企业网络系统集成建设方案

企业网络系统集成建设方案内容摘要：

员很容易养成一种工作习惯，每日查看自己的电子邮件信箱，阅读处理有关信件；而且功能高级完整的电子邮件系统一般都具备新邮件到达提示功能。 因此，办公自动化应用系统可以利用电子邮件系统的特点将每一项需要工作人员处理的信息或通知，制成电子邮件，直接投递到工作人员的电子邮件信箱。 工作人员通过电子邮件信箱的声 光提示信息（甚至可以通过电子邮件系统和无线寻呼系统的连接，用户通过 BP 机的寻呼信号获得电子邮件的到达通知和摘要信息），可以及时打开自己的电子邮件信箱，阅读有关邮件，并通过该邮件的指示（链接指针、 URL 等）自动打开相关的办公自动化应用系统，进行下一步的工作。 在一个办公自动化系统中，针对不同的业务需求，通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一“门户”，每一个用户通过关注自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作 ，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，看看哪些是需要处理的工作（在这种情况下，如果由于某种人为原因，没有及时查阅某个应用系统，就可能造成工作的延误）。 办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统的用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。 二、办公自动化系统处理的信息内容包括了大量的复合文档型的数据。 复合文档型数据不同于传统数据类型。 所谓的传统的数据类型是指数值型、正文型数据。 办公自动化所处理的信息的一部分符合传统数据类型的特点。 但是，必须指出的是，办公自动化对信息的表达 与处理方式的要求，是不同于传统数据类型的。 办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。 在这样的文档处理系统中，要处理的信息除包括传统数据类型外，更多的是以各种格式化数据（如经过排版的文字）混合存在的形式出现的，如在行文中包含文字、图形、表格，分成各种段落等等，很难将这些数据信息限定长度和格式（如果是那样的话必然是以降低系统的功能为代价）；而且随着办公需求的进一步发展，多媒体信息（对象）也逐渐成为越来越重要的办公数据信息；同时办公自动化系统作为机 关核心应用系统，必然需要和机关工作人员日常使用的桌面应用系统如 Ms Office 以及机关其他业务信息系统（如 MIS 与数据挖掘系统）、 Web 资源等等紧密集成，也就是说办公自动化系统所处理的信息还包含了各种各样的数据对象（如 Word 文件、 123 工作表等等）。 这些区别于传统数据类型的信息，如果用一个概念来统一表示，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。 一言以蔽之，办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。 从信息技术的角度出 发，数据库技术代表了“拉”技术，即信息共享技术。 信息被集中存储管理，当用户需要信息时，主动地将数据库中的信息“拉”到自己的工作站上进行处理。 三、办公自动化应用是典型的工作流自动化应用。 所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。 几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用 —— 公文审批流转处理、会议管理等。 每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入 库）。 工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。 工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关以及与机关的相关单位之间。 工作流自动化有三种实现模式。 即： 基于邮件的。 基于共享数据库的。 基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。 基于邮件的工作流应用，就是通过邮件将数据表单从一个人邮箱传送到另一个人邮箱。 其特点是模式简单。 但是，最大的弊病是无法实行监控，没有一个管理者可以随时掌 握工作流的动态。 其它问题包括：难以实现自动化处理如通过代理催办、集中归档、统计；数据容易出现多份拷贝，难以控制安全性和准确性；大量的邮件传输引发大量的网络流量。 基于共享数据库的工作流应用，可以克服上述基于邮件的工作流缺点。 如信息单一存储，自动处理，安全性更好，容易实现监控。 但是，工作流的驱动成了一个问题，因为缺乏信息通讯机制，无法主动通知有关人员进行下一步的工作。 而基于邮件和共享数据库结合模式（“群件模式”）的工作流应用，结合了上述二者的优点。 通过数据库管理工作流信息，通过电子邮件推动工作流程，即所谓的“跟踪－通知”模型。 基于群件的工作流自动化系统充分利用了邮件和数据库的特点。 通过可开发的应用设计工具可以开发出包含并优于前两者模式的工作流应用。 从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。 四、办公自动化系统应能支持协同工作和移动办公。 传统上的管理信息系统或办公自动化应用将重点放在信息的输入输出、存储和检索。 这无疑是十分正确的，但是传统应用系统在帮助用户“ 产生”和利用信息则支持不够，不能满足办公自动化的全部功能要求。 在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策（即“产生”信息的过程）。 而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”（工作流是其中一种相对有序的协同工作方式）。 随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。 移动办公也 是办公自动化的重要手段。 传统的办公自动化系统限定了最终用户只有在办公室里才能访问和利用信息。 可是，办公人员特别是领导由于其工作性质，需要经常外出，此时他就无法享受到信息技术带来的好处，甚至还可能造成工作的延误。 例如，我们经常会遇到某项重要工作需要领导最终决策的情况，可是由于领导没有上网的手段或者应用系统不支持远程拨号连接，领导无法及时得到所有信息因而造成不必要的耽搁甚至损失。 所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公 自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。 五、办公自动化系统要求完整的安全性控制功能。