成都市标准化所oa系统方案

成都市标准化所oa系统方案内容摘要：

组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。 目前国内办公自动化产品及应用现状 （ 1）目前国内办公自动化产品基本处于第二代办公自动化产品，实现的更多是通讯及行政事务处理的自动化。 （ 2）目前国内办公自动化的应用情况大多也只是使用了邮件通讯、信息发布与共享等简单功能。 （ 3）下一个阶段办公自动化朝第三个阶段延伸发展，将更强调知识管理、信息集成。 OA的发展趋势 随着国内经济建设的持续发展和知识经济模式的到来，企业正以一种前所未有的热情来致力于企业内部管理素质与效率的提高工作；另一个方面，国家对电子政务的推广力度 也逐步 加大，办公自动化作为其中的一个重要环节，也被要求更好更深入的解决问题，达到更多目标。 在这些新形势下，办公自动化系统迎来了新的挑战 ： 首先，其应用背景由单纯地模拟手工办公环境 的运用，向一个要求更高的电子化协同工作环境转化，其环境必须为用户提供一个打破部门界限的网络互动式办公作业环境。 第二，办公自动化的理念有了新的定义，由原先作为行政办公信息化服务的概念，逐步扩大延伸到机关企业的各项业务管理环节，成为了机关企业运营信息化和数字化的一个重要组成环节。 第三，其外延部分得到了迅速的扩展，其中知识管理理念的渗透表现得尤为突出，不仅要求现有的软件功能和表现能符合传统的 MIS 系统的要求，还要求具有更多的表现内涵。 市场经济已经进入以知识为基础的知识经济时代。 以数据、资料、信息、经验、创造 力等为表现形式的 “ 知识 ” 以及富有知识的 “ 知识劳动者 ” ，成为新的竞争要素。 如何对知识进行有效的管理和利用，直接影响到企业的根本竞争力与长期发展潜力。 传统的办公自动化软件的核心业务是基于收发文等业务管理，辅以周边信息管理为基础建立的，然而 这种 运作模式并不能适应现代企 事业单位 中对快速增长的大量业务及技术信息文档管理。 广大 的 机关企业对办公自动化的要求日益提高，迫切需要一个能充分利用网络优势，并可以管理企业运作知识的软件平台，利用该平台快速建立自己的信息网络和网络办公系统。 知识管理 介绍 90 年代中期以来，一种新的 管理形式 知识管理开始出现并引起了人们的重视。 几年来，西方管理学界人士关于知识管理的研究文献与日俱增，一些国际大公司如：微软公司、本田美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 9 / 36 公司、道氏化学公司等纷纷开展知识管理实践，并取得了一定的成效。 目前，知识管理已经成为各部门行业的管理者、管理界学者、信息专家所讨论与研究的热门课题。 什么是知识管理 对于一个机构而言，知识（ Knowledge）是从相关信息（ Information）中过滤、提炼及加工而得到的有用、有价值资料。 机构所拥有的知识大致可以分为两部分，即显性知识（ explicit knowledge）和隐性知识（ tacit knowledge）。 显性知识 ： 指内容清晰明确，易于通过图文表述，便于整理、储存、编码以及传播的知识资源；如经过滤及总结所获得的资讯情报、方法技能、原则原理、规律规则等。 隐性知识 ： 指在个人头脑或机构文化中隐含的，内容较为个人化、主观化和经验化，难以用书面形式表述的知识资源；如经验、构思、洞察力、判断力、机构文化下的行为模式等。 部分隐性知识可以通过有效的归纳、整理和编码后转化为显性知识。 作为一个新生事物，知识管理虽已经被学术界所接受，但目前尚未形成一个能为人们普遍认可的定义。 定义 1：知识管理是一种有目的的管理进程，它通过对信息管理和学习组织的合理实施，加强组织内部知识的运用；服务于组织的整体利益。 定义 2：知识管理是一门将机构知识资源视为可管理的资产的管理科学，是由机构资产／资源的无形化和知识化所直接引致，并由机构经营及管理方法的复杂化和知识化所推动，进而对机构信息和知识资源进行系统化管理的科学。 总之，知识管理的基础在于开发组织信息和利用人的知识，然后通过合理的管理流程为组织利益提供服务。 