广东珠江投资有限公司管理制度第十一章t部门管理制度

广东珠江投资有限公司管理制度第十一章t部门管理制度内容摘要：

关制度的标准形式、内容。 编写制度：各部门、二级公司、项目公司按照样本标准编写相关管理制度。 修订审核：制度编写小组对各部门单位制定的制度进行修订、调整。 征求修改意见：修改稿送有关部门征求修改意见。 定稿实施。 (四 )任职条件 本科学历，企业管理专业，能熟练运用 WORD、 EXCEL 应用软件。 233 文秘组 文秘主管 （ 一 ） 岗位职责 考核工作：负责对打字员、资料员、档案管理员、秘书 服务守则执行情况 的 监督考评。 对文秘组的工作效率 、工作质量负责。 文书工作：起草公司有关公文，审核修改各部门的拟办文稿。 会务工作：做好会议布置、筹备等工作， 负责会议议程的具体方案安排， 组织实施公司办公会议精神。 负责例会记录或公司领导安排的其他会议记录，整理会议任务并跟踪落实。 健全文件传送、阅办、打印及管理工作，做好印章使用的检查及文件资料的保密工作。 处理各部门、单位上报公司领导的请示，以及外单位要求公司领导处理的函件，先做审核并提拟办意见交主任审定后将其及时交资料员送给相应的部门及管线老总。 指导处理督办日常工作，跟踪年度计划、 例会工作部署、任务书、责任书完成情况，并及时提供有关资料。 （二）工作要求 发出的公文符合《国家行政机关公文处理办法》的要求，确保发出公文的文种、格式、文字、发送范围不出现差错。 差错一处扣罚２分。 总公司例会及有关业务会议纪要，会后一天内交出文稿给领导审签，审签后一天内发至各部门单位。 迟一天扣罚 5 分，迟二天扣罚 10分。 下达任务书，在接到有关通知后半天内把任务下达到承办部门(单位 )，承办部门对办理该任务有困难（承办部门在办理过程中碰到问题，无法解决应向下达任务人汇报），经协调仍落实不了的，督办在 半天内将情况向有关领导报告。 迟半天扣罚 3 分，迟一天扣罚 5 分。 每次例会前将任务书、上次例会任务的完成情况整理成表，例会前一天交公司公司领导审阅。 迟一次扣罚 5 分。 熟悉公司各项规章制度和政府有关法律法规。 收到政府有关法规，一天内送公司领导阅示，需转发的文件，在领导批示后二天内转发至各部门单位。 无客观原因，迟一天扣罚５分。 文秘人员（含秘书） 要熟练操作照像机、录像机，确保公司重 234 大会议、活动有拍照、录像。 指定要录像、拍照的活动，若不落实，当事人每次各扣罚１０分。 要熟悉电脑操作，处理文字 每分钟在５０个字以上。 考核达不到要求，每次扣罚５分。 负责登记考核其下属人员服务守则执行情况，若未能如实登记考核，即和违反本规定的当事人同等扣罚。 （三）工作程序 对外发文程序 经办人拟稿 该部门经理审签 文秘主管审核 打字员登记、加发文号、打印 拟稿人校对 公司主管领导签发（报政府部门） 打字室缮印 文秘主管复核 办公室主任审核 办公室盖章 1发文、原稿及成文件档案室存档（发文原件盖上公章并 一式存二份） 对内发文程序 经办人拟稿 该部门经理审签 办公室主任审核 公司领导签发 打字员登记、加发文号、打印 拟稿人校对 打字室缮印 文秘主管复核 235 办公室盖章 发文、原稿及成文件档案室存档（发文原件盖上公章并一式存二份） 1各部门、单位资料员签收。 收文程序 外单位来的邮件、信件 大堂接待员办理登记 文秘主管拆封、文件类附“文件传阅单”送办公室主任 办公室主任提 拟办意见 文秘主管按拟办意见发送复印件，由资料员发送并办理签收 秘书办理签收交公司领导批阅 原件档案室登记存档 文秘主管、秘书及各部门资料员要建立办文跟踪记录，随时跟踪办理情况，最后文件归档 各部门、二级公司、项目公司、合作公司上报文件 文秘主管签收、分类 办公室主任提拟办意见 文秘主管按拟办意见发送复印件 秘书办理签收交公司领导批阅 原件档案室登记存档。 文秘主管、秘书及各部门资料员要建立办文跟踪记录，随时跟 踪办理情况，最后文件归档 例会事项监督程序 例会后两天内发出例会纪要 对例会任务逐条、逐项落实到部门，进行跟踪 下次例会前一天，要综合出上次例会任务完成情况，并分析原因。 部门工作事项监督 236 各部门向总经理办公室报送当月工作情况表、下月工作计划表 报送领导批示 跟踪落实 跟踪结果存档并报公司领导 部门年终考评程序 例会事项、部门工作计划存档资料 提出年度部门职责履行报告 上报公司领导作为部门业绩评审参考依据 （四）任职条件 大学本 科、经济管理或中文类专业，文字水平较高，办事认真负责。 秘书 （一）岗位职责 协助老总处理日常事务性工作。 老总召开会议，在会前准备好会议所需文件、资料，并整理出有关会议纪要和决议。 能准确无误地通知公司不同类型会议的参会对象。 做好行政和业务资料收集工作，凡报纸报导总公司、二级公司、合作公司（项目公司）情况的，由秘书提供给老总，并将原件提交档案室存档（含剪辑有关报刊资料）。 及时准确地做好上传下达工作，对送老总审批的文件，做好登记后送老总阅示，并跟踪落实老总的批示。 严格执行保密 制度，不泄密，不假传指令。 负责公司领导客人的接送工作，做到公司领导客人来访时，到大堂迎接；客人离开时，送至大堂楼梯口。 协助跟踪督办管线老总所下达的任务书及会议布置的工作。 