人事考勤管理系统用户手册

人事考勤管理系统用户手册内容摘要：

， 录入完资料后点击 “ 保存 ” 按钮后即可。 相关链接 ： 默认休假日设置 人事考勤 管理系统用户手册 人事 系统 人事基本参数设置 点击 “ 人事系统 ” 主菜单下的 “ 人事基本参数 ” 菜单项 ， 即可设置人事基本参数 ， 打开后首先看到的是 “ 籍贯设置 ” 页面 ： 在此可录入籍贯资料 ， 默认系统会将大部分籍贯录入。 如果公司员工有系统不存在的籍贯 ， 可在此录入 ， 只有在此录入的籍贯 ， 在员工资料中才能正确显示。 员工类别设置中可设置员工类别的种类。 此项用户可根据公司的实际需要 ， 自定义几种员工类别 ， 方便以后的员工资料的查找和薪资考勤模块的统计。 如有此公司员工类别会分为“ 员工 ” ， “ 职员 ” 或 “ 员工 ” ， “ 干部 ” 等。 人事考勤 管理系统用户手册 学历设置可规范员工资料中的学历的录入 ， 只有在学历设置中登记的学历 ， 才能在员工资料的学历栏中录入。 起到规范操作录入的作用。 方便进行人力资源分析和图表分析。 人事考勤 管理系统用户手册 民族设置主要规范民族的录入 ， 其作用和学历设置一样。 人事考勤 管理系统用户手册 人事参数对人事系统的基本参数进行设置定义。 人事考勤 管理系统用户手册 各选择和录入项目的含义列表如下 ： 项目 说明 员工试用期天数 每个公司都会有试用期 ， 试用期的天数又不固定 ， 在此可以设定 员工工号的长度 员工工号是员工的主要标识 ， 其它模块中都只有员工工号 ， 通过员工工号来 索引员工的其它资料 ， 所有工号的产生至关重要 ， 其长度也最好固定 试用期日期界限 一般公司都会有试用期 ， 而且以月为单位 ， 但员工进厂时不一定是每月的 1号进厂 ， 所以需要设定一个界限 ， 如果设为 15， 表示在 15号之前进厂的人员按当月 1号进厂计算试用期 ， 15号以后进厂的按下月的 1号计算试用期 按实际天数计算试用期 如果公司的试用期是按日期计算的。 那么可以勾选此项 使用职等职级 如果没有勾选 ， 则表示不使用职等职级对应员工底薪项目 ， 员工底薪中的职等职级也不能录入资料 离职时自动提示厂证厂服退还处理 如果勾选 ， 员工办理 离职手续时 ， 只要有发放工衣系统会自动提示要进行退还处理 离职时自动提示退保处理 如果勾选 ， 员工办理离职手续时 ， 只要该员工有投保系统会提示自动退保处理 逻辑卡号和员工工号相同 逻辑卡号是考勤原始数据中用来代表某个员工的标识符 ， 长度为 6位 ， 考勤机上会显示逻辑卡号 ， 如果工号的长度也是 6位且全部是数字 ， 可以勾选此项让两者一致 人事考勤 管理系统用户手册 允许重复使用工号 对于部分用户要重复利用工号的 ， 可以勾选此项 ， 如果此项没有被勾选 ， 则员工离职档案中离职库的资料将不可见 逻辑卡号和物理卡号一致 此选项主要是针对使用其它公司的考勤机 ， 并 非 某某 公司提供的考勤机 ， 且该类型机器没有使用逻辑卡号。 直接使用物理卡号进行识别 根据部门编号自动生成工号 工生成方法 ， 一般情况下工号全部取数字 ， 自动递增就可以了 ， 如果用户的员工工号是按一级部门编号加序号生成 ， 则可使用此选项 以最小部门架构产生工号 同一个人的部门可能会有三层 ， 如张三 ， 属于行政部下的总务课下的舍监组 ， 则其部门为 “ 行政部 ” ， 组别为 “ 总务课 ” ， 站别为 “ 舍监组 ” ， 如果勾选此项 ， 表示按 “ 舍监组 ” 自动生成员工逻辑卡号 如果勾选此项 ， 表示逻辑卡号由系统按自动累加的方式生成 床位号以数字显示 如果 没有勾选此项 ， 床位号按 “ 一上 ” ， “ 一下 ” ， “ 二下 ” ， “ 二下 ” 的形式显示 ， 如果勾选此项 ， 床位号按数字 1， 2， 3， 4， 5， 6的形式显示 员工档案管理 点击 “ 人事系统 ” 主菜单下的 “ 员工档案管理 ” 菜单项 ， 出现如下的画面 ： 从上图可以看到 ， 员工资料管理界面主要分为几块 ： 部门架构显示区 ， 员工基本资料显人事考勤 管理系统用户手册 示区 ， 其它资料显示区 ， 下面我们分别来介绍每部份的内容。 