简单说呢，知识管理就是为企业实现显性知识和隐性知识共享寻找新的途径。 知识管理的目标 知 识管理的任务是对企业的显性知识隐性知识进行处理，并把这些知识用一种适合于用户及商业环境的方式表示出来，提供给企业员工分享、吸收、利用。 知识管理的目标是运用集体的智慧，提高企业员工的应变与创新能力，从而是企业具有更强的竞争力。 知识管理的两个直接目标是知识共享与知识创新。 个人的价值并不在于他掌握了别人不懂的技术，而在于他能在多大程度上与别人共享并革新这一技术。 只有在知识充分共享的基础上，才能促使显性知识与隐性知识之间以及二者内部的转化与创新，从而形成一个良性发展的知识链，并最终将企业再造成一个具有竞争力的知识 型组织。 美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 10 / 36 知识管理的内容 企业知识管理大致包括以下 6 个内容： 知识管理的基础措施 ： 是知识管理的支持部分，如数据库、知识库、多库协调系统、网络等基本技术手段以及人与人之间的各种联系渠道等； 企业业务流程的重组 ： 其目的是使企业的知识资源更加合理地在知识链上形成畅通无阻的知识流，让每一个员工在获取与业务有关知识的同时，都能为企业贡献自己的知识、经验和专长； 知识管理的方法 ： 内容管理、文件管理、记录管理、通信管理等； 知识的获取和检索 ： 包括各种各样的软件应用工具，例如智能客体检索、多策略获取、多模式获取和检索、多方 法多层次获取和检索、网络搜索工具等； 知识的传递 ： 如建立知识分布图、电子文档、光盘、 DVD 及网上传输、打印等； 知识的共享和评测 ： 如建立一种良好的企业文化，激励员工参与知识共享、设立知识总管 CKO、促进知识的转换、建立知识产生效益的评测条例等。 如何进行知识管理是我们首先要解决的理论和实际问题。 为什么需要知识管理 随着知识经济时代的来临，企业将主要通过知识而不是金融资本或自然资源来获取竞争优势。 企业的知识将成为和人力、资金等并列的资源，并且成为企业最重要的资源。 但这并不意味着我们可以毫不费力的掌握知识，相反 ，掌握知识需要付出主观的努力，也就是学习。 企业现代化管理的目标是实现 “ 知识管理 ” ，这有别于传统的 “ 操作型管理 ”。 以往企业在进行信息化建设时，主要是进行信息的搜集。 每天，企业的员工通过文件、数据库、 Email、新闻等获得大量的数据，但却没有有效的工具将这些数据转化为知识并传递需要的领导或员工，结果造成企业虽然拥有大量的信息，但当决策需要查找某些数据时，却如大海捞针一般无从下手。 “ 知识管理 ” 可以帮助组织发现存储在企业内部的所有信息，甚至是在分级数据存储系统中，并且可以将这些信息传递给需要它们的人，进一 步提高生产率。 知识管理的任务是对企业的显性知识和隐性知识进行处理，并把这些知识以适当的方式方式表示出来，提供给企业员工分享、吸收、利用。 从而达到知识管理的目标，即运用集体的智慧，提高企业员工的应变与创新能力，从而是企业具有更强的竞争力。 知识管理的运作 知识管理涉及四个运作过程 ， 它们是知识集约过程、知识应用过程、知识交流过程和知美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 11 / 36 识创新过程。 这四个过程不是相互独立的，而是相互关联的。 知识创新是知识管理的目的。 实现这一目的的关键在于隐形知识显性化和显性知识内部化。 而知识集约促进隐形知识显性化，知识运用和 知识交流促进显性知识内部化。 因此，知识集约、知识运用和知识交流是实现知识创新所不可缺少的重要步骤。 知识集约过程 ： 指对现有的知识进行收集、整理、分类和管理的过程。 它通常包含了隐形知识显性化和显性知识综合化这两个模式的知识转化。 同时，为了使知识集约更有效地服务于知识运用和知识交流，知识配置可视化是不可缺少的重要步骤。 在网络社会，企业一般将知识地图存放在企业内部网络上，任何员工都可以随时阅览和检索。 知识应用过程 ： 指利用集约而成的显性知识去解决问题的过程，也是显性知识内化为员工个人的隐性知识，导致员工隐形知识储 备的扩展的过程。 