总经理工作部制度汇编

总经理工作部制度汇编内容摘要：

属部门的公文；要求办理和需要有关部门周知或共同执行的事项；任免和聘用（解聘）管理人员。 （五）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 总经部标准化管理体系文件 28 （六）报告 适用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级部门的询问。 （七）请示 适用于向上级部门请求指示、批准。 “请示”应当在附注处注明联系人姓名、联系方式。 （ 八）批复 适用于答复所属部门 或相关单位请示事项。 （九）函 适用于不相隶属部门之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。 （十）会议纪要 适用于记载和传达会议情况及议定事项。 （十一）意见 适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见，对重要问题提出见解和处理办法；答复对方征求对某项工作的意见。 第五条 文件格式一般包括：发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文时间、印章、紧急程度、抄送（抄报）单位、机密等级等。 （一）发文部门应写全称或规范化简称；联合行文，主办部门应当排列在前。 （二）有保密要求 的公文，应根据保密程度，用 3号黑体字总经部标准化管理体系文件 29 在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。 按照定密级别，我公司有保密要求的公文密级为“内部事项”，在公文印制时一般可省略。 （三）紧急公文，应根据紧急程度，用 3号黑体字在公文首页右上角分别注明“特急”、“急”、“平急”。 （四）发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办部门发文字号。 发文字号用 3 号仿宋体。 公文的发文字号一般标注在发文部门之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。 （五）上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人； 如有会签部门，应注明会签人姓名。 签发人用 3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3号楷体字标识签发人姓名。 （六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符号。 公文标题用 2号小标宋体字。 转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其他文种可保留一级。 如“转发批复的通知”；转发的文种是“通知”时，为“转发的通知”。 转发文件不得只引用被转发文件的文号作为标题。 （七）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。 总经部标准化管理体系文件 30 （八）公文除会议纪要（以会 议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。 联合发文，联合部门都应当加盖印章，盖章顺序应与文头部门排列顺序相同。 （九）成文日期，以领导签发的日期为准；联合发文，以最后签发单位领导的签发日期为准。 会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。 （十）文件应当标注主题词。 主题词及其标引规则参照《国务院公文主题词表》执行。 上报的文件，应按要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词，一般不超过五个词汇。 主题词用 3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词号用 3号小标宋体字；词目之 间空 1 字。 第六条 公文用纸应按国际标准为 A4型，左侧装订；文字从左至右横写横排；正文用 3 号仿宋字；一般每页排 22 行，每行排 28 字（标点占一个汉字宽度）。 用 WORD 文字处理软件进行文件编辑，页面设置应使用单倍行间距和标准字间距。 第七条 公司发文字号由公司文件代号、年号（用六角括号方括号括起来）、顺序号组成。 公司主要文件代号 如 下： 甘开拓矿字 〔〕号（行政类及没有归类的发文） 第三章 行文规则 第八条 行文关系，应根据工作关系和业务往来确定。 （一）公司在职权范围内，可以对所属部门行文；可以同有关业务主管部门及有关部门互相行文；可以根据业务需要同合作总经部标准化管理体系文件 31 伙伴互相行文。 （二）上报上级党委的文件，应用公司党委的名义；上报上级部门的文件，应用公司的名义。 （三）公司各部室不得以部门名义直接向上级部门、不相隶属部门行文。 （四）向上级机关的请示、报告，不得同时抄送公司所属部门。 向公司部门布置工作，内容重要的可抄送上级机关。 （五）发文应力求精简，注重实效。 凡能通过电话联系、现场办公、当面协商等方式解决的问题，一般不要发文。 （六）总经理办公会议、党委会议、司务会议及专题会议议定事项，以“会议纪要”、“专题会 议纪要”形式下发。 “会议纪要”、“专题会议纪要”其性质为公司公文，议定事项各部门、各控股（子 ）公司必须遵照执行。 第九条 一般不得越级行文。 因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的部门。 第十条 公司内部之间未经协商一致，不得行文。 第十一条 同级部门、合作伙伴可以联合行文。 公司与所属部门不得联合行文。 第十二条 请示的公文应一文一事；一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级部门；对业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关部门。 总经部标准化管理体系文件 32 第十三条 报告中不 得夹带请示事项。 除领导直接交办的事项外，请示不得直接送交领导者个人。 第十四条 公司规章制度类公文，必须严格履行起草和送审程序。 第四章 公文处理 第十五条 公文处理要求 （一）公司文件由总经理工作部统一归口管理。 （二）做好公文处理工作，努力提高公文质量，是各级领导和工作人员的职责。 （三）公文处理必须做到准确、及时、安全。 （四）公文处理必须严格执行保密制度，传递带有密级的公文时，必须采取相应的保密措施，确保公文安全。 第十六条 收文处理 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、查 办、清退、归档、销毁等程序。 （一）收文登记 公司收到的文件，凡需办理的，由公司总经理工作部文书登记编号。 各部门收到主送本公司的文件，应立即送公司总经理工作部登记处理。 代表公司外出参加会议、考察、访问带回的文件、资料，均应交公司总经理工作部统一登记、编号，任何人不得自行处理。 总经部标准化管理体系文件 33 署名公司领导个人“亲启”的文件或信函，由总经理工作部送领导本人亲拆。 未经允许，任何人不得擅自拆封。 （二）分办 登记后的收文，由文书在文件前附上收文处理单，提交公司总经理工作部主任签批拟办意见后，提请公司领导阅 批；然后按领导批示提交相关部门阅办，并做好分办和传阅登记。 公司办公自动化系统（以下简称 OA系统）建成使用后，凡需办理的公司收文，一般通过 OA 系统提交公司总经理工作部主任签批后，提请公司领导阅批；然后按领导批示提交相关部门阅办。 涉及几个部门共同办理的文件，应确定主办部门和协办部门，由主办部门与协办部门协商办理。 对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的文件，应迅速退交文书并说明理由。 各部门收到重要的或领导批示的文件，须经部门领导阅批，再交由承办人办理或传阅。 凡涉及其他部门的问题，主 办部门应当主动与其协商办理。 凡属公司领导和各部门传阅的文件，由公司总经理工作部文书或秘书组织传阅，有关部门均不得积压，也不得横传。 群众来信和发至公司的电报、传真件由总经理工作部统一登记后，分送有关领导或部门办理。 应作收文处理的须及时办理。 总经部标准化管理体系文件 34 （二）督办 需部门承办的文件，承办部门要及时处理，做到件件有着落，事事有结果。 对重要文件要进行督办，由总经理工作部主任或文书负责督办。 各部门领导在文件办理完毕或传阅后要及时清退，交回总经理工作部文书。 第十七条 发文处理 发文一般包括拟稿、核稿 、审核、会签（核签）、签发、复核、印制、校对、用印、登记、分发、归档、销毁等程序。 （一）拟稿 涉及公司专业工作的文件由职能部门拟稿，行政类文件和党群工作文件按照职责分别由总经理工作部和党委工作部拟稿。 公文拟稿的要求 （ 1）符合国家法律、法规和方针、政策，符合上级有关要求和实际情况，符合公司有关规定。 （ 2）情况确定，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。 （ 3）人名、地名、数字、引文准确。 日期应标明具体的年月日。 