大型活动会议策划方案

大型活动会议策划方案内容摘要：

10:00 学会就重点讨论， 个代表发言 会议室 10:10—11:30 全体与会人员 到大礼堂合影留念 大礼堂 12 月 12 日 下午 分组讨论 2:00— 4:30 代表分组讨论 会议室 杨某某 12 日晚上 联欢 4:30— 6:00 大会集中，组长汇报 讨论情况 会议室 于某某 7:30— 9:30 联欢晚会 大礼堂 12 月 13 日 上午 表彰会 8:00— 8:55 对获奖论文做表彰以及颁奖 会议室 杨某某 游某某 9:00— 10:00 副会长对 2020 年 工作作安排 会议室 10： 05— 10：30 县有关负责人介绍采风活动，进行具体分组 会议室 12 月 13 日 下午 采风 2:30— 5:00 全体学会代表到道真县各景点进行采风活动 道真县各景点 各小组 组长 12 月 14 日 采风 8:30— 16:30 采风活动 道真县各景点 各小组 组长 12 月 15 日 闭幕 19:00—20:00 副会长做总结 并宣布大会闭幕 大礼堂 王某某 返程 各地代表自行安排返程 六 、 大概 作息时间 早 餐 7:30 上午会议 或采风 8:00— 11:30 午 餐 12:00 下午会议 或采风 14:00— 17:00 晚 餐 18:00 七 、经费预算 经费有会议支出的构成 ，包括场地费、会场装饰费、设备费、水果及茶水费、文具费和印刷费以及其他费用，所以每个参会人员需交 150 块，作为会议流动资金。 与会人员员往返道真县的车费 自行负责或由单位报销，会议和采风期间相关 费用由道真县方面负责安排，包括吃、住宿费用以及采风活动费用和会议结束后的资料出版费用。 具体花费如下： 经费预算表 会议名称 贵州省写作学会 2020 年道真县学术年会 会议时间 2020 年 12 月 12 日 — 12 月 15 会议地点 道真县 会议形式 汇报、分组讨论 参会人数 110 具体费用 项目 单 价 （元） 数量 金额 （元） 合计（元） 横幅 250 1 250 250 投影仪 300 1 300 300 矿泉水 1 120 瓶 120 120 水果 / 若干 150 150 早餐 6 3*110 1980 1980 中晚餐 10 6*110 6600 6600 论文奖金 (具体见奖项设置 ) 16 1150 1150 邀请函 5 8 40 40 宣传资料 证书的印制 5 元 /份 110 份 550 550 采风活动中巴车 400 元 /辆 11 辆 4400 4400 其它 1300 2020 合计 17540 会议结束后，后勤组须将经费使用情况报大会组委会对外公布。 八 、 紧急预案 为确保 会议 顺利进行， 会议 是 领导实施决策的 重要 环节。 为确保 会议 顺利进行，特 制定本 预案。 1. 处理意外情况的预案。 会议 召开之前，通知、监督会场负责 人 进行线路检修 ，防止突然停电，信号中断等，部门负责人要负责 检查完好的电视设备、电线光缆等 ， 准备好应急灯、应急音响等。 若是照明灯、投影仪等设备损坏，要组织相关负责人处理，若是 灯光熄灭， 强侧灯光或者熄灭对应位置的主灯光进行补救 ， 及 时检修、更换灯具。 3. 处理安全隐患的 预案。 一是 会场中的安全隐患。 主要指因用电造成的火灾等和引入长而引起的拥堵问题。 火灾时要 及时启动消防、交警、治安、医疗联动机制 ，相关负责人应及时引导与会代表入场。 二是采风活动中的像意外摔跤、晕车和外省嘉宾水土不服，食物卫生问题的预案， 去之前多储备一些晕车药，泻立停、感冒药之类的以备不时之需。 4. 与会领导缺席情况的 预案。 会议 开始前 5 分钟，如有与会领导缺席情况的，会务人员及时与有关人员联系， 确定该领导是否有 特殊情况。 因突然原因不能参加的，及时撤下座签、 会议材料等， 并向有关领导汇报。 5． 处理气候天气异常的 预案。 年会早开时间是寒冬，天气可能会有些冷，所以相关负责人应 提前收集 会议 期间的天气预报， 如有雨雪天气应提前准备好雨具，气温过低时应通知做好防寒工作， 预报有有气候灾害时应建议更改路线或推迟会期 或取消采风活动， 应以确保人身安全。 九、 会议纪律 为确保贵州写作协会 2020 年贵州省写作学会在道真县学术年会（以下简称协会）安全有序地进行，维护本协会正常地圆满地完成此次学术年会活动。 特此，制定会议相关的安全纪律。 与会人员应遵循下列行为准则： 1． 参会代表务必在每节会议召开前 10 分钟入场完毕并按照指定位置就座。 各组工作人员须提前 15 分钟到达会场，负责本团人员签到布置及安排，会议开始前 8 分钟向大会报到点报告人员到场情况。 大会工作人员现场 核查到场情况。 2． 参会人员要自觉遵守会场秩序，会议进行时，不得在会场内抽烟、来回走动、接打电话、交头接耳、打瞌睡等；严禁随意离开会场，特殊原因离开暂时离开会场，须在门口报到处进行登记，返回会场时亦需登记，否则视为早退。 3． 本次会议设立会风通报制度，在会场门口设会风通报栏及时通报。 通报的内容包括会议缺席、迟到、早退、请假以及会议进行期间会场纪律、离场人数等情况。 4． 参会人员不得借开会期间，向道真县负责人员提出无理要求。 5． 严禁在会议期间推销自己的作品。 6． 会议原则上不能请假，如因特殊情况确需请假的，要在会前经代表团负责人批准后，向会务。