批示。 签字： 主办部门主管 审 核 部门会签 紧急程度 密 级 主办部门： 联系人： 电话： 年 月 日 26 附件 6： 发 文 登 记 簿 序号 发文日期 文号 文件名称 发放范围 发送形式 份数 收者签名 接收时间 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 注：“收者签名”与“接收时间”两 项只在纸面发文时使用。 27 附件 7： 重 要 事 项 催 办 单 催办对象 催办时间 催办依据文件 发文字号 催办事项 催办原因 催办要求 进展情况： 负责人： 联系人： 电话： 年 月 日 局领导批示 催办联系人 联系电话 电子 邮箱 28 第三章 接待 工作程序 一、 接待 工作概述 接待工作是一项“窗口性”工作，指企业在公务活动中对来访者所进行的迎接、招待、洽谈、联系等辅助管理活 动，基本要素包括：来访者、来访意图、接待者、接待任务和接待方式。 办公室要重视接待工作的广泛性、礼仪性和务实性。 二、接待工作流程图 三、接待工作基本程序 （一）收集来宾情况 我局主要来宾包括：政府机关领导、中建总公司领导、兄弟单位领导、重要业主、重要活动及大型会议来宾等。 收到接待任务后，要积极从多方收集来宾情况，主要包括：来宾人数、姓名、性别、职务、民族、宗教信仰、生活习俗等。 （二）分析判断来访意图 对于非企业邀请的来访，应通过多种途径和渠道收集这方面的信息， 分析判断其真实来访目的和意图，以确定接待方针和接待任务。 非企业邀请的来访主要有： （ 1）党政机关领导视察工作； （ 2）中建总公司领导检查指导工作； （ 3）兄弟单位业务交流与合作洽谈； （ 4）重要业主来访； （ 5）其他日常来访。 （三）拟订接待方案 准备材料礼品 食宿行安排 布置接待环境 安全保卫工作 接待及会谈 宴请 送别 收集来宾情况 分析判断意图 拟定接待方案 接待方针 接待规格 接待形式 日程安排 人员安排 经费预算 收到接待任务 29 重要的接待活动，要事先拟订接待方案，提交领导审批。 内容包括：来访意图、来访者基本情况、接待方针、规格、形式、日程安排、接待人员安排、费用预算等。 1．接待方针 根据对方来访意图、双方关系和对我方的态度制定接待方针，明确接待目标和原则。 2．接待类别 一类接待：党政 机关、总公司、兄弟单位局级以上领导的接待； 二类接待：党政机关、总公司处级以上领导，兄弟单位副局级以上领导及重要业主的接待； 三类接待：其他日常来访。 3．接待形式 包括迎送、宴请、会见、会谈、文艺招待、参观游览等仪式和活动。 4．接待日程安排 主要包括接待具体时间、接待形式和内容、接待实施地点、陪同人员工作安排等，一般以表格形式列出。 5．接待人员安排 接待人员主要包括陪同人员和组织工作人员。 主要陪同人员包括主要陪同领导和相关职能部门负责人；组织工作人员包括事务秘书、翻译及后勤人员。 一类接待陪同人员：局 董事长、总经。