引用公文应先引标题，后引发文字号（加括号）。 使用简称时，一般先用全称 ，并注明简称。 使用英文字母缩写时，应先总经部标准化管理体系文件 35 用中文，并注明英文缩写。 （ 4）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“ ”，第四层为“（ 1）”，第五层为①，更多层次可用字母表示。 只有两个层次可分别用“一、”、“ ”标识。 （ 5）必须使用国家法定计量单位。 （ 6）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿位伯数码。 填写“发文稿纸”时，拟稿人应按发文稿纸上的栏目要求逐项填写清楚，将经过修改确定的文稿及附件稿一并附后，提交核稿、会签和签 发。 （ OA系统建成使用后，各种发文应通过 OA系统进行。 ） （二）核稿和审核 各级领导要对文电进行全面审核，严格把关。 发文在送领导会签（核签）和签发之前，必须由承办部门负责人对文件进行核稿并签名，再提交公司总经理工作部秘书审核和规范。 对不符合要求的文件应及时退回拟稿人修改或重办。 文稿审核的重点： 行文的必要性；公文内容、文字表达、文种使用、公文格式等是否符合有关规定，行文关系是否准确，主送部门是否明确，称谓是否规范；有关部门、单位是否已经协商、同意；文中的要求和措施是否具体可行。 确定公文密级及紧急 程度；根据发文性质和文种确定会签总经部标准化管理体系文件 36 （核签）领导，确定签发人。 总经理工作部审核文稿时，如有重要修改，要主动与主办部门协商。 （三）会签（核签） 凡涉及其他部门职责的文稿，承办人必须提交有关部门会签，然后提交主管领导核签。 文稿会签中如经协商不能取得一致意见时，须如实注明不同意见，由主管领导核签时审定。 无需会签的文件，在部门核稿、总经理工作部审核后直接提交主管领导核签（会签）。 会签人会签后要签注姓名和日期。 （四）签发 公司发的文件和总经理办公会议纪要、司务会议纪要，由总经理签发。 公司党委的文件和党委会议纪要，由党委书记签发。 公司纪委文件和纪委会议纪要，由纪委书记签发。 公司工会文件和工会会议纪要，由工会主席签发。 专题会议纪要由会议主持人或主管领导签发。 （五）复核 公文签发后，总经理工作部主任必须进行复核。 复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全、格式是否统一、语句是否顺畅、主题词是否符合要求等。 总经部标准化管理体系文件 37 如经复核需对文稿正文或附件进行修改，与拟稿人及主办部门负责人协商后，总经理工作部主任可直接修改文稿，并注明修改意见，重新提交签发。 公文一经 签发，未经总经理工作部主任及签发领导同意，一律不得擅自改动。 （六）印制和分发 公文经总经理工作部主任复核通过后，提交文书编号，由事务秘书印制样本，经拟稿人校对无误后按要求份数正式印制装订。 印制好的公文由总经理工作部文书统一登记、用印、分发，需职能部门送达的重要文件由主办部门负责。 印制公文时，根据行文关系允许调整有关设置，但不得修改公文正文、附件及标识域内容。 公司领导的讲话需要印发时，须通过总经理工作部审核并请示有关领导同意后，方可在内部印发。 第十八条 电话记录处理 电话接到的会议通 知或需要答复、办理以及需备查的重要事项，应用公司统一格式的电话记录单做好记录，并按照收文程序办理。 第十九条 翻印 上级部门标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经行政副总经理批准，可以翻印，翻印件视同正式文件管理。 翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。 总经部标准化管理体系文件 38 第五章 公文的清退、归档与销毁 第二十条 已办理的文件，应由承办人或部门负责人在《公文处理单》的“承办情况”一栏写明具体办理情况，及时将文件退交总经理工作部。 第二十一条 对于公司发的文件，各部门办后应妥善保存。 第二十二条 文件的清退统一 由总经理工作部负责，由文书根据《文件处理登记薄》清理，并按公司《档案管理制度》的规定归档。 第二十三条 任何个人不得保管属归档范围的公文。 第二十四条 无归档价值和不属于归档范围的公文，经过鉴定和主管领导批准，应定期销毁，严禁擅自处理。 销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失，不漏销。 第六章 附 则 第二十五条 本 制度 由总经理工作部制订，公司批准，总经理工作部负责解释。 第二十六条 本 制度 自发布之日 起 试行。 总经部标准化管理体系文件 39 相关流程和表单： 收文流程。