老总外出时对需处理的事情应及时联系有关领导提出处理意见，以保证工作的正常运作。 237 （二）工作要求 严格遵守考勤纪律，做到先于老总到达办公室，迟于老总 离开办公室。 违反每次扣罚 5 分。 协助老总处理日常的事务性工作，做到不延误每一件工作，错漏一次（件）扣罚 10 分。 老总召集的会议，在会前准备好会议所需文件、 资料，并于会议结束后一天整理出有关会议纪要和决议，送召集会议老总审签。 迟一天扣罚 5 分。 做好行政和业务有关的文件资料的收集（含剪辑有关报刊资料）、登记、分类、立卷、编目，并汇总成册，每月报给老总。 漏一次，扣罚 5 分。 及时准确地做好上传下达工作，对送老总审批的文件，先做好登记，对老总批示的文件进行跟踪落实。 漏登记一件扣罚 10分。 严格执行保密制度。 发现泄密一次扣罚当月奖金，后果严重者，追究责任并辞退。 将当天需处理的文件按紧缓程度分类送老总阅示。 分类不清者，每件扣罚 5 分。 当公司领导客人来 访时，应到大堂迎接到办公室，离开时应送至大堂楼梯口。 没有做到，每次扣罚 3 分。 当公司领导的客人来访时，应分 15 分钟加茶水一次，没有做到，每次扣罚 10 分。 要清楚公司不同类型会议的参会对象，通知开会要达到百分之百准确，若错 1 人，扣罚 2 分。 1老总外出时，对需处理的事情应及时联系有关领导出处理意见，以保证工作的正常运作。 耽误一件，扣罚 10 分。 1要熟悉电脑操作，处理文字 每分钟在 50 个字以上，达不到要求者，每次扣罚 5 分。 （三）任职条件 大学本科、经济管理或中文类专业，文字处理水平较高，办事认真负责。 238 打字员 （一）岗位职责 负责打印以公司或各部门、二级公司名义上报下发的请示、报告、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、可行性研究报告、经济合同、人事任免决定等文件。 负责将各类文件材料按规定内容和要求统一登记、编号，并根据文件材料的轻重缓急次序进行打印。 负责每日将对外或对内所发的文件交档案室归档保存。 爱护电脑、复印机等设备，按规定做 好维护保养工作。 具有高度的责任感 ，对打字工作认真负责 ，严格执行公司有关管理制度。 （二）工作要求 任何文件的打印均须由文秘主管传递。 需要打印的文件必须附上“拟文稿纸”，经拟稿人部门经理审签、文秘主管审核后方可打印、加发文件号。 若是报政府的文件须经公司总经理签发，文秘主管复核后方可缮印、加发文件号发文；若是对内的发文须经办公室主任复核，公司领导签发，文秘主管校核方可打印、加发文件号发文。 违反上述要求，每项扣 10 分，造成严重影响，扣当奖金。 打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，是否 符合文件归档要求等，未经办公室主管负责人审核修改和有关领导审核同意的文件，一律不予打印。 违者，每次扣 10分，造成严重影响，扣当月奖金。 文稿审批手续完备后，按先后急缓次序进行打印，每分钟打字在 70 个字以上。 一般性请示、报告、函件在 15 分钟内打印完毕；一般性合同、协议在 30 分钟内打印完毕。 若在规定的时限内完不成任务，而无充分的理由或特殊原因，则可视作失职。 打印出来的文件第一校的差错率不超过 2％，若超出此标准，每超百分之一扣 2 分。 经校对修改后打印出来的正式文件应百分之百准确（属校对人错误的除外）。 若出 错一处扣 5 分。 严守公司机密，不得外泄任何需保密的打字内容，打重要文件资料应闭门谢绝外人进入，不得随意让闲杂人员在旁观看。 文件更改时，应收回作废的旧文件，并把更改后的新文件归档替换旧的文件。 若需进行大幅度的修改，且原文件已发送出去，则文件须经 239 原审批人审核、批准后，重新编排发文号打印发文。 未能做到，扣 10 分。 存入电脑的文件由打字员进行登记，建立科学合理的打印文件登记簿，以便查阅提取资料。 未能做到，缺一份文件扣 10 分。 为防止文件的丢失，所有存入电脑的文件均应有备份，以软盘贮存的备份文件应进 行标识，重要保密文件要加密保存。 未能做到，出错一次，扣 10 分，造成严重损失，扣当月奖金。 文件打印发文后，应将拟文稿纸、原稿及成文二份交档案室存档；每周一次与档案室核对发文份数，没有存档的应跟踪存档；已发文但总办电脑没有拷贝的，应补存。 未能做到，每缺一份文件，扣 10 分。 因事离岗时，应将磁盘及登记薄交文秘主管，以便查阅提取资料。 未能做到，扣 10 分。 （三）工作程序 根据发文程序，凭会签手续齐全的文稿打印 交回文秘主管，由文秘主管落实校对，再由文秘主管交打字室 打字室缮印 打印稿交档案室存档（正式文式存档一式二份） 计算机文件存档备份 （四）任职条件 中专毕业以上，工作认真负责，打字速度每分钟 70字以上。 档案管理 （一）岗位职责 实行档案资料的标准化管理，保守公司机密，保证各项业务的顺利进行。 处理日常档案管理工作，包括归档文件的登记、编目、归档、保管和借阅。 竣工项目的档案收集、整理、立卷和归档工作。 每天下班前向印章管理员领取合同归档，并将需贴印花税的合同原件送财务部，再将复印件交财务部、法律室和相关部门签收（融资、借贷合同由财务部融资组复印存档）。