也就是上面提到的学习的过程。 知识交流过程 ： 指通过交流来扩展整体知识储备的过程。 它有很多方式，例如人与面面对面的直接交流，通过网络进行的交流（例如电子邮件、电视会议等），利用知识库（主要是各种书籍）进行学习等。 知识创新过程 ： 指企业整体的知识储备扩大并由此产生出新概念、新思想、新体系的过程。 知识创新过程是前述三个过程相互作用的结果。 当知识集约和知识应用成为日常业务的一环、组织学习也成为企业文化之时，企业就具备了知识创新的条件。 知识管理之未来 知识经济浪潮正已前所未有的速度改变着几乎每一个产 业。 知识作为一种生产因素已经广泛渗入到各个传统行业；以新技术、新知识为依托的知识型企业正在不断产生与发展。 知识管理是建立知识型企业的重要手段。 它区别于以往线性的管理方式，以跳跃式不确定的 “ 量子化 ” 模式来管理企业。 在新的环境里，企业将把重点放在核心能力上，并与其他专门知识的供应者进行合作。 竞争者之间的合作将成为常事；跨学科、跨地域的协作小组也将变的更加普遍，逐级汇报的等级制度也将被淘汰。 作为知识管理的一个直接后果 合作性竞争将日益发展起来。 总之，知识管理作为一种新型的管理模式与方法，是适应知识经济时代 管理实践发展的必然结果。 在各行业知识化日益明显的今天，知识管理将很快成为一个热门的前沿课题。 其前景无疑是美好的。 2 标准化所 OA系统设计 目标 依据成都市标准化所的业务及办公的特点， 我们可以把标准化所的信息网划分为两大类美康软件 成都市标准化所 OA 系统方案 12 / 36 应用，一类是传统的事务处理系统应用；第二类是网络化工作流应用，这两类应用可紧密集成。 我们认为成都市标准化所构建的信息网需采用标准的开放协议，以实现信息集成和信息服务，是对传统的办公自动化应用概念的拓广和延伸。 采用基于电子邮件、关系型数据库和开放的 J2EE 平台的 OA 系统，可以帮助 标准化所 实现对信 息的采集和存储，对各种信息的处理和传递，以及整理加工后的信息的发布和共享，其地域范围可以涵盖组织内部的各个环节以至组织外，其信息内容将包括组织内部的各种信息资源。 结合 OA 系统和信息化的发展趋势，成都市标准化所 OA 系统的 总体 目的是能够将所 中的各类人员和各种业务系统有机地联系在一起，同时进一步拓展共享资源的人员，包括外部企业及社会公众 ，从而形成 一个集成的办公 平台 ，让所有工作人员能够利用 平台 实现协同工作和知识管理。 具体 主要 包括以下几个方面： 通信平台 利用网络更方便的传递信息，摆脱时间空间限制 ， 建立 标准化所 范围内的 电子邮件系统 和即时通讯系统 ，使 所 内部通信与信息交流快捷流畅，并且 可 与 Inter 邮件互通。 建立信息发布和交互平台 为 标准化所 的信息发布、交流提供一个有效的场所，使 标准化所 的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使 标准化所 员工能及时感知 所的 发展动态。 实现工作流转自动化 以工作流方式实现收发文件管理和各种日常业务自动流转； 将 所 传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的 “ 扁平式管理 ” 模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高 标准化所 团队化协作能力，最大限度 地释放人的创造力。 建立 公文流转平台 改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。 实现 个人辅助办公平台 日常办公平台 ： 改变传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域， 实现一些日常办公事务的自动化管理，减轻办公人员工作压力 ， 提供个人工作助手，提高个人工作效率。 建立知识管理平台 分类收集信息，整理信息； 系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的美康软件。