一 .部门架构 员工档案管理模块的左边会显示部门架构 ， 而且在每个部门的旁边都会显示当前部门的在职人数。 在部门架构中只要双击该部门 ， 则系统会马上调出该部门的人员资料 ， 而且会切换到员工资料的资料列表中。 如果我们要调出某个部门或组别的人员就是非常容易的事了 ， 在左边部门架构上有一选项 “ 子部门 ” ， 如果有勾选 ， 表示在双击某部门时 ， 不但要调出该部门的所有直属员工 ， 而且要调出该部门所有下级子部门的所有员工。 如果双击根节点 （ 公司名称 )， 则公司所有员工都会被查找出来。 注意 ： 如果某部门员工较多 ， 请不要使用此方法查找出该部门的员工 ，可通过 组合查询 查找出该部门的所有员工 ， 否则查找速度会非常慢。 二 .基本资料 基本资料中包含了员工档案管理的最基本的内容 ， 其主要项目说明如下 ： 工号 （ 必填 ) 在 系统中 ， 工号是员工的唯一标识 ， 所以绝对不允许有重复的工号产生 ， 一般情况下也不建议用户更改工号 ， 因为如果使用系统一段时间后 ， 其它模块如刷卡原始数据 ， 日出勤分析表 ， 工资计算中心等都有员工的工号 （ 通过工号标识员工 )， 如果更改的话系统会同步更改其它的模块。 速度较慢。 一般也不建议重复使用工号 ， 因为工号只是一个代号 ， 一种标识 ， 没有必要一定按某种规律排列。 在标准版本中 ， 员工工号的长度限制在 10 位字符以内 （ 一个汉字占两个字符 )， 注意 ， 在规划工号的生成方法和长度时 ， 请一定考虑到工号的使用期限 ，如一个别 5000 人的工厂 ， 绝对不 要使用位数只有 4 位的数字工号 ， 因为用不了几年 ， 工号就会超出长度范围。 工号的长度最好能统一 员工姓名（ 必填 ) 员工的名字 ， 注意在简繁的不同 ， 如果在简体的系统中录入了繁体的姓名 ， 刷卡时卡机可能不能正常显示员工的姓名 ， 同样在繁体中也不能录入简体汉字。 否则也会出现乱码。 注意 ： 姓名的前面和中间同样不允许出现空格 ， 如果一定要出现的话也必须是偶数位的空格数。 因为如果出现奇数位的空格系统会按汉字的格式 （ 一个汉字占两位长度 )来处理 ， 将一个空格和另半个汉字作为一个汉字处理 ， 就会出现乱码 身份证号码（ 选 ) 一般建议用户要录入 此项 ， 因为如果录入了身份证号 ， 系统可自动生成出生日期 ， 籍贯 ， 年龄等资料 ， 可省去录入出生日期 ， 籍贯的麻烦。 且身份证资料管理中也需要身份证号 出生日期 注意 ： 系统会自动跟据出生日期计算年龄 ， 而且年龄会自动更新 ， 所有年龄是不需要录入的 入职日期（ 必填 ) 入职日期非常重要 ， 它会影响到考勤数据的生成 ， 考勤月汇总 ， 工资表等的产生都和它有很大的关系 ， 如考勤日报表产生时会判断入职日期是否在考勤日期人事考勤 管理系统用户手册 之前 ， 产生考勤月报表和薪资月报时也会判断日期是否在当月或当月以前进厂的。 某些时候在考勤和工资报表中找不到某个员工的相关资料时 请查看该员工的入职日期是否正确 试用期满（ 选 ) 系统会自动根据入职日期和人事参数中设置的试用期天数来计算该员工什么时候满试用期 部门编号 /组别编号 /站别编号 /班别编号 一般员工档案中至少要录入一个部门编号 ， 指明该员工是哪个部门的。 但在系统中员工的部门资料有四个级别 ， 分别是部门 ， 组别 ， 班别 ， 站别 ， 可根据实际实际状况使用一级或二级三级四级部门。 建议使用两级部门对员工档案进行区分 ， 员工资料中只包含该员工所属部门的编号 ， 而且只能选择系统中已有的部门。 部门资料的设置在基本资料的部门资料中进行设置。 注意 ： 只有在部门资料中勾选了部门级别的部门才能在员工资料的部门编号列表中可选 ， 其它下级部门的选择在选择了上级部门后系统会自动列出该级别所有的子部门以供选择 职务类别和职务 职务类别主要规定员工属于哪个职务级别 ， 职务规定该员工属于哪个职务 ， 有关职务和职务类别的设置 ， 请参阅基本资料的职务资料 职等职级 如果用户有使用职等职级的话 ， 可在此录入职等职级关于职等职级的设置 ， 请参阅基本资料中的职等职级 员工类别 此项为扩展使用 ， 如用户可将所有员工分为 “ 干部 ” 和 “ 员工 ” 或 “ 职员 ” 和“ 员工 ” ， 以后查找或分类时就非常方便 物理卡号 物理卡号标识该员工拥有的 ID 卡的识别标志。 在发卡时只须将 ID 卡上的 10位的卡号录入物理卡号栏 ， 就表示此 ID 卡已经发给该项员工了。 不同的员工不能录入相同的物理卡号 ， 否则会有一个员工刷卡无效。 物理卡号栏代表员工拥有的 ID 卡 ， 发卡时系统会用到物理卡号。 如果该员工要刷卡必须录入物理卡号 逻辑卡号 逻辑卡号是系统和硬件进行信息识别的标志 ， 每个员工都必须有一个唯一的逻辑卡号。 它和物理卡号的区别是 ： 卡机 （ 硬件 )通过物理卡号识别刷卡的 ID 卡 ，并通过对应的逻辑卡号记录刷卡数据。 所以系统中接收的数据中员工信息的标识是逻辑卡号 ， 系统接收或导入数据时必须将对应的逻辑卡号转换成员工标识的工号。 逻辑卡号不对导致刷卡有效但系统中找不到数据 ， 物理卡号不对导致刷卡无效。 所以逻辑卡号的意义非常重要 ， 建议不要轻易更改逻辑卡号 以上是员工资料中的基本资料项目的说明。 一个基本的人事档案中也就包括以上基本资料列。 除了基本资料外 ， 员工资料中还有其它的相关资料。 在基本资料下的其它资料中就包括了扩展的员工资料。 可根据实际需要选用。 除了其它相关资料外 ， 还可在系统中存入员工证件的复印件以备查阅。 另外员工资料中还有家庭成员 ， 教育经历 ， 工作经历可记录员工的相关履 历。 如果以上的资料中都找不到客户想要的资料列 ， 还可以在自定义资料中定义 5个自定义字段进行扩展。 用户可自定义资料的名称 ， 并可录入具体内容。 三 .综合资料查询 人事考勤 管理系统用户手册 为了方便用户查询员工的人事异动 ， 奖惩 ， 考核 ， 培训 ， 请假 ， 调薪等相关资料 ， 系统在员工资料中设置了综合资料一栏 ， 以供用户查看。 在基本资料下方的综合资料栏中看到 ， 列表框中提供了 “ 卡号更改记录 ” ， “ 身份证有效期 ” ， “ 人事异动 ” 等资料。 分别列表如下 卡号更改记录 显示逻辑卡号的更改记录 ， 因逻辑卡号更改会影响到考勤数据的接收准确性 ，所以逻辑卡号的更改系统会作记 录 ， 如发现某员工有刷卡但收不到数据 ， 请查看此栏是否有更改逻辑卡号 身份证有效期 此栏可查看到系统中员工身份证资料。 如发证机关 ， 办证日期 ， 有效期等资料 人事异动 该员工所有的升职转正 ， 调动的记录。 有关人事异动的相关操作 ， 请参阅 人事异动 模块 奖罚资料 员工的奖励和处罚记录 ， 有关奖惩记录的相关操作 ， 请参阅 奖惩记录 模块 保险资料 员工的投保的险种和时间 ， 具体操作请参阅 保险管理 模块 借物记录 员工借用物品的清单查看。 具体操作请参阅 借物管理 模块 工衣领用记录 工衣厂证的领用记录 ， 具体操作请参阅 厂证厂服 模块 考核记录 员工的所有考核记录 ， 具体操作请参阅 员工考核系统 模块 培训记录 员工培训记录 ， 包括培训时间 ， 培训费用 ， 培训内容 ， 具体操作请参阅 培训人事考勤 管理系统用户手册 记录 模块 水电费管理 员工每月的水电费明细 ， 关于水电费的计算和操作方法 ， 请参阅 水电费管理模块 工伤记录 员工的所有工伤记录资料 ， 具体操作请查阅 工伤管理 模块 请假记录 员工的所有请假和出差明细 ， 具体操作请参阅 请假出差管理 模块 当月考勤记录 员工每月的考勤月汇总记录 ， 具体操作请参阅 月考勤数据管理 模块 调薪记录 员工调薪的所有记录 ， 具体操作请参阅 员工调薪管理 模块 薪资发放记录 员工所有月份的薪资记录 ， 具体操作请参阅 薪资计算中心 模块 注